Jira-Vorgänge aus Workflows anlegen
Eröffnen Sie aus einem Workflow einen Jira-Vorgang – für einen niedrigen Score, einen Kommentar oder eine Aktion – und lassen Sie die Polzy-Aktion sich schließen, wenn er erledigt ist. Jira Cloud wird per API-Token verbunden.
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Wenn Feedback das Handeln eines Teams verlangt – ein sinkender Score, eine Beschwerde über ein Produkt, eine Aktion mit einer verantwortlichen Person –, kann ein Workflow dafür einen Jira-Vorgang eröffnen, gefüllt mit dem, was Polzy weiß. Hat der Workflow auch eine Polzy-Aktion angelegt, folgt die Aktion dem Vorgang und schließt sich selbst, sobald er erledigt ist. Am Ende dieser Anleitung ist Jira verbunden, und ein Workflow eröffnet Vorgänge im Projekt Ihrer Wahl.
Jira ist im Tarif Business enthalten und wird aus Workflows genutzt. Nur ein Admin kann es verbinden und Workflows bauen.
Bevor Sie beginnen
Sie brauchen:
- Einen Arbeitsbereich im Tarif Business und darin die Rolle Admin.
- Integrationen und Workflows für den Arbeitsbereich eingeschaltet, unter Einstellungen → Allgemein → Was dieser Arbeitsbereich leistet.
- Jira Cloud – eine Site, die Sie unter einer Adresse wie
https://acme.atlassian.netöffnen. Jira Data Center und Jira Server lassen sich nicht verbinden. - Das Atlassian-Konto, unter dem Vorgänge angelegt werden. Ein eigenes Konto wie
automation@acme.comverhindert, dass Vorgänge an einer Person hängen. Es muss in den genutzten Projekten Vorgänge sehen und anlegen dürfen – neuere Jira-Ansichten nennen Projekte Spaces und Vorgänge Work Items. - Ein API-Token für dieses Konto (siehe unten).
Ein API-Token erstellen
- Öffnen Sie, angemeldet bei Atlassian mit dem Konto, das Polzy nutzen wird, dessen API-Token-Seite:
id.atlassian.com/manage-profile/security/api-tokens. - Wählen Sie Create API token – nicht Create API token with scopes. Polzy meldet sich direkt unter der Adresse Ihrer Jira-Site an, die ein Token mit Scopes nicht öffnen kann.
- Nennen Sie es Polzy, wählen Sie das Ablaufdatum – höchstens ein Jahr – und wählen Sie Create.
- Kopieren Sie das Token. Atlassian zeigt es nicht erneut an.
Atlassian erklärt Tokens in Atlassian: Manage API tokens for your Atlassian account. Läuft das Token ab, lehnt Jira es ab: Erstellen Sie vorher ein neues und fügen Sie es in Polzy ein.
Jira mit Polzy verbinden
- Öffnen Sie in der Seitenleiste unter Automatisieren die Seite Integrationen und wählen Sie den Tab Verfügbar.
- Suchen Sie Jira und wählen Sie Verbinden.
- Geben Sie bei Jira-Site die Adresse ein, unter der Sie Jira öffnen, beginnend mit
https://. - Geben Sie bei Konto-E-Mail die E-Mail-Adresse des Atlassian-Kontos ein, zu dem das Token gehört.
- Fügen Sie das Token bei API-Token ein.
- Wählen Sie Verbindung testen. Polzy antwortet Connected as mit dem Namen des Kontos.
- Wählen Sie Verbinden.
Das Token wird verschlüsselt gespeichert. Nach dem Verbinden bietet die Zeile von Jira unter Integrationen Umfang einrichten, um Konto oder Token zu ändern, und Verwalten für seine Seite.
Einen Vorgang aus einem Workflow eröffnen
- Öffnen Sie Workflows und den Workflow, oder legen Sie einen neuen an – etwa mit dem Auslöser Umfrageantwort oder Score-Schwellenwert.
- Ziehen Sie unter Connectors in Installierte Schritte den Schritt Jira-Vorgang anlegen · Jira auf die Arbeitsfläche, hinter den Schritt, auf den er folgen soll. Eine Zeile mit Schloss bedeutet, dass Jira noch nicht verbunden ist oder Aufmerksamkeit erfordert: Wählen Sie sie, öffnet sich die Seite von Jira.
- Wählen Sie unter Projekt das Projekt. Die Liste zeigt jedes Projekt, das das Konto sehen kann, mit Name und Schlüssel.
- Wählen Sie unter Vorgangstyp den Typ. Die Liste zeigt die eigenen Typen dieses Projekts, ohne Unteraufgaben; vorausgewählt ist Task.
- Schreiben Sie die Zusammenfassung: eine Zeile, bis zu 255 Zeichen. Tippen Sie
{{, um einen Wert aus dem Lauf einzufügen, etwa den Titel der Umfrage oder den Gesamtscore. - Schreiben Sie bei Bedarf eine Beschreibung. Eine Leerzeile beginnt einen neuen Absatz.
