E-mail versturen vanaf je eigen domein met Mailgun

Standaard verstuurt Polzy e-mail vanaf een eigen, gedeeld account. Koppel je Mailgun-account en alle e-mail die deze werkruimte aan deelnemers stuurt — uitnodigingen en herinneringen van campagnes, bedank- en evenementmails, workflowmails en antwoorden in een gesprek — gaat via Mailgun, vanaf een adres op je eigen domein. Mensen zien een afzender die ze herkennen, en de reputatie van je domein is helemaal van jou.

Voordat je begint

Je hebt nodig:

• Een werkruimte in Team of hoger, en de rol Beheerder daarin.
• Een Mailgun-account waarmee je een domein mag toevoegen en een API-sleutel mag aanmaken.
• Toegang tot de DNS van je domein, om de records toe te voegen die Mailgun je geeft.
• Weten of je Mailgun-account in de regio VS of EU staat.

Hoe Polzy Mailgun gebruikt

• Alle e-mail aan deelnemers. Zodra je Mailgun voor e-mail kiest, gaat alle e-mail die de werkruimte aan deelnemers stuurt erlangs. De eigen e-mail van Polzy — aanmeldlinks, wachtwoordresets, facturen — blijft van Polzy komen.
• Van wie het komt. De Afzender-e-mail die je invult. De naam onder Instellingen → Huisstijl (Naam afzender) gaat voor op de Afzendernaam die je hier invult. E-mails van Polzy via Mailgun hebben geen apart antwoordadres, dus antwoorden gaan naar de Afzender-e-mail.
• Hoe het eruitziet. Er verandert niets: e-mails houden het logo en de kleur van je werkruimte.
• Wat het kost. Mailgun brengt je deze e-mails in rekening. Ze tellen niet mee voor de maandelijkse e-mails van je organisatie in Polzy.
• Wat er terugkomt. Met webhooks in Mailgun toont het logboek van elk bericht of het is afgeleverd, geopend, aangeklikt of geretourneerd.

Stap 1: Je domein verifiëren in Mailgun

Mailproviders zoals Gmail en Outlook vertrouwen een e-mail als het domein waar hij vandaan komt zegt dat de afzender het mag gebruiken. Drie DNS-records regelen dat: SPF noemt de servers die namens je domein mogen versturen, DKIM ondertekent elk bericht zodat het niet te wijzigen is, en DMARC vertelt ontvangers wat ze moeten doen als een bericht voor beide zakt. Mailgun geeft je de eerste twee; de derde voeg je zelf toe.

1. Voeg in Mailgun je verzenddomein toe. Met een subdomein, zoals mg.acme.com, heeft de e-mail van je hoofddomein er geen last van.
2. Voeg de records die Mailgun toont toe bij je DNS-provider: een TXT-record voor SPF (v=spf1 include:mailgun.org ~all), een TXT-record voor DKIM, een CNAME-record voor het bijhouden van openen en klikken, en twee MX-records als je antwoorden wilt ontvangen.
3. Klik in de instellingen van het domein op Verify DNS settings, of wacht tot Mailgun controleert. DNS-wijzigingen kunnen 24 tot 48 uur nodig hebben om zichtbaar te worden.
4. Voeg een DMARC-record toe: een TXT-record op _dmarc bij je domein. v=DMARC1; p=none; is een veilig begin dat niets verandert terwijl je je rapporten bekijkt.

Zie Mailgun: Domain verification. Gmail eist SPF of DKIM van elke afzender, en daarnaast DMARC van iedereen die meer dan 5.000 berichten per dag verstuurt: zie Google: Email sender guidelines.

Stap 2: Een API-sleutel aanmaken

1. Open in Mailgun Account Settings, dan API keys, en klik op Create key.
2. Kopieer de sleutel en bewaar hem goed: Mailgun toont hem misschien niet opnieuw.

Gebruik een API-sleutel van je account, geen domain sending key. Polzy leest bij het koppelen de gegevens van je domein om te controleren dat het in je account bestaat, en een sending key mag alleen versturen.

Zie Mailgun: API key management.

