Personen aus BambooHR synchronisieren

Verbinden Sie BambooHR, und Polzy liest Ihr Mitarbeiterverzeichnis nach Zeitplan aus. Neue Mitarbeitende werden Mitglieder Ihres Workspace, Änderungen an Position, Abteilung oder Führungskraft folgen bei der nächsten Synchronisierung, und wer ausscheidet, erhält keine Umfragen mehr. Fügen Sie zusätzlich einen BambooHR-Webhook hinzu, erreicht eine Änderung Polzy innerhalb weniger Augenblicke statt erst bei der nächsten Synchronisierung.

Bevor Sie beginnen

Sie brauchen:

• Admin-Rechte im Polzy-Workspace, auf Team oder höher, mit eingeschalteter Personensynchronisierung unter Einstellungen → Allgemein → Was dieser Arbeitsbereich leistet.
• Einen BambooHR-Benutzer, der API-Schlüssel anlegen darf und jede Person und jedes Feld sieht, das Polzy lesen soll — auch ehemalige Mitarbeitende, Austrittsdaten und Vorgesetzte. Ein API-Schlüssel sieht genau das, was sein Benutzer sieht.
• Ihre BambooHR-Subdomain: den Teil Ihrer BambooHR-Adresse vor .bamboohr.com. Bei https://acme.bamboohr.com ist das acme.
• Für Webhooks: einen BambooHR-Admin und die Seite Integrationen in Polzy, die zu Business gehört.

Ein Workspace synchronisiert jeweils aus genau einer Quelle. Ist schon eine andere Quelle verbunden, trennen Sie diese zuerst. Stellt Ihre Organisation Personen über SCIM bereit, lässt sich überhaupt keine Quelle verbinden — siehe SCIM.

Einen API-Schlüssel in BambooHR anlegen

1. Melden Sie sich in BambooHR als der Benutzer an, dessen Zugriff der Schlüssel haben soll. Ein eigener Benutzer für Integrationen ist sinnvoll: Wird dieser Benutzer deaktiviert, funktioniert der Schlüssel nicht mehr.
2. Klicken Sie unten links auf Ihren Namen und wählen Sie API Keys.
3. Fügen Sie einen neuen Schlüssel hinzu, nennen Sie ihn Polzy und erzeugen Sie ihn.
4. Kopieren Sie den Schlüssel sofort. BambooHR zeigt ihn nur einmal.

Siehe BambooHR: Getting started with the API.

BambooHR in Polzy verbinden

1. Öffnen Sie Kontakte → Sync und Felder.
2. Suchen Sie BambooHR unter Verfügbare Quellen und wählen Sie Verbinden. Ein Bereich mit drei Schritten öffnet sich: Verbindung, Sync-Einstellungen und Feldzuordnung.
3. Tragen Sie Ihre BambooHR-Subdomain ein und fügen Sie den API Key ein. Lassen Sie Webhook-Secret vorerst leer; es ist für den Webhook weiter unten.
4. Wählen Sie Verbindung testen. Successfully connected to BambooHR. Found N employees. bedeutet, dass der Schlüssel funktioniert.
5. Wählen Sie Weiter, prüfen Sie die Sync-Einstellungen (siehe unten) und wählen Sie erneut Weiter.
6. Behalten Sie bei Feldzuordnung die Standardzuordnung bei oder schalten Sie Benutzerdefinierte Feldzuordnung ein (siehe unten), und wählen Sie dann Verbinden.

Personen-Sync

BambooHR verbinden

Schlüssel werden verschlüsselt und nur in Ihrem Auftrag verwendet.

2 von 2 erforderlich

VerbindungSync-EinstellungenFeldzuordnung

Webhook-SecretOptional

BambooHR-SubdomainErforderlich

API KeyErforderlich

Im Ruhezustand verschlüsseltAbbrechenVerbindung testenWeiter

Der Schlüssel wird verschlüsselt gespeichert und nur verwendet, um aus BambooHR zu lesen. Polzy prüft ihn erneut, wenn Sie Verbinden wählen: Lehnt BambooHR ihn ab, wird nichts gespeichert.

Sync-Einstellungen

Die Felder zuordnen

Polzy liest BambooHR über einen Bericht mit den Feldern, die es braucht, ehemalige Mitarbeitende eingeschlossen. Die Standardzuordnung füllt:

Um sie zu ändern, schalten Sie Benutzerdefinierte Feldzuordnung ein. Jede Zeile hat dann eine Quelle zur Auswahl — weitere verfügbare Felder sind etwa workPhone, employeeNumber und division — und einen Wert bei Wenn leer, verwende, der eingetragen wird, wenn BambooHR für diese Person nichts liefert. Ein Wert, den BambooHR sendet, wird nie überschrieben.

