Personen aus Workday synchronisieren
Lassen Sie Ihren Workday-Admin einen benutzerdefinierten Bericht als Webservice veröffentlichen, verbinden Sie ihn mit einem Integration System User, und Polzy hält Ihre Mitglieder damit aktuell.
Auf dieser Seite
Polzy liest Workday über einen einzigen benutzerdefinierten Bericht, den Ihr Workday-Admin erstellt und als Webservice veröffentlicht — oft Report as a Service oder RaaS genannt. Jede Zeile des Berichts ist eine Person. Neue Zeilen werden Mitglieder Ihres Workspace, Änderungen folgen bei der nächsten Synchronisierung, und wen der Bericht als inaktiv kennzeichnet, erhält keine Umfragen mehr. Sie wählen die Spalten des Berichts, also bestimmen Sie genau, was Polzy lesen kann.
Die Personensynchronisierung gibt es ab Team, und nur Admins des Workspace können eine Quelle verbinden. Polzy liest nur den Bericht: Es schreibt nie etwas nach Workday.
Bevor Sie beginnen
Sie brauchen:
- Admin-Rechte im Polzy-Workspace, auf Team oder höher, mit eingeschalteter Personensynchronisierung unter Einstellungen → Allgemein → Was dieser Arbeitsbereich leistet.
- Einen Workday-Admin, der einen Integration System User, eine Sicherheitsgruppe und einen benutzerdefinierten Bericht anlegen kann. Die eigene Dokumentation von Workday zu diesen Aufgaben liegt in der Workday Community, hinter Ihrer Workday-Anmeldung.
- Die Felder, nach denen Sie Ergebnisse gruppieren möchten, etwa Abteilung oder Standort, bereits in Polzy angelegt.
Ein Workspace synchronisiert jeweils aus genau einer Quelle. Ist schon eine andere Quelle verbunden, trennen Sie diese zuerst. Stellt Ihre Organisation Personen über SCIM bereit, lässt sich überhaupt keine Quelle verbinden — siehe SCIM.
Den Bericht in Workday erstellen
Diesen Teil übernimmt Ihr Workday-Admin.
- Legen Sie einen Integration System User für Polzy an (die Aufgabe Create Integration System User), mit einem starken Passwort, das nicht unbemerkt abläuft.
- Nehmen Sie ihn in eine Integration System Security Group auf, die die Mitarbeitenden und Felder des Berichts sehen darf.
- Erstellen Sie einen benutzerdefinierten Bericht über Mitarbeitende (Workers) vom Typ Advanced und haken Sie Enable As Web Service an.
- Fügen Sie eine Spalte pro Feld hinzu, benannt so, wie Polzy es erwartet:
Email,First_Name,Last_Name,Employee_ID,Active,Manager_Email,Department,Business_TitleundLocation. Andere Namen funktionieren auch; diese ordnen Sie dann in Polzy zu. - Nehmen Sie auch kürzlich ausgeschiedene Mitarbeitende auf, mit
Activeauf 0, damit Polzy erfährt, dass sie gegangen sind. - Geben Sie den Bericht für den Integration System User frei.
- Wählen Sie in den Aktionen des Berichts Web Service → View URLs und kopieren Sie die JSON-Adresse. Sie sieht etwa so aus:
https://wd2-impl-services1.workday.com/ccx/service/customreport2/acme/ISU_Polzy/Polzy_Workers.
Testen Sie zuerst in Ihrem Implementierungs-Tenant: Jeder Workday-Bericht gehört zu genau einem Tenant, und ein dort erstellter Bericht muss in der Produktion neu erstellt werden.
Workday in Polzy verbinden
- Öffnen Sie Kontakte → Sync und Felder.
- Suchen Sie Workday unter Verfügbare Quellen und wählen Sie Verbinden. Ein Bereich mit drei Schritten öffnet sich: Verbindung, Sync-Einstellungen und Feldzuordnung.
- Fügen Sie die Adresse des Berichts in URL des Bericht-Webservice ein und tragen Sie Name und Passwort des Integration System User als API-Benutzername und API-Passwort ein.
- Wählen Sie Verbindung testen. Polzy liest den Bericht: Connected. The report returned data. bedeutet, dass alles funktioniert; Connected, but the report returned no rows. bedeutet, dass der Benutzer keine einzige Person sieht.
- Wählen Sie Weiter, prüfen Sie die Sync-Einstellungen (siehe unten) und wählen Sie erneut Weiter.
- Behalten Sie bei Feldzuordnung die Standardzuordnung bei oder schalten Sie Benutzerdefinierte Feldzuordnung ein (siehe unten), und wählen Sie dann Verbinden.
Polzy fordert den Bericht als JSON an, die Adresse funktioniert also mit oder ohne ?format=json am Ende. Das Passwort wird verschlüsselt gespeichert und nur zum Lesen des Berichts verwendet.
