Mensen synchroniseren vanuit Microsoft Entra ID

Koppel Microsoft Entra ID als bron van deelnemers en Polzy leest de gebruikers in je directory via Microsoft Graph, volgens een vast schema. Nieuwe gebruikers worden lid van deze werkruimte, met hun functie, afdeling, vestiging en leidinggevende; wijzigingen komen bij de volgende synchronisatie mee; en accounts die je uitschakelt of verwijdert krijgen geen enquêtes meer.

Synchronisatie, SCIM of single sign-on?

Polzy koppelt op drie manieren met Microsoft Entra ID, voor drie verschillende taken:

• Directorysynchronisatie (dit artikel). Polzy leest gebruikers volgens schema uit Entra ID in één werkruimte, met de attributen waarop je resultaten groepeert — afdeling, vestiging, functie, leidinggevende. Team en hoger, ingesteld door een beheerder van de werkruimte.
• SCIM-provisioning. Entra ID stuurt leden naar je organisatie op het moment dat ze veranderen, en plaatst ze per groep in werkruimtes. Enterprise, ingesteld door de eigenaar — zie SCIM.
• Single sign-on. Mensen melden zich bij Polzy aan met hun Microsoft-account in plaats van een wachtwoord. Dat bepaalt hoe mensen zich aanmelden, niet wie er in een werkruimte zit. Enterprise, ingesteld door de eigenaar — zie Single sign-on.

Single sign-on werkt samen met elk van de andere twee. Directorysynchronisatie en SCIM kunnen niet in dezelfde organisatie draaien: zolang die een SCIM-token heeft, kan geen enkele werkruimte een bron koppelen.

Voordat je begint

Je hebt nodig:

• Beheerder zijn van de Polzy-werkruimte, op Team of hoger, met Deelnemers synchroniseren ingeschakeld onder Instellingen → Algemeen → Wat deze werkruimte doet.
• In Microsoft Entra ID een rol waarmee je applicaties mag registreren, en iemand die beheerderstoestemming mag geven, zoals een Cloud Application Administrator.
• De velden waarop je resultaten wilt groeperen, zoals Afdeling of Vestiging, al toegevoegd in Polzy.

Een werkruimte synchroniseert uit één bron tegelijk. Is er al een andere bron gekoppeld, koppel die dan eerst los.

Een app registreren in Microsoft Entra ID

1. Ga in het Microsoft Entra-beheercentrum naar Entra ID → App registrations en kies New registration.
2. Noem de app Polzy, kies Single tenant only onder Supported account types en kies Register. Een omleidingsadres is niet nodig.
3. Kopieer op de Overview van de app de Application (client) ID en de Directory (tenant) ID.
4. Open API permissions, kies Add a permission → Microsoft Graph → Application permissions, selecteer User.Read.All en kies Add permissions.
5. Kies Grant admin consent for je organisatie en bevestig. De status van de machtiging verandert in verleend.
6. Open Certificates & secrets → Client secrets → New client secret. Geef het een omschrijving en een vervaldatum en kies Add.
7. Kopieer meteen de Value van het geheim — niet de Secret ID. Microsoft toont het nooit meer.

Een geheim is maximaal twee jaar geldig. Zet een herinnering in je agenda, een paar weken voordat het verloopt: zodra dat gebeurt, stopt de synchronisatie tot je een nieuw geheim plakt. Zie Microsoft: Register an application, Microsoft: Add an application permission and grant admin consent en Microsoft: Add a client secret.

Entra ID koppelen in Polzy

1. Open Contacten → Synchronisatie en velden.
2. Zoek Microsoft Entra ID onder Beschikbare bronnen en kies Verbinden. Er opent een paneel met drie stappen: Verbinding, Synchronisatie-instellingen en Veldkoppeling.
3. Plak de Tenant ID (de directory-ID), de Application (Client) ID en de waarde van het Client Secret.
4. Kies Verbinding testen. Een melding die begint met Successfully connected to Entra ID betekent dat Polzy je directory kon lezen.
5. Kies Volgende, controleer de synchronisatie-instellingen (zie hieronder) en kies nog eens Volgende.
6. Houd bij Veldkoppeling de standaardkoppeling aan of zet Aangepaste veldkoppeling aan (zie hieronder), en kies dan Verbinden.

