Antworten an eine Notion-Datenbank senden
Legen Sie für jede Antwort, die eine Kampagne erhält, eine Seite in einer Notion-Datenbank an – oder per Workflow-Schritt. Verbinden Sie Notion einmal mit einem Token, teilen Sie die Datenbank und wählen Sie sie je Kampagne.
Auf dieser Seite
Mit verbundenem Notion wird jede Antwort, die eine Kampagne erhält, zu einer Seite in einer Notion-Datenbank Ihrer Wahl: der Titel der Umfrage als Seitentitel, die Antworten in den Eigenschaften, die Sie angelegt haben, oder auf der Seite selbst. Auch ein Workflow kann Seiten anlegen. Am Ende dieser Anleitung ist Notion mit Ihrem Arbeitsbereich verbunden, eine Datenbank damit geteilt, und eine Kampagne füllt sie.
Notion ist im Tarif Business enthalten. Nur ein Admin kann es verbinden und festlegen, wohin die Antworten einer Kampagne gehen.
Bevor Sie beginnen
Sie brauchen:
- Einen Arbeitsbereich im Tarif Business und darin die Rolle Admin.
- Integrationen für den Arbeitsbereich eingeschaltet, unter Einstellungen → Allgemein → Was dieser Arbeitsbereich leistet.
- Workspace Owner in Notion zu sein, oder jemanden, der es ist: Nur sie können die Verbindung anlegen, die Polzy nutzt.
- Die Notion-Datenbank, in die die Antworten sollen. Legen Sie die unter Was jede Seite enthält beschriebenen Eigenschaften vor der ersten Antwort an, damit sie von Anfang an gefüllt werden.
Eine Verbindung in Notion anlegen
Polzy erreicht Notion über eine interne Verbindung Ihres Notion-Workspace – im Formular von Polzy interne Integration genannt – und deren Token.
- Legen Sie im Entwicklerportal von Notion eine neue interne Verbindung für Ihren Workspace an und nennen Sie sie Polzy.
- Erlauben Sie ihr auf dem Tab Configuration, Inhalte zu lesen und einzufügen.
- Kopieren Sie auf demselben Tab ihr Token. Es beginnt meist mit
ntn_. - Teilen Sie die Datenbank mit ihr: Öffnen Sie die Datenbank in Notion, wählen Sie oben rechts das Menü •••, dann Connections, und fügen Sie Ihre Polzy-Verbindung hinzu. Wer eine Seite teilt, teilt auch jede Seite und Datenbank darin.
Notion erklärt jeden Schritt in Notion: Internal connections und das Teilen in Notion: Add & manage connections in Notion.
Eine neue Verbindung sieht nichts, bis eine Seite oder Datenbank mit ihr geteilt ist. Dieser Schritt wird am häufigsten vergessen.
Notion mit Polzy verbinden
- Öffnen Sie in der Seitenleiste unter Automatisieren die Seite Integrationen und wählen Sie den Tab Verfügbar.
- Suchen Sie Notion und wählen Sie Verbinden.
- Fügen Sie das Token bei Token der internen Integration ein.
- Wählen Sie Verbindung testen. Polzy antwortet Connected to Notion.
- Wählen Sie Verbinden.
Das Token wird verschlüsselt gespeichert. Polzy prüft es beim Verbinden erneut – ein falsches Token ergibt also nie eine Verbindung, die vorgibt zu funktionieren.
Die Datenbank einer Kampagne wählen
- Öffnen Sie Kampagnen, dann die Kampagne und ihren Tab Integrationen.
- Suchen Sie unter Verbindung hinzufügen Notion und wählen Sie Verbinden. Steht auf der Schaltfläche Einrichten, ist Notion noch nicht mit dem Arbeitsbereich verbunden.
- Wählen Sie unter Datenbank die Datenbank. Nur Datenbanken, die mit Ihrer Notion-Verbindung geteilt sind, werden aufgeführt. Ist keine geteilt, wird die Liste zu einem Feld, in das Sie die ID einer Datenbank einfügen können.
- Wählen Sie Änderungen speichern.
Notion erscheint dann unter Mit dieser Kampagne verbunden, mit dem Schalter zum Pausieren, Konfiguration bearbeiten zur Wahl einer anderen Datenbank, Trennen und der Zahl der gesendeten Antworten. Jede Kampagne wählt ihre eigene Datenbank.
Was jede Seite enthält
Polzy füllt nur Eigenschaften, die Ihre Datenbank bereits hat, erkannt an ihrem genauen Namen und Typ:
| Eigenschaft in Ihrer Datenbank | Was Polzy schreibt |
|---|---|
| Die Titeleigenschaft, wie immer sie heißt | Den Titel der Umfrage. |
| Response ID, eine Eigenschaft vom Typ Text | Die ID der Antwort in Polzy. Bei einer anonymen Antwort nicht gefüllt. |
| Submitted, eine Eigenschaft vom Typ Date | Wann die Antwort abgeschlossen wurde. Bei einer anonymen Antwort nur der Tag. |
| Email, eine Eigenschaft vom Typ Email oder Text | Die E-Mail-Adresse der antwortenden Person. Bei einer anonymen Antwort nicht gefüllt. |
| Score, eine Eigenschaft vom Typ Number | Den Gesamtscore, falls er beim Anlegen der Seite schon berechnet war. |
| Eine Text-Eigenschaft, die genau wie eine Frage heißt | Die Antwort auf diese Frage. |
| Alles andere | Jede Antwort ohne eigene Eigenschaft kommt auf die Seite selbst, eine Zeile je Frage, bis zu 2.000 Zeichen. |
- Nichts wird geraten. Eine Eigenschaft mit anderem Namen oder Typ bleibt unberührt – eine Spalte für Ihre eigenen Notizen ist also sicher.