Stap 3: Mailgun koppelen in Polzy

1. Open de plek waar je hem koppelt:
   • In Team: Berichten, dan het tabblad Integraties. Zoek Mailgun onder Providers en klik op Instellen.
   • In Business en hoger: Integraties in de zijbalk, het tabblad Beschikbaar, dan Verbinden in de rij van Mailgun.
2. Vul in het paneel Mailgun koppelen de velden in:

1. Klik op Verbinding testen. Je ziet Successfully connected to Mailgun domain: gevolgd door je domein (deze melding is in het Engels).
2. Klik op Verbinden.

Integratie

Mailgun koppelenSleutels worden versleuteld en alleen namens jou gebruikt.

4 van 4 verplicht

Inloggegevens

Webhook-ondertekeningssleutelOptioneel

Mailgun API KeyVerplicht

Mailgun-domeinVerplicht

RegioVerplicht

EU

Afzender-e-mailVerplicht

AfzendernaamOptioneel

Versleuteld opgeslagenVerbinding testenVerbinden

Stap 4: Mailgun kiezen voor e-mail

Mailgun koppelen schakelt je e-mail nog niet om. Kies hem één keer voor de werkruimte:

1. Open Instellingen, dan het tabblad Meldingen, en scrol naar Kanalen.
2. Wijzig in de rij E-mail Polzy · gedeeld account in Mailgun.
3. Controleer dat de schakelaar in de rij aan staat.

Kanalen

Kanalen verschijnen hier zodra een provider is verbonden onder Verbinden. Tot die tijd verzendt Polzy via het eigen gedeelde account met een lager dagelijks maximum.

E-mailAanUitnodigingen, herinneringen en antwoorden op gesprekken. · 1.240 verzonden · 30dMailgun

SMSUitKorte uitnodigingen voor mensen zonder bureaufunctie. · verzendt nietPolzy · gedeeld account

WhatsAppUitTweerichtingsberichten via een zakelijk nummer. · verzendt nietPolzy · gedeeld account

SlackUitKanaalberichten en directe berichten naar beheerders. · verzendt nietGeen provider verbonden

TeamsAanPlaatst berichten in een Teams-kanaal dat je werkruimte volgt. · verzendt nietGeen provider verbonden

Vanaf nu gaat alle e-mail die de werkruimte verstuurt via Mailgun.

Stap 5: Afleverstatussen terugkrijgen

Zonder deze stap gaan e-mails gewoon de deur uit, maar blijft hun logboek op Verzonden staan. Met deze stap hoort Polzy van Mailgun wat er met elke e-mail is gebeurd.

1. Open in Polzy Integraties, klik op de rij van Mailgun om de pagina te openen, en zoek Ontvangen. Kopieer het adres dat daar staat.
2. Open in Mailgun de webhooks van je domein en voeg het adres toe voor de gebeurtenissen delivered, opened, clicked, permanent failure, temporary failure en spam complaint.
3. Open in Mailgun Settings → API Security en kopieer de HTTP webhook signing key. Dat is een andere sleutel dan je API-sleutel.
4. Klik in Polzy op Configureren bij Mailgun, plak hem in Webhook-ondertekeningssleutel en klik op Opslaan.

Ontvangen

Geef dit adres aan Mailgun zodat het kan melden wat er met je berichten is gebeurd.

Ontvangstbevestigingen

Antwoorden

Kopiëren

Voeg in Mailgun deze URL toe voor de gebeurtenissen bezorgd, geopend, geklikt en mislukt, en kopieer de ondertekeningssleutel — niet de API-sleutel — naar het veld hierboven.

Zonder ondertekeningssleutel weigert Polzy elke gebeurtenis van Mailgun als niet-ondertekend, en toont het deel Activiteit op de pagina van Mailgun Binnenkomend bericht geweigerd. Zie Mailgun: Introduction to webhooks en Mailgun: Securing webhooks.

Geopend en Geklikt verschijnen alleen als het bijhouden van openen en klikken voor het domein in Mailgun aan staat. Een permanente fout of een spamklacht markeert het bericht als Geretourneerd, en Polzy mailt dat adres vanuit deze werkruimte niet meer. Bij een tijdelijke fout blijft het op Verzonden staan terwijl Mailgun het blijft proberen.

Antwoorden. E-mails die Mailgun voor Polzy verstuurt, hