Mensen synchroniseren vanuit Workday
Laat je Workday-beheerder een aangepast rapport als webservice publiceren, koppel het met een integration system user, en Polzy houdt je leden ermee bij.
Op deze pagina
Polzy leest Workday via één aangepast rapport dat je Workday-beheerder bouwt en als webservice publiceert — vaak Report as a Service of RaaS genoemd. Elke rij in het rapport is één persoon. Nieuwe rijen worden lid van je werkruimte, wijzigingen komen bij de volgende synchronisatie mee, en wie in het rapport als inactief staat, krijgt geen enquêtes meer. Jij kiest de kolommen van het rapport, dus jij bepaalt precies wat Polzy kan lezen.
Deelnemers synchroniseren zit in Team en hoger, en alleen beheerders van de werkruimte kunnen een bron koppelen. Polzy leest alleen het rapport: het schrijft nooit iets naar Workday.
Voordat je begint
Je hebt nodig:
- Beheerder zijn van de Polzy-werkruimte, op Team of hoger, met Deelnemers synchroniseren ingeschakeld onder Instellingen → Algemeen → Wat deze werkruimte doet.
- Een Workday-beheerder die een integration system user, een beveiligingsgroep en een aangepast rapport kan aanmaken. De eigen documentatie van Workday voor deze taken staat op Workday Community, achter je Workday-aanmelding.
- De velden waarop je resultaten wilt groeperen, zoals Afdeling of Locatie, al toegevoegd in Polzy.
Een werkruimte synchroniseert uit één bron tegelijk. Is er al een andere bron gekoppeld, koppel die dan eerst los. Levert je organisatie mensen aan via SCIM, dan kan er helemaal geen bron worden gekoppeld — zie SCIM.
Het rapport bouwen in Workday
Dit deel doet je Workday-beheerder.
- Maak een integration system user aan voor Polzy (de taak Create Integration System User), met een sterk wachtwoord dat niet ongemerkt verloopt.
- Zet die gebruiker in een integration system security group die de medewerkers en velden van het rapport mag zien.
- Maak een aangepast rapport van medewerkers (workers) met Advanced als type, en vink Enable As Web Service aan.
- Voeg één kolom per veld toe, met de namen die Polzy verwacht:
Email,First_Name,Last_Name,Employee_ID,Active,Manager_Email,Department,Business_TitleenLocation. Andere namen werken ook; die koppel je dan in Polzy. - Neem ook recent vertrokken medewerkers op, met
Activeop 0, zodat Polzy weet dat ze weg zijn. - Deel het rapport met de integration system user.
- Kies in de acties van het rapport Web Service → View URLs en kopieer het JSON-adres. Dat ziet eruit als
https://wd2-impl-services1.workday.com/ccx/service/customreport2/acme/ISU_Polzy/Polzy_Workers.
Test eerst in je implementatietenant: elk Workday-rapport hoort bij één tenant, en een rapport dat je daar hebt gebouwd, moet in productie opnieuw worden gebouwd.
Workday koppelen in Polzy
- Open Contacten → Synchronisatie en velden.
- Zoek Workday onder Beschikbare bronnen en kies Verbinden. Er opent een paneel met drie stappen: Verbinding, Synchronisatie-instellingen en Veldkoppeling.
- Plak het adres van het rapport in URL van de rapportwebservice en vul de naam en het wachtwoord van de integration system user in bij API-gebruikersnaam en API-wachtwoord.
- Kies Verbinding testen. Polzy leest het rapport: Connected. The report returned data. betekent dat alles werkt; Connected, but the report returned no rows. betekent dat de gebruiker geen enkele medewerker kan zien.
- Kies Volgende, controleer de synchronisatie-instellingen (zie hieronder) en kies nog eens Volgende.
- Houd bij Veldkoppeling de standaardkoppeling aan of zet Aangepaste veldkoppeling aan (zie hieronder), en kies dan Verbinden.
Polzy vraagt het rapport op als JSON, dus het adres werkt met of zonder ?format=json aan het eind. Het wachtwoord wordt versleuteld opgeslagen en alleen gebruikt om het rapport te lezen.