Personen-Sync

BambooHR verbinden

Schlüssel werden verschlüsselt und nur in Ihrem Auftrag verwendet.

VerbindungSync-EinstellungenFeldzuordnung

Benutzerdefinierte Feldzuordnung

Benutzerdefinierte Zuordnung aktiv Wählen Sie aus, welches Feld aus Ihrem HR-System jedes Teilnehmerfeld befüllt.

Kernfelder

TeilnehmerfeldAus der QuelleWenn leer, verwende

E-MailErforderlich

Beispiel: anouk@acme.com, rahul@acme.com

VornameErforderlich

Beispiel: Anouk, Rahul

NachnameErforderlich

Beispiel: Jansen, Mehta

Workspace-Felder

TeilnehmerfeldAus der QuelleWenn leer, verwende

Abteilung

Beispiel: Vertrieb, Betrieb

Im Ruhezustand verschlüsseltZurückVerbinden

Gut zu wissen:

• Nur Felder Ihres Workspace werden gefüllt. Abteilung oder Standort werden nur gespeichert, wenn Ihr Workspace ein Feld mit diesem Namen hat. Legen Sie es mit Feld hinzufügen auf Sync und Felder an und ordnen Sie es dann zu.
• Gruppen. Um Ergebnisse nach einem Feld zu vergleichen, machen Sie es zu einem Liste-Feld und schalten daneben Gruppen ein, in der Tabelle Feldzuordnung. Werte aus BambooHR werden den Optionen des Felds zugeordnet.
• Echte Beispiele. Wählen Sie nach dem Verbinden Einstellungen auf Sync und Felder und öffnen Sie Feldzuordnung erneut: Die Liste stammt dann aus fünf echten Datensätzen, jeweils mit einem Beispiel.
• Führungskräfte. Die vorgesetzte Person wird zur Führungskraft, wenn sie ebenfalls in Polzy ist. Ist sie noch nicht da, wird die Verknüpfung bei einer späteren Synchronisierung hergestellt. Dafür muss Berichtslinien im Workspace eingeschaltet sein.

Vorschau und erste Synchronisierung

1. Wählen Sie auf Sync und Felder unter Sync-Verlauf die Option Sync-Vorschau. Polzy ermittelt, was eine Synchronisierung hinzufügen, aktualisieren und deaktivieren würde, ohne etwas zu ändern, und öffnet das Protokoll, in dem das Ergebnis als Vorschau erscheint.
2. Prüfen Sie die Vorschau. Stimmen Namen, E-Mail-Adressen oder Abteilungen nicht, passen Sie die Zuordnung unter Einstellungen an und sehen Sie sich die Vorschau erneut an.
3. Wählen Sie Jetzt synchronisieren. Das Ergebnis erscheint im Sync-Verlauf.

Sync und Felder

BambooHRVerbundenLetzter Sync vor 5 Minuten · läuft stündlich · 186 Personen · 11 GruppenEinstellungenJetzt synchronisieren

Sync-VerlaufSync-Vorschau

Heute, 09:12Erfolgreich2 hinzugefügt · 5 aktualisiert

Heute, 08:10Teilweise1 aktualisiert · 3 übersprungen

Gestern, 16:40Vorschau186 hinzugefügt

Personen werden an ihrer BambooHR-ID erkannt und danach an ihrer E-Mail-Adresse. Wen Sie schon von Hand eingeladen hatten, wird also aktualisiert statt doppelt angelegt.

Änderungen in wenigen Augenblicken per Webhook

Ohne Webhook kommen Änderungen bei der nächsten geplanten Synchronisierung an. Mit Webhook teilt BambooHR Polzy mit, welche Mitarbeitenden sich geändert haben, und Polzy liest jede dieser Personen sofort aus.