Personensynchronisatie

Microsoft Entra ID koppelen

Sleutels worden versleuteld en alleen namens jou gebruikt.

3 van 3 verplicht

VerbindingSynchronisatie-instellingenVeldkoppeling

Tenant IDVerplicht

Application (Client) IDVerplicht

Client SecretVerplicht

Versleuteld opgeslagenAnnulerenVerbinding testenVolgende

Het geheim wordt versleuteld opgeslagen en alleen gebruikt om je directory te lezen. Polzy controleert het opnieuw wanneer je Verbinden kiest: weigert Microsoft het, dan wordt er niets opgeslagen.

Synchronisatie-instellingen

Een filter dat je zelf schrijft, vervangt het filter dat gasten weglaat. Wil je gasten blijven weglaten, voeg dat dan zelf toe: userType eq 'Member' and department eq 'Sales'. Polzy stuurt het filter ongewijzigd door, dus gebruik de eenvoudige filters die Microsoft Graph op gebruikers accepteert zonder geavanceerde query's, zoals eq, in en startswith. Zie Microsoft: Use the $filter query parameter.

De velden koppelen

De standaardkoppeling vult:

Melden je mensen zich aan met een naam die niet hun e-mailadres is, zet dan Aangepaste veldkoppeling aan en koppel E-mail aan mail. Elke rij heeft ook een waarde bij Indien leeg, gebruik, die wordt ingevuld als Entra ID voor die persoon niets heeft — een waarde die het wél stuurt, wordt nooit overschreven. Polzy leest deze attributen van elke gebruiker: userPrincipalName, mail, givenName, surname, displayName, jobTitle, department, officeLocation, mobilePhone, employeeId, accountEnabled en de leidinggevende.

Personensynchronisatie

Microsoft Entra ID koppelen

Sleutels worden versleuteld en alleen namens jou gebruikt.

VerbindingSynchronisatie-instellingenVeldkoppeling

Aangepaste veldkoppeling

Aangepaste koppeling actief Kies welk veld uit je HR-systeem elk deelnemersveld vult.

Kernvelden

DeelnemersveldUit de bronIndien leeg, gebruik

E-mailVerplicht

Voorbeeld: anouk@acme.com, rahul@acme.com

VoornaamVerplicht

Voorbeeld: Anouk, Rahul

AchternaamVerplicht

Voorbeeld: Jansen, Mehta

Werkruimtevelden

DeelnemersveldUit de bronIndien leeg, gebruik

Afdeling

Voorbeeld: Verkoop, Operations

Versleuteld opgeslagenTerugVerbinden

Goed om te weten:

• Alleen velden van je werkruimte worden gevuld. Afdeling of vestiging worden alleen bewaard als je werkruimte een veld met die naam heeft. Voeg er een toe met Veld toevoegen op Synchronisatie en velden en koppel het daarna.
• Groepen. Wil je resultaten op een veld vergelijken, maak er dan een Lijst-veld van en zet Groepen ernaast aan in de tabel Veldkoppeling. Waarden uit Entra ID worden gekoppeld aan de opties van het veld.
• Echte voorbeelden. Kies na het koppelen Instellingen op Synchronisatie en velden en open Veldkoppeling opnieuw: de lijst komt dan uit vijf echte gebruikers, elk met een Voorbeeld.
• Leidinggevenden. De leidinggevende wordt gekoppeld als die ook in Polzy staat. Staat die er nog niet in, dan wordt de koppeling bij een latere synchronisatie gelegd. Daarvoor moet Rapportagelijnen in de werkruimte aan staan.

Vooraf bekijken en de eerste synchronisatie uitvoeren

1. Kies op Synchronisatie en velden onder Synchronisatiegeschiedenis de optie Synchronisatie vooraf bekijken. Polzy rekent uit wat een synchronisatie zou toevoegen, bijwerken en deactiveren, zonder iets te wijzigen, en opent het logboek waar het resultaat als Voorbeeld verschijnt.
2. Bekijk het voorbeeld. Zouden de verkeerde mensen binnenkomen, pas dan de Filterquery aan onder Instellingen en bekijk het opnieuw.
3. Kies Nu synchroniseren. Het resultaat verschijnt in Synchronisatiegeschiedenis.