- Fügen Sie bei Bedarf Labels hinzu, durch Kommas getrennt. Jira-Labels dürfen keine Leerzeichen enthalten – ein Leerzeichen wird zum Bindestrich.
Der Schritt gibt den Schlüssel des Vorgangs, etwa CS-142, als {{connector.issueKey}} und seine Adresse als {{connector.url}} weiter, damit ein späterer Schritt – etwa eine Slack-Nachricht – darauf verlinken kann. Ein Testlauf durchläuft den Workflow, ohne den Vorgang zu eröffnen: Der Schritt sagt, was er tun würde. Nur ein echter Lauf legt einen an. Workflows erklärt Auslöser und Schritte.
Die Aktion schließen, wenn der Vorgang erledigt ist
Läuft Jira-Vorgang anlegen im selben Workflow-Lauf nach Aktionspunkt erstellen, wird der Vorgang mit dieser Aktion verknüpft:
- Verfolgt in. Das Fenster der Aktion zeigt den Schlüssel des Vorgangs, verlinkt mit Jira, und den Status, den Jira zuletzt gemeldet hat.
- Von Jira geschlossen. Polzy fragt Jira höchstens alle 10 Minuten nach dem Vorgang. Erreicht er einen Status in der Kategorie „Fertig“ von Jira – wie Ihr Team ihn auch nennt –, wechselt die Aktion zu Erledigt.
- Nur der Status. Kommentare und andere Änderungen bleiben in Jira. Eine zuerst in Polzy geschlossene Aktion wird nicht mehr abgefragt.
Siehe Aktionen für das Board, auf dem die Aktion liegt.
Was Polzy an Jira sendet
Nur, was der Schritt festlegt: Projekt, Vorgangstyp, Zusammenfassung, Beschreibung und Labels, mit den Werten, die Sie einfügen. Sonst verlässt nichts über die Antwort oder die Person Polzy. Eine anonyme Antwort hat keine Person, daher sind Werte wie die E-Mail der antwortenden Person leer; was jemand geschrieben hat, wird erst nach der Sicherheitsprüfung gesendet, und eine zur Prüfung zurückgehaltene Antwort geht als Platzhaltertext. Einzelne Antworten hält die Mindestgruppengröße nicht zurück – überlegen Sie also, wer das Projekt lesen kann, bevor Sie die Worte von Menschen in einen Vorgang schreiben.
Fehlerbehebung
- The Jira site must start with https://. Geben Sie die vollständige Adresse ein, etwa
https://acme.atlassian.net. - The account email is required. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Kontos ein, zu dem das Token gehört.
- Jira refused the credentials (401). E-Mail und Token passen nicht zusammen, das Token ist abgelaufen oder widerrufen, oder es ist ein Token mit Scopes. Erstellen Sie wie oben ein neues Token, wählen Sie in der Zeile von Jira unter Integrationen Umfang einrichten, fügen Sie es ein und wählen Sie Speichern. Ein Lauf, der darauf trifft, setzt Jira auf Erfordert Aufmerksamkeit.
- Jira refused the credentials (403). Das Konto darf das in diesem Projekt nicht. Geben Sie ihm das Recht, dort Vorgänge zu sehen und anzulegen.
- Jira answered 400: mit einem Feld, das is required. Der Vorgangstyp verlangt ein Feld, das der Schritt nicht füllt, etwa eine Komponente. Machen Sie das Feld für diesen Typ in Jira optional, oder wählen Sie einen anderen Typ.
- Jira answered 404. Das Projekt wurde gelöscht, oder das Konto kann es nicht mehr sehen.
- Die Liste Projekt ist ein einfaches Feld. Das Konto sieht keine Projekte, oder Jira war nicht erreichbar. Prüfen Sie die Zugriffe des Kontos.
- This step names no project oder The issue has no summary. Füllen Sie Projekt und Zusammenfassung des Schritts aus.
- Jira is needs_attention and cannot be used (in einem Lauf). Die Verbindung erfordert Aufmerksamkeit. Verbinden Sie neu und starten Sie den Lauf erneut.
- Die Aktion schließt sich nicht. Der Jira-Schritt lief nicht im selben Lauf nach Aktionspunkt erstellen, der Status des Vorgangs liegt nicht in der Kategorie „Fertig“ von Jira, oder die Verbindung erfordert Aufmerksamkeit – die Abfragen pausieren, bis das behoben ist.
Gut zu wissen
- Eine Verbindung, alle Projekte. Jeder Schritt wählt sein Projekt aus dem, was das Konto sieht – eine Verbindung dient also jedem Team.
- Wer ist der Autor? Das Konto, zu dem das Token gehört.
- Kann ein Schritt denselben Vorgang zweimal eröffnen? Nein. Ein Schritt, der nach einem Absturz erneut läuft, verwendet, was er beim ersten Mal angelegt hat.
Nützliche Links
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Angemeldete Mitglieder können Polzy fragen oder dem Team über Support schreiben. Wie schnell wir antworten, hängt von Ihrem Tarif ab.