E-Mails über Ihren eigenen Mailserver senden (SMTP)
Verbinden Sie einen beliebigen SMTP-Server — Microsoft 365, Google Workspace oder Ihren eigenen —, damit jede E-Mail an Teilnehmende von Ihrem eigenen Postfach und Ihrer Domain ausgeht.
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Standardmäßig sendet Polzy E-Mails von seinem eigenen, gemeinsamen Konto. Verbinden Sie Ihren eigenen Mailserver per SMTP, und jede E-Mail, die dieser Arbeitsbereich an Teilnehmende sendet — Einladungen und Erinnerungen von Kampagnen, Dankes- und Ereignis-E-Mails, Workflow-E-Mails und Antworten in einem Gespräch —, geht über ihn hinaus, von Ihrem eigenen Postfach. Das funktioniert mit jedem Server, der Benutzername und Passwort akzeptiert: Microsoft 365, Google Workspace, dem Ihres Hosting-Anbieters oder Ihrem eigenen.
Ein eigener E-Mail-Absender ist ab dem Tarif Team verfügbar, und nur Admins können ihn verbinden. Im Tarif Team verbinden Sie ihn unter Nachrichten → Integrationen; ab Business auch auf der Seite Integrationen.
SMTP sendet nur: Ihr Server meldet, dass er eine Nachricht angenommen hat, und danach nichts mehr. Polzy kann daher nicht zeigen, ob eine E-Mail zugestellt, geöffnet oder unzustellbar war, und darüber keine Antworten empfangen. Wenn Sie das brauchen, nutzen Sie stattdessen Resend, SendGrid oder Mailgun.
Bevor Sie beginnen
Sie brauchen:
- Einen Arbeitsbereich im Tarif Team oder höher und darin die Rolle Admin.
- Die SMTP-Daten Ihres Servers: Hostname, Port und ob er SSL/TLS nutzt.
- Ein Postfach oder einen Benutzer, der über den Server senden darf, mit Benutzername und Passwort.
- Die Absenderadresse, mit der dieser Benutzer senden darf.
Polzy meldet sich mit Benutzername und Passwort an. Ein Server, der nur andere Anmeldearten akzeptiert oder nur Mail von bekannten IP-Adressen annimmt, lässt sich nicht nutzen.
Wie Polzy Ihren Server nutzt
- Alle E-Mails an Teilnehmende. Sobald Sie Ihren Server für E-Mail wählen, geht jede E-Mail des Arbeitsbereichs an Teilnehmende darüber. Die eigenen E-Mails von Polzy — Anmeldelinks, Passwort-Zurücksetzungen, Rechnungen — kommen weiter von Polzy.
- Von wem sie kommt. Die Absender-E-Mail, die Sie eingeben. Der Name unter Einstellungen → Branding (Absendername) hat Vorrang vor dem Absendername, den Sie hier eingeben. E-Mails haben keine eigene Antwortadresse, Antworten gehen also an die Absender-E-Mail.
- Wie sie aussieht. Nichts ändert sich: E-Mails behalten Logo und Farbe Ihres Arbeitsbereichs.
- Was es kostet. Es gelten die Limits und Preise Ihres Mailanbieters. Diese E-Mails zählen nicht zu den monatlichen E-Mails Ihrer Organisation in Polzy.
Schritt 1: Die Daten Ihres Servers ermitteln
Die Daten der beiden häufigsten Anbieter:
| Anbieter | SMTP-Host | SMTP-Port | SSL/TLS verwenden | Benutzername und Passwort |
|---|---|---|---|---|
| Microsoft 365 | smtp.office365.com | 587 | Aus | Adresse und Passwort des Postfachs, mit eingeschaltetem Authenticated SMTP |
| Google Workspace oder Gmail | smtp.gmail.com | 587 | Aus | Die vollständige Adresse und ein App-Passwort |
Microsoft 365. Authenticated SMTP ist für die meisten Postfächer ausgeschaltet. Ein Admin schaltet es im Microsoft 365 Admin Center unter Users → Active users ein: Postfach wählen, dann Mail, Manage email apps, und Authenticated SMTP ankreuzen. Es funktioniert nicht, solange die Sicherheitsstandards (security defaults) aktiv sind oder eine Richtlinie die Standardauthentifizierung für SMTP sperrt. Siehe Microsoft: Enable or disable SMTP AUTH in Exchange Online.
Google. Mit eingeschalteter Bestätigung in zwei Schritten melden Sie sich mit einem App-Passwort statt mit dem Kontopasswort an. Google begrenzt das auf 2.000 Nachrichten pro Tag und Benutzer. Siehe Google: Send email from a printer, scanner, or app.
Fragen Sie bei jedem anderen Server dessen Anbieter nach Host, Port und dem Benutzer zum Senden. Port 587 mit ausgeschaltetem SSL/TLS verwenden beginnt unverschlüsselt und wechselt dann zu TLS; Port 465 braucht SSL/TLS verwenden eingeschaltet.
Schritt 2: Ihren Server in Polzy verbinden
- Öffnen Sie die Stelle, an der Sie ihn verbinden:
- Im Tarif Team: Nachrichten, dann den Tab Integrationen. Suchen Sie Custom SMTP unter Anbieter und klicken Sie auf Einrichten.