- Änderungen greifen innerhalb von fünf Minuten. Polzy liest die Eigenschaften der Datenbank höchstens alle fünf Minuten, um innerhalb des Notion-Limits von drei Anfragen pro Sekunde zu bleiben.
- Die Seite ist die Antwort. Seiten werden angelegt, nie geändert: Wer sie in Notion bearbeitet, ändert nichts in Polzy.
Anonyme Antworten und Datenschutz
Eine anonyme Antwort wird zu einer Seite mit ihrem Inhalt, ihrem Score und dem Tag, an dem sie gegeben wurde – ohne ID, ohne E-Mail-Adresse, ohne Uhrzeit und ohne Felder der Person. Polzy wartet bei jeder Antwort auf die Sicherheitsprüfung, bis zu 10 Minuten, bevor es sie sendet; eine zur Sicherheitsprüfung zurückgehaltene Antwort kommt als Platzhaltertext an. Die Mindestgruppengröße gilt für gruppierte Ergebnisse, nicht für einzelne Antworten: Jede Antwort wird zu einer Seite, wie wenige es auch sind. Legen Sie entsprechend fest, wer die Datenbank in Notion öffnen darf.
Eine Seite aus einem Workflow anlegen
- Öffnen Sie Workflows und den Workflow, oder legen Sie einen neuen an.
- Ziehen Sie unter Connectors in Installierte Schritte den Schritt Seite anlegen · Notion auf die Arbeitsfläche.
- Wählen Sie die Datenbank bei Datenbank-ID – die Liste zeigt die Datenbanken, die mit der Verbindung geteilt sind.
- Füllen Sie Seitentitel aus und bei Bedarf Inhalt. Tippen Sie
{{, um Werte aus dem Lauf einzufügen, etwa den Titel der Umfrage oder das, was jemand geschrieben hat.
Der Schritt schreibt den Titel in die Titeleigenschaft der Datenbank und den Inhalt als Absatz auf die Seite. Er gibt die ID der Seite als {{connector.pageId}} und ihre Adresse als {{connector.url}} weiter, damit ein späterer Schritt – etwa eine Slack-Nachricht – darauf verlinken kann.
Testen
- Öffnen Sie unter Integrationen Notion, wählen Sie Konfigurieren und dann Verbindung testen.
- Beantworten Sie die Umfrage der Kampagne, oder warten Sie auf die erste Antwort. Die Seite erscheint nach etwa einer Minute – bis zu 10 Minuten, wenn Freitext noch auf Sicherheit geprüft wird.
- Die Seite von Notion in Polzy listet jede Übermittlung unter Aktivität, mit Erfolgreich oder Fehlgeschlagen und den Worten von Notion.
Fehlerbehebung
- API token is invalid. Das Token wurde unvollständig kopiert, oder es wurde in Notion erneuert oder gelöscht. Kopieren Sie es erneut vom Tab Configuration der Verbindung.
- Die Liste Datenbank ist leer oder ein einfaches Feld. Keine Datenbank ist mit der Verbindung geteilt. Teilen Sie sie in Notion: ••• → Connections.
- Could not find database with ID (unter Aktivität). Die Datenbank wurde gelöscht oder ist nicht mehr mit der Verbindung geteilt. Teilen Sie sie erneut: Die nächsten Antworten kommen an; die fehlgeschlagenen werden nicht erneut gesendet.
- Erfordert Aufmerksamkeit, mit Der Zugriff wurde beim Anbieter entzogen. Notion hat das Token abgelehnt, oder die Verbindung darf keine Inhalte lesen oder einfügen. Prüfen Sie ihre Berechtigungen auf ihrem Tab Configuration in Notion, wählen Sie dann in der Zeile von Notion unter Integrationen Erneut verbinden, fügen Sie ein gültiges Token ein und wählen Sie Speichern.
- Notion is not connected for this workspace (unter Aktivität). Die Kampagne hat keine Datenbank gewählt. Wählen Sie eine über Konfiguration bearbeiten.
- Eine Antwort landet auf der Seite statt in einer Eigenschaft. Keine Text-Eigenschaft heißt genau wie die Frage. Benennen Sie die Eigenschaft oder die Frage um – die Änderung gilt ab der nächsten Antwort.
- Response ID oder Score bleibt leer. Die Eigenschaft muss genau diesen Namen und den Typ aus der Tabelle oben haben. Score ist auch leer, wenn die Bewertung erst nach dem Anlegen der Seite fertig war.
Antworten, die eingehen, während eine Verbindung Aufmerksamkeit erfordert, bevor Sie die Datenbank gewählt haben oder während der Schalter aus war, werden später nicht gesendet. Exportieren Sie sie stattdessen über Antworten der Umfrage.
Gut zu wissen
- Löscht das Löschen einer Antwort in Polzy auch die Seite? Nein. Löschen Sie die Seite auch in Notion.
- Werden unvollständige Antworten gesendet? Nein. Nur abgeschlossene Antworten, jede einmal; eine fehlgeschlagene Übermittlung wird insgesamt dreimal versucht.
- Wer sieht die Seiten? Alle mit Zugriff auf die Datenbank in Notion. Die Rollen von Polzy reichen nicht in Notion hinein.
- Wie beende ich es? Nutzen Sie für eine Kampagne ihren Schalter oder Trennen. Für den Arbeitsbereich öffnen Sie Notion unter Integrationen, wählen Konfigurieren und dann Trennen oder Entfernen. In Notion stoppt Polzy sofort, wenn Sie die Verbindung von der Datenbank entfernen.
Nützliche Links
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