Asana-Aufgaben aus Workflows anlegen
Legen Sie aus einem Workflow eine Asana-Aufgabe an – im Projekt Ihrer Wahl, mit Fälligkeit – und lassen Sie die Polzy-Aktion sich schließen, wenn die Aufgabe erledigt ist. Asana wird per persönlichem Zugriffstoken verbunden.
Auf dieser Seite
Wenn Feedback Nacharbeit verlangt, kann ein Workflow dafür eine Asana-Aufgabe anlegen – im Projekt Ihrer Wahl, mit Namen, Notizen und Fälligkeitsdatum aus dem, was Polzy weiß. Hat der Workflow auch eine Polzy-Aktion angelegt, folgt die Aktion der Aufgabe und schließt sich selbst, sobald die Aufgabe erledigt ist. Am Ende dieser Anleitung ist Asana verbunden, und ein Workflow legt Aufgaben an.
Asana ist im Tarif Business enthalten und wird aus Workflows genutzt. Nur ein Admin kann es verbinden und Workflows bauen.
Bevor Sie beginnen
Sie brauchen:
- Einen Arbeitsbereich im Tarif Business und darin die Rolle Admin.
- Integrationen und Workflows für den Arbeitsbereich eingeschaltet, unter Einstellungen → Allgemein → Was dieser Arbeitsbereich leistet.
- Ein Asana-Konto, das Mitglied der genutzten Projekte ist. Aufgaben werden unter diesem Konto angelegt – ein eigenes Konto verhindert, dass sie an einer Person hängen.
- Ein persönliches Zugriffstoken für dieses Konto (siehe unten).
Ein persönliches Zugriffstoken erstellen
- Öffnen Sie in Asana die Entwicklerkonsole: Ihr Profilbild, dann My Settings → Apps → Manage Developer Apps, oder
app.asana.com/0/my-apps. - Wählen Sie + Create new token und nennen Sie es Polzy.
- Wählen Sie Create token.
- Kopieren Sie das Token. Asana zeigt es nur einmal an.
Asana erklärt Tokens in Asana: Personal access token.
Asana mit Polzy verbinden
- Öffnen Sie in der Seitenleiste unter Automatisieren die Seite Integrationen und wählen Sie den Tab Verfügbar.
- Suchen Sie Asana und wählen Sie Verbinden.
- Fügen Sie das Token bei Persönliches Zugriffstoken ein.
- Wählen Sie Verbindung testen. Polzy antwortet Connected as mit dem Namen des Kontos.
- Wählen Sie Verbinden.
Das Token wird verschlüsselt gespeichert. Nach dem Verbinden bietet die Zeile von Asana unter Integrationen Umfang einrichten, um das Token zu ersetzen, und Verwalten für seine Seite.
Eine Aufgabe aus einem Workflow anlegen
- Öffnen Sie Workflows und den Workflow, oder legen Sie einen neuen an.
- Ziehen Sie unter Connectors in Installierte Schritte den Schritt Asana-Aufgabe anlegen · Asana auf die Arbeitsfläche, hinter den Schritt, auf den er folgen soll. Eine Zeile mit Schloss bedeutet, dass Asana noch nicht verbunden ist oder Aufmerksamkeit erfordert.
- Wählen Sie unter Projekt das Projekt. Die Liste zeigt die nicht archivierten Projekte, die das Token sehen kann – mit dem Namen des Asana-Workspace daneben, wenn es mehrere gibt.
- Schreiben Sie den Aufgabenname. Tippen Sie
{{, um einen Wert aus dem Lauf einzufügen, etwa den Titel der Aktion. - Schreiben Sie bei Bedarf Notizen.
- Legen Sie bei Bedarf Fällig in (Tagen) fest: Die Aufgabe ist so viele Tage nach dem Lauf des Schritts fällig, gezählt in der Zeitzone Ihres Arbeitsbereichs.
Der Schritt gibt die ID der Aufgabe als {{connector.taskId}} und ihre Adresse als {{connector.url}} weiter. Ein Testlauf durchläuft den Workflow, ohne die Aufgabe anzulegen; nur ein echter Lauf legt eine an. Workflows erklärt Auslöser und Schritte.
Die Aktion schließen, wenn die Aufgabe erledigt ist
Läuft Asana-Aufgabe anlegen im selben Workflow-Lauf nach Aktionspunkt erstellen, wird die Aufgabe mit dieser Aktion verknüpft:
- Verfolgt in. Das Fenster der Aktion zeigt die Aufgabe, verlinkt mit Asana, und ob sie offen oder erledigt ist.
- Von Asana geschlossen. Polzy fragt Asana höchstens alle 10 Minuten nach der Aufgabe. Ist sie erledigt, wechselt die Aktion zu Erledigt.
- Nur der Status. Kommentare und andere Änderungen bleiben in Asana. Eine zuerst in Polzy geschlossene Aktion wird nicht mehr abgefragt.
Was Polzy an Asana sendet
Nur, was der Schritt festlegt: Projekt, Name der Aufgabe, Notizen und Fälligkeit, mit den Werten, die Sie einfügen. Sonst verlässt nichts über die Antwort oder die Person Polzy. Eine anonyme Antwort hat keine Person, daher sind Werte wie die E-Mail der antwortenden Person leer; was jemand geschrieben hat, wird erst nach der Sicherheitsprüfung gesendet. Einzelne Antworten hält die Mindestgruppengröße nicht zurück – überlegen Sie also, wer das Projekt lesen kann, bevor Sie die Worte von Menschen in eine Aufgabe schreiben.
Fehlerbehebung
- Asana refused the credentials (401). Das Token ist falsch oder wurde gelöscht. Erstellen Sie ein neues, wählen Sie in der Zeile von Asana unter Integrationen Umfang einrichten, fügen Sie es ein und wählen Sie Speichern. Ein Lauf, der darauf trifft, setzt Asana auf Erfordert Aufmerksamkeit.
- Asana refused the credentials (403). Das Konto darf diesem Projekt keine Aufgaben hinzufügen. Fügen Sie es in Asana dem Projekt hinzu.
- Asana answered 404. Das Projekt wurde gelöscht, oder das Konto ist kein Mitglied mehr.
- This step names no project oder The task has no name. Füllen Sie Projekt und Aufgabenname des Schritts aus.
- Die Liste Projekt ist ein einfaches Feld, oder ein Projekt fehlt. Das Token sieht keine Projekte, das Projekt ist archiviert, oder es liegt in einem Workspace jenseits der ersten zehn, denen das Konto angehört. Die Liste zeigt bis zu 100 Projekte je Asana-Workspace.
- Die Aktion schließt sich nicht. Der Asana-Schritt lief nicht im selben Lauf nach Aktionspunkt erstellen, die Aufgabe ist nicht erledigt, oder die Verbindung erfordert Aufmerksamkeit – die Abfragen pausieren, bis das behoben ist.
Gut zu wissen
- Eine Verbindung, alle Projekte. Jeder Schritt wählt sein Projekt aus dem, was das Token sieht.
- Wer legt sie an? Das Konto, zu dem das Token gehört.
- Kann ein Schritt dieselbe Aufgabe zweimal anlegen? Nein. Ein Schritt, der nach einem Absturz erneut läuft, verwendet, was er beim ersten Mal angelegt hat.
Nützliche Links
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