Sync-Einstellungen
| Einstellung | Was sie bewirkt | Standard |
|---|---|---|
| Synchronisierungshäufigkeit | Wie oft Polzy den Bericht liest: jede Stunde, alle 4 Stunden, zweimal täglich oder täglich. Workday begrenzt, wie oft seine Webservices aufgerufen werden, daher sind alle 4 Stunden oder täglich am besten. | Alle 4 Stunden |
| Ausgeschiedene Mitarbeiter deaktivieren | Gedacht für Personen, die aus dem Bericht verschwinden. Für Workday hat es derzeit keine Wirkung: siehe Wenn jemand ausscheidet. | Ein |
| Einladungs-E-Mails senden | Neue Mitglieder mit E-Mail-Adresse erhalten eine Einladung, sich bei Polzy anzumelden. | Ein |
| Standardrolle | Die Rolle neuer Mitglieder: Betrachter, Bearbeiter oder Admin. Sie gilt nur für Personen, die die Synchronisierung anlegt. | Betrachter |
| Kontaktinformationen abrufen, Organisationsdaten abrufen und Beschäftigungsdaten abrufen | Keine Wirkung: Alles, was Polzy liest, stammt aus den Spalten des Berichts. | Ein |
| Rohdaten speichern | Bewahrt neben jeder Person in Polzy eine Kopie der Zeile auf, wie Workday sie gesendet hat. Lassen Sie es aus, außer Sie suchen einen Fehler in einer Zuordnung: Es speichert mehr personenbezogene Daten als nötig. | Aus |
Die Felder zuordnen
Die Standardzuordnung liest die Spaltennamen aus Schritt 4 oben:
| Polzy-Feld | Spalte im Bericht |
|---|---|
Email | |
| Vorname, Nachname | First_Name, Last_Name |
| Personalnummer | Employee_ID |
| Aktiv-Status | Active |
| Führungskraft | Manager_Email |
| Abteilung, Position, Standort | Department, Business_Title, Location |
Benennt Ihr Bericht seine Spalten anders, schalten Sie Benutzerdefinierte Feldzuordnung ein und wählen für jedes Feld die richtige Spalte. Jede Zeile hat auch einen Wert bei Wenn leer, verwende, der eingetragen wird, wenn der Bericht für diese Person nichts liefert — ein Wert, den der Bericht sendet, wird nie überschrieben.
Gut zu wissen:
- Echte Beispiele. Beim ersten Verbinden zeigt die Liste die Standard-Spaltennamen. Wählen Sie nach dem Verbinden Einstellungen auf Sync und Felder und öffnen Sie Feldzuordnung erneut: Die Liste stammt dann aus den ersten Zeilen Ihres Berichts, jeweils mit einem Beispiel, sodass Sie die echten Spaltennamen sehen.
- Nur Felder Ihres Workspace werden gefüllt. Abteilung oder Standort werden nur gespeichert, wenn Ihr Workspace ein Feld mit diesem Namen hat. Legen Sie es mit Feld hinzufügen auf Sync und Felder an und ordnen Sie es dann zu.
- Gruppen. Um Ergebnisse nach einem Feld zu vergleichen, machen Sie es zu einem Liste-Feld und schalten daneben Gruppen ein, in der Tabelle Feldzuordnung.
- Führungskräfte. Die Führungskraft wird verknüpft, wenn jemand in Polzy diese E-Mail-Adresse hat. Ist die Person noch nicht da, wird die Verknüpfung bei einer späteren Synchronisierung hergestellt. Dafür muss Berichtslinien im Workspace eingeschaltet sein.
Vorschau und erste Synchronisierung
- Wählen Sie auf Sync und Felder unter Sync-Verlauf die Option Sync-Vorschau. Polzy ermittelt, was eine Synchronisierung hinzufügen, aktualisieren und deaktivieren würde, ohne etwas zu ändern, und öffnet das Protokoll, in dem das Ergebnis als Vorschau erscheint.
- Prüfen Sie die Vorschau. Stimmen Namen, E-Mail-Adressen oder Abteilungen nicht, passen Sie den Bericht oder die Zuordnung an und sehen Sie sich die Vorschau erneut an.
- Wählen Sie Jetzt synchronisieren. Das Ergebnis erscheint im Sync-Verlauf.
Personen aus Workday werden über die E-Mail-Adresse Personen zugeordnet, die schon in Polzy sind. Wen Sie schon von Hand eingeladen hatten, wird also aktualisiert statt doppelt angelegt.