- Ab Business: Integrationen in der Seitenleiste, den Tab Verfügbar, dann Verbinden in der Zeile von Custom SMTP.
- Füllen Sie im Fenster Custom SMTP verbinden die Felder aus:
| Feld | Was Sie eingeben |
|---|---|
| SMTP-Host | Den Hostnamen des Servers. Erforderlich. |
| SMTP-Port | Meist 587 oder 465. Erforderlich; anfangs 587. |
| SSL/TLS verwenden | Ein für Port 465, aus für Port 587. Anfangs aus. |
| Benutzername | Der Benutzer, mit dem sich Polzy anmeldet. Erforderlich. |
| Passwort | Sein Passwort oder App-Passwort. Erforderlich. |
| Absender-E-Mail | Die Adresse, von der E-Mails kommen. Der Benutzer muss mit ihr senden dürfen. Erforderlich. |
| Absendername | Der Name, den Empfänger sehen, etwa Acme Personalteam. Optional; der Absendername unter Einstellungen → Branding hat Vorrang. |
- Klicken Sie auf Verbindung testen. Polzy verbindet sich und meldet sich an, ohne etwas zu senden. Sie sollten Successfully connected to SMTP server mit Host und Port sehen (diese Meldung ist auf Englisch).
- Klicken Sie auf Verbinden.
Schritt 3: Ihren Server für E-Mail auswählen
Das Verbinden stellt Ihre E-Mails noch nicht um. Wählen Sie den Server einmal für den Arbeitsbereich:
- Öffnen Sie Einstellungen, dann den Tab Benachrichtigungen, und scrollen Sie zu Kanäle.
- Ändern Sie in der Zeile E-Mail Polzy · gemeinsames Konto in Custom SMTP.
- Achten Sie darauf, dass der Schalter der Zeile eingeschaltet ist.
Slack
TeamsAb jetzt geht jede E-Mail des Arbeitsbereichs über Ihren Server.
Testen
Senden Sie eine kleine Kampagne nur an sich selbst (siehe Eine Umfrage mit einer Kampagne senden). In Nachrichten zeigt die E-Mail Gesendet, sobald Ihr Server sie annimmt, und bleibt dabei: SMTP meldet danach nichts mehr. Prüfen Sie, ob sie angekommen ist, und sehen Sie in ihren Details im Mailprogramm nach, dass SPF, DKIM und DMARC für Ihre Domain pass melden.
Fehlerbehebung
| Was Sie sehen | Warum, und was zu tun ist |
|---|---|
| Ein Fehler, der mit Invalid login beginnt | Der Server hat Benutzername oder Passwort abgelehnt. Nutzen Sie bei Google ein App-Passwort; schalten Sie bei Microsoft 365 Authenticated SMTP für das Postfach ein und prüfen Sie, dass die Sicherheitsstandards es nicht sperren. |
| that host could not be found | Der SMTP-Host ist vertippt oder existiert im Internet nicht. |
| private addresses are not allowed | Der Host verweist auf eine Adresse in einem privaten Netzwerk. Polzy verbindet sich nur mit Servern im öffentlichen Internet. |
| Ein Fehler mit einer Zeitüberschreitung oder wrong version number | Port und SSL/TLS verwenden passen nicht zusammen: 587 mit ausgeschalteter Option oder 465 mit eingeschalteter. Auch eine Firewall kann Polzy blockieren. |
| Nachrichten scheitern mit einem Fehler, dass der Absender nicht erlaubt ist | Der Benutzer, mit dem sich Polzy anmeldet, darf nicht als Absender-E-Mail senden. Geben Sie ihm das Recht bei Ihrem Mailanbieter oder nutzen Sie seine eigene Adresse. |
| E-Mails kommen weiter von Polzy | Einstellungen → Benachrichtigungen → Kanäle zeigt in der Zeile E-Mail noch Polzy · gemeinsames Konto (Schritt 3), oder Custom SMTP erfordert Aufmerksamkeit. |
Gut zu wissen
- Keine Zustellstatus, keine Antworten. Die Seite des Konnektors sagt das unter Empfang und Gut zu wissen: SMTP bestätigt nur, dass der Server eine Nachricht angenommen hat.
- Gespräche. Eine Antwort auf eine Gesprächs-E-Mail geht in das Postfach der Absender-E-Mail unter der eigenen Adresse der Person — auch bei einer anonymen Rückfrage, sodass jeder, der dieses Postfach liest, sieht, wer geschrieben hat. Nutzt Ihr Arbeitsbereich Gespräche, halten Resend oder das gemeinsame Konto von Polzy die Antworten in Polzy.
- Antwortadresse. Die Antwortadresse unter Einstellungen → Branding wird mit SMTP nicht verwendet.
- Wenn Ihr Server keine Mail mehr annimmt, versucht Polzy es weiter und markiert ihn mit Erfordert Aufmerksamkeit. Trennen Sie ihn, oder enthält Ihr Tarif keinen eigenen E-Mail-Absender mehr, gehen E-Mails wieder über das gemeinsame Konto von Polzy und zählen wieder zu Ihren monatlichen E-Mails.
- Was Polzy speichert. Das Passwort wird verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt.
Nützliche Links
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Angemeldete Mitglieder können Polzy fragen oder dem Team über Support schreiben. Wie schnell wir antworten, hängt von Ihrem Tarif ab.