Synchronisatie-instellingen
| Instelling | Wat het doet | Standaard |
|---|---|---|
| Synchronisatiefrequentie | Hoe vaak Polzy het rapport leest: elk uur, elke 4 uur, twee keer per dag of dagelijks. Workday beperkt hoe vaak de webservices worden aangeroepen, dus elke 4 uur of dagelijks werkt het best. | Elke 4 uur |
| Vertrokken medewerkers uitschakelen | Bedoeld voor mensen die uit het rapport verdwijnen. Voor Workday heeft het nu geen effect: zie Als iemand vertrekt. | Aan |
| Uitnodigingsmails versturen | Nieuwe leden met een e-mailadres krijgen een uitnodiging om zich bij Polzy aan te melden. | Aan |
| Standaardrol | De rol die nieuwe leden krijgen: Kijker, Redacteur of Beheerder. Geldt alleen voor mensen die de synchronisatie aanmaakt. | Kijker |
| Contactgegevens ophalen, Organisatiegegevens ophalen en Dienstverbandgegevens ophalen | Geen effect: alles wat Polzy leest, komt uit de kolommen van het rapport. | Aan |
| Ruwe gegevens opslaan | Bewaart bij elke persoon in Polzy een kopie van de rij zoals Workday die stuurde. Laat dit uit tenzij je een koppeling aan het uitzoeken bent: het bewaart meer persoonsgegevens dan nodig. | Uit |
De velden koppelen
De standaardkoppeling leest de kolomnamen uit stap 4 hierboven:
| Polzy-veld | Kolom in het rapport |
|---|---|
Email | |
| Voornaam, achternaam | First_Name, Last_Name |
| Personeelsnummer | Employee_ID |
| Actieve status | Active |
| Leidinggevende | Manager_Email |
| Afdeling, functie, vestiging | Department, Business_Title, Location |
Geeft je rapport de kolommen andere namen, zet dan Aangepaste veldkoppeling aan en kies voor elk veld de juiste kolom. Elke rij heeft ook een waarde bij Indien leeg, gebruik, die wordt ingevuld als het rapport voor die persoon niets heeft — een waarde die het rapport wél stuurt, wordt nooit overschreven.
Goed om te weten:
- Echte voorbeelden. Bij het eerste koppelen toont de lijst de standaard kolomnamen. Kies na het koppelen Instellingen op Synchronisatie en velden en open Veldkoppeling opnieuw: de lijst komt dan uit de eerste rijen van je rapport, elk met een Voorbeeld, zodat je de echte kolomnamen ziet.
- Alleen velden van je werkruimte worden gevuld. Afdeling of vestiging worden alleen bewaard als je werkruimte een veld met die naam heeft. Voeg er een toe met Veld toevoegen op Synchronisatie en velden en koppel het daarna.
- Groepen. Wil je resultaten op een veld vergelijken, maak er dan een Lijst-veld van en zet Groepen ernaast aan in de tabel Veldkoppeling.
- Leidinggevenden. De leidinggevende wordt gekoppeld als iemand in Polzy dat e-mailadres heeft. Staat die er nog niet in, dan wordt de koppeling bij een latere synchronisatie gelegd. Daarvoor moet Rapportagelijnen in de werkruimte aan staan.
Vooraf bekijken en de eerste synchronisatie uitvoeren
- Kies op Synchronisatie en velden onder Synchronisatiegeschiedenis de optie Synchronisatie vooraf bekijken. Polzy rekent uit wat een synchronisatie zou toevoegen, bijwerken en deactiveren, zonder iets te wijzigen, en opent het logboek waar het resultaat als Voorbeeld verschijnt.
- Bekijk het voorbeeld. Kloppen namen, e-mailadressen of afdelingen niet, pas dan het rapport of de koppeling aan en bekijk het opnieuw.
- Kies Nu synchroniseren. Het resultaat verschijnt in Synchronisatiegeschiedenis.
Mensen uit Workday worden op e-mailadres gekoppeld aan mensen die al in Polzy staan. Iemand die je al met de hand had uitgenodigd, wordt dus bijgewerkt in plaats van dubbel toegevoegd.
Schema en synchronisatiegeschiedenis
Na de eerste synchronisatie draait Polzy vanzelf, met de frequentie die je hebt gekozen, plus of min een paar minuten. Workday biedt hier geen webhooks, dus wijzigingen komen bij de volgende synchronisatie binnen, of wanneer je Nu synchroniseren kiest. Synchronisatiegeschiedenis toont de laatste vijf runs — Gelukt, Gedeeltelijk (sommige mensen zijn overgeslagen of mislukt), Mislukt of Voorbeeld — en Volledig logboek opent elke run, met elke wijziging die hij heeft gedaan.