Zeitplan und Sync-Verlauf
Nach der ersten Synchronisierung läuft Polzy von selbst, in der gewählten Häufigkeit, plus oder minus ein paar Minuten. Workday bietet hier keine Webhooks, daher kommen Änderungen bei der nächsten Synchronisierung an oder wenn Sie Jetzt synchronisieren wählen. Sync-Verlauf listet die letzten fünf Läufe — Erfolgreich, Teilweise (manche Personen wurden übersprungen oder sind fehlgeschlagen), Fehlgeschlagen oder Vorschau — und Vollständiges Protokoll öffnet jeden Lauf mit jeder Änderung, die er vorgenommen hat.
Schlägt eine Synchronisierung fehl, versucht Polzy es später erneut und wartet jedes Mal länger. Nach drei Fehlschlägen in Folge zeigt die Quelle Erfordert Aufmerksamkeit, und die Admins werden benachrichtigt. Jetzt synchronisieren funktioniert wieder, sobald die Quelle verbunden ist: Korrigieren Sie die Angaben unter Einstellungen und speichern Sie.
Wenn jemand ausscheidet
- Im Bericht als inaktiv gekennzeichnet. Wessen Spalte
Active0, false, inactive oder terminated enthält, wird bei der nächsten Synchronisierung deaktiviert; ein leerer Wert gilt als aktiv. Deaktivierte Personen erhalten keine Umfragen und belegen keinen Platz; ihre bisherigen Antworten bleiben erhalten. - Aus dem Bericht verschwunden. Wer einfach nicht mehr im Bericht vorkommt, wird derzeit nicht deaktiviert. Lassen Sie Ausgeschiedene mit
Activeauf 0 im Bericht, solange sie in Polzy noch aktiv sein könnten. - In Polzy gesperrt. Wen ein Admin in Polzy gesperrt hat, bleibt gesperrt, was auch immer der Bericht sagt.
Eine Synchronisierung löscht niemanden.
Fehlerbehebung
| Was Sie sehen | Warum | Was Sie tun |
|---|---|---|
| Tenant Name is required; Environment is required, wenn Sie Verbinden wählen | Der Workday-Connector von Polzy prüft noch zwei Felder, die das Formular nicht mehr anzeigt. Das ist ein Fehler auf unserer Seite, nicht in Ihren Angaben. | Wenden Sie sich an den Polzy-Support; die Verbindung lässt sich erst speichern, wenn das behoben ist. |
| Failed to read the Workday report: Workday API error: … | Die Adresse stimmt nicht, das Passwort des Benutzers wurde geändert oder ist abgelaufen, oder der Benutzer darf den Bericht nicht ausführen. | Öffnen Sie die Adresse im Browser, angemeldet als Integration System User, und beheben Sie, was Workday meldet. |
| Connected, but the report returned no rows. | Die Sicherheitsgruppe des Benutzers sieht keine Person, oder der Filter des Berichts lässt niemanden übrig. | Erweitern Sie die Sicherheitsgruppe oder den Filter des Berichts. |
| Personen werden übersprungen | Eine Zeile hat weder E-Mail-Adresse noch Telefonnummer. | Fügen Sie eine Spalte Email hinzu oder ordnen Sie die Spalte zu, in der sie steht. |
| N Personen wurden nicht importiert: Der Plan hat keine Plätze mehr. | Jedes Mitglied belegt einen Platz, und der Plan ist voll. | Geben Sie Plätze frei oder wechseln Sie den Plan, und wählen Sie dann Jetzt synchronisieren. |
| … importiert bereits Personen. Trennen Sie die Verbindung, bevor Sie eine andere Quelle verbinden. | Ein Workspace synchronisiert jeweils aus einer Quelle, und eine andere ist verbunden. | Öffnen Sie die Einstellungen dieser Quelle und wählen Sie zuerst Trennen. |
Gut zu wissen
- Mitglieder, keine Kontakte. Alle aus Workday sind Mitglieder: Sie können sich anmelden und belegen jeweils einen Platz. Eine Synchronisierung, die Ihre Plätze überschreiten würde, übernimmt, wer hineinpasst, hält dort an und informiert die Admins — siehe Nutzung und Limits.
- Sie behalten die Kontrolle über die Daten. Polzy kann nur lesen, was der Bericht zeigt. Lassen Sie jede Spalte weg, die Sie nicht in Polzy haben möchten.
- Trennen oder entfernen. Unter Einstellungen beendet Trennen die Synchronisierung und behält Einstellungen und Verlauf, sodass Sie später wieder verbinden können; Entfernen löscht die Verbindung. In beiden Fällen bleiben die bereits synchronisierten Personen in Polzy und werden nicht mehr aktualisiert.
- Hilfe nötig? Der Link Polzy fragen im Verbindungsbereich erklärt, woher jeder Wert stammt.
Nützliche Links
- Die Anleitungen von Workday zu Integration System Users und Reports as a Service liegen in der Workday Community, für die Sie Ihre Workday-Anmeldung brauchen; keine öffentliche Seite behandelt sie.
- Personen und Kontakte — Felder, Gruppen und Mitglieder.
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