1. Öffnen Sie in Polzy Integrationen, dann BambooHR, und kopieren Sie die Adresse unter Empfang. Sie ist für Ihre Verbindung erzeugt und endet auf /bamboohr.
2. Öffnen Sie in BambooHR Account Settings und wählen Sie Webhooks. Fehlt der Eintrag, kann der BambooHR-Support Webhooks für Ihr Konto einschalten.
3. Fügen Sie einen Webhook namens Polzy hinzu, fügen Sie die Adresse als URL ein und wählen Sie JSON als Format.
4. Wählen Sie die zu überwachenden Felder — die Felder, die Sie in Polzy zuordnen, etwa Name, geschäftliche E-Mail, Position, Abteilung, Standort, Status und vorgesetzte Person.
5. Erzeugen Sie den Private Key und kopieren Sie ihn, bevor Sie speichern. BambooHR zeigt ihn nur einmal.
6. Öffnen Sie in Polzy Kontakte → Sync und Felder, wählen Sie Einstellungen, fügen Sie den Private Key in Webhook-Secret ein und wählen Sie im letzten Schritt Speichern.

Empfang

Personenaktualisierungen

https://api.​polzy.​ai/api/webhooks/integrations/6720c1f4a9…/bamboohrKopieren

BambooHR signiert jeden Aufruf mit dem Private Key (X-BambooHR-Signature und X-BambooHR-Timestamp). Polzy lehnt einen Aufruf ab, der unsigniert, mit einem anderen Schlüssel signiert oder älter als fünf Minuten ist, und führt nichts doppelt aus, wenn derselbe Aufruf erneut eintrifft. Jede Änderung erscheint im Vollständigen Protokoll als eigener Lauf, markiert mit Webhook. Siehe BambooHR: Webhooks.

Zeitplan und Sync-Verlauf

Nach der ersten Synchronisierung läuft Polzy von selbst, in der gewählten Häufigkeit, plus oder minus ein paar Minuten. Die Zeile unter dem Namen BambooHR zeigt, wann zuletzt synchronisiert wurde, wie oft das geschieht und wie viele Personen und Gruppen übernommen wurden. Sync-Verlauf listet die letzten fünf Läufe — Erfolgreich, Teilweise (manche Personen wurden übersprungen oder sind fehlgeschlagen), Fehlgeschlagen oder Vorschau — und Vollständiges Protokoll öffnet jeden Lauf mit jeder Änderung, die er vorgenommen hat.

Schlägt eine Synchronisierung fehl, versucht Polzy es später erneut und wartet jedes Mal länger. Nach drei Fehlschlägen in Folge, oder sofort, wenn BambooHR den Schlüssel ablehnt, zeigt die Quelle Erfordert Aufmerksamkeit, und die Admins werden benachrichtigt. Jetzt synchronisieren funktioniert wieder, sobald die Quelle verbunden ist: Korrigieren Sie den Schlüssel unter Einstellungen und speichern Sie.

Wenn jemand ausscheidet

• In BambooHR ausgeschieden. Wer ein Austrittsdatum oder den Status Terminated hat, wird bei der nächsten Synchronisierung deaktiviert, mit Webhook sofort. Deaktivierte Personen erhalten keine Umfragen und belegen keinen Platz; ihre bisherigen Antworten bleiben erhalten.
• Aus BambooHR verschwunden. Mit eingeschaltetem Ausgeschiedene Mitarbeiter deaktivieren wird auch deaktiviert, wer in BambooHR gar nicht mehr vorkommt.
• In Polzy gesperrt. Wen ein Admin in Polzy gesperrt hat, bleibt gesperrt, was auch immer BambooHR sagt.

Eine Synchronisierung löscht niemanden.

Fehlerbehebung

Gut zu wissen

• Mitglieder, keine Kontakte. Alle aus BambooHR sind Mitglieder: Sie können sich anmelden und belegen jeweils einen Platz. Eine Synchronisierung, die Ihre Plätze überschreiten würde, übernimmt, wer hineinpasst, hält dort an und informiert die Admins — siehe Nutzung und Limits.
• Der Webhook ist optional. Geplante Synchronisierungen laufen mit oder ohne ihn weiter und holen nach, was ein Webhook verpasst hat.
• Trennen oder entfernen. Unter Einstellungen beendet Trennen die Synchronisierung und behält Einstellungen und Verlauf, sodass Sie später wieder verbinden können; Entfernen löscht die Verbindung. In beiden Fällen bleiben die bereits synchronisierten Personen in Polzy und werden nicht mehr aktualisiert.
• Hilfe nötig? Der Link Polzy fragen im Verbindungsbereich erklärt, wo Sie jeden Wert in BambooHR finden.

Nützliche Links

• BambooHR: Getting started with the API — einen API-Schlüssel anlegen und Ihre Subdomain finden.
• BambooHR: Webhooks — wie BambooHR Änderungen sendet und signiert.
• Personen und Kontakte — Felder, Gruppen und Mitglieder.