Mislukt een synchronisatie, dan probeert Polzy het later opnieuw en wacht het steeds langer. Na drie mislukkingen op rij staat bij de bron Vereist aandacht en krijgen beheerders bericht. Nu synchroniseren werkt weer zodra de bron verbonden is: herstel de gegevens onder Instellingen en sla op.
Als iemand vertrekt
- Als inactief gemarkeerd in het rapport. Iemand bij wie de kolom
Active0, false, inactive of terminated zegt, wordt bij de volgende synchronisatie gedeactiveerd; een lege waarde telt als actief. Gedeactiveerde mensen krijgen geen enquêtes en gebruiken geen plek; hun eerdere antwoorden blijven bewaard. - Verdwenen uit het rapport. Iemand die gewoon niet meer in het rapport voorkomt, wordt nu niet gedeactiveerd. Houd vertrokken medewerkers in het rapport, met
Activeop 0, zolang ze in Polzy nog actief zouden kunnen zijn. - Geblokkeerd in Polzy. Iemand die een beheerder in Polzy heeft geblokkeerd, blijft geblokkeerd, wat het rapport ook zegt.
Een synchronisatie verwijdert nooit iemand.
Problemen oplossen
| Wat je ziet | Waarom | Wat je doet |
|---|---|---|
| Tenant Name is required; Environment is required als je Verbinden kiest | De Workday-koppeling van Polzy controleert nog op twee velden die het formulier niet meer toont. Dat is een fout aan onze kant, niet in jouw waarden. | Neem contact op met de support van Polzy; de koppeling kan pas worden opgeslagen als dit is opgelost. |
| Failed to read the Workday report: Workday API error: … | Het adres klopt niet, het wachtwoord van de gebruiker is gewijzigd of verlopen, of de gebruiker mag het rapport niet draaien. | Open het adres in een browser, aangemeld als de integration system user, en los op wat Workday meldt. |
| Connected, but the report returned no rows. | De beveiligingsgroep van de gebruiker ziet geen enkele medewerker, of het filter van het rapport laat niemand over. | Verruim de beveiligingsgroep of het filter van het rapport. |
| Mensen worden overgeslagen | Een rij heeft geen e-mailadres en geen telefoonnummer. | Voeg een kolom Email toe, of koppel de kolom waarin het staat. |
| N personen zijn niet geïmporteerd: het abonnement heeft geen plekken meer voor hen. | Elk lid gebruikt een plek, en het abonnement is vol. | Maak plekken vrij of kies een ander abonnement, en kies dan Nu synchroniseren. |
| … importeert al mensen. Koppel die eerst los voordat je een andere bron verbindt. | Een werkruimte synchroniseert uit één bron tegelijk, en er is al een andere gekoppeld. | Open de Instellingen van die bron en kies eerst Loskoppelen. |
Goed om te weten
- Leden, geen contacten. Iedereen uit Workday is lid: ze kunnen zich aanmelden en gebruiken elk een plek. Een synchronisatie die boven je aantal plekken uitkomt, importeert wie past, stopt daar en laat het beheerders weten — zie Gebruik en limieten.
- Jij houdt de regie over de gegevens. Polzy kan alleen lezen wat het rapport laat zien. Laat elke kolom weg die je niet in Polzy wilt hebben.
- Loskoppelen of verwijderen. Onder Instellingen stopt Loskoppelen de synchronisatie en blijven de instellingen en de geschiedenis bewaard, zodat je later opnieuw kunt verbinden; Verwijderen wist de koppeling. In beide gevallen blijven de al gesynchroniseerde mensen in Polzy staan en worden ze niet meer bijgewerkt.
- Hulp nodig? De link Vraag het Polzy in het koppelpaneel legt uit waar elke waarde vandaan komt.
Handige links
- De handleidingen van Workday over integration system users en reports as a service staan op Workday Community, waarvoor je je Workday-aanmelding nodig hebt; er is geen openbare pagina die ze behandelt.
- Mensen en contacten — velden, groepen en leden.
Gerelateerde artikelen
Ingelogde leden kunnen het Polzy vragen of het team een bericht sturen via Support. Hoe snel we antwoorden, hangt af van je abonnement.