Synchronisatie en velden

Microsoft Entra IDVerbondenLaatste synchronisatie 5 minuten geleden · draait elk uur · 431 mensen · 16 groepenInstellingenNu synchroniseren

SynchronisatiegeschiedenisSynchronisatie vooraf bekijken

Vandaag, 09:12Gelukt2 toegevoegd · 5 bijgewerkt

Vandaag, 08:10Gedeeltelijk1 bijgewerkt · 3 overgeslagen

Gisteren, 16:40Voorbeeld431 toegevoegd

Mensen worden herkend aan hun object-ID in Entra ID en daarna aan hun e-mailadres. Iemand die je al met de hand had uitgenodigd, wordt dus bijgewerkt in plaats van dubbel toegevoegd.

Schema en synchronisatiegeschiedenis

Na de eerste synchronisatie draait Polzy vanzelf, met de frequentie die je hebt gekozen, plus of min een paar minuten. Vraagt Microsoft Polzy om rustiger aan te doen, dan wacht het zo lang als gevraagd en gaat het verder. Synchronisatiegeschiedenis toont de laatste vijf runs — Gelukt, Gedeeltelijk (sommige mensen zijn overgeslagen of mislukt), Mislukt of Voorbeeld — en Volledig logboek opent elke run, met elke wijziging die hij heeft gedaan.

Mislukt een synchronisatie, dan probeert Polzy het later opnieuw en wacht het steeds langer. Na drie mislukkingen op rij, of meteen als Microsoft de gegevens weigert — een verlopen geheim, of ingetrokken toestemming — staat bij de bron Vereist aandacht en krijgen beheerders bericht. Nu synchroniseren werkt weer zodra de bron verbonden is: plak een nieuw geheim onder Instellingen en sla op.

Als iemand vertrekt

• Account uitgeschakeld. Een gebruiker wiens account in Entra ID is uitgeschakeld, wordt bij de volgende synchronisatie gedeactiveerd. Gedeactiveerde mensen krijgen geen enquêtes en gebruiken geen plek; hun eerdere antwoorden blijven bewaard.
• Verwijderd, of buiten het filter. Met Verwijderde gebruikers uitschakelen aan wordt ook iemand gedeactiveerd die niet meer voorkomt in wat Polzy leest — verwijderd, of niet meer passend bij je filter.
• Geblokkeerd in Polzy. Iemand die een beheerder in Polzy heeft geblokkeerd, blijft geblokkeerd, wat Entra ID ook zegt.

Een synchronisatie verwijdert nooit iemand.

Problemen oplossen

Goed om te weten

• Leden, geen contacten. Iedereen uit Entra ID is lid: ze kunnen zich aanmelden en gebruiken elk een plek. Een synchronisatie die boven je aantal plekken uitkomt, importeert wie past, stopt daar en laat het beheerders weten — zie Gebruik en limieten.
• Geen directe updates. Wijzigingen komen bij de volgende geplande synchronisatie binnen, of wanneer je Nu synchroniseren kiest. Wil je wijzigingen op het moment dat ze gebeuren, gebruik dan SCIM.
• Loskoppelen of verwijderen. Onder Instellingen stopt Loskoppelen de synchronisatie en blijven de instellingen en de geschiedenis bewaard, zodat je later opnieuw kunt verbinden; Verwijderen wist de koppeling. In beide gevallen blijven de al gesynchroniseerde mensen in Polzy staan en worden ze niet meer bijgewerkt.
• Hulp nodig? De link Vraag het Polzy in het koppelpaneel legt uit waar je elke waarde in het Microsoft Entra-beheercentrum vindt.

Handige links

• Microsoft: Register an application — de app-registratie, en waar de ID's staan.
• Microsoft: Add an application permission and grant admin consent — User.Read.All en de knop voor toestemming.
• Microsoft: Add a client secret — het geheim aanmaken en de waarde kopiëren.
• Microsoft: Find your tenant ID — als je de tenant-ID nog eens nodig hebt.
• Microsoft: Use the $filter query parameter — een filterquery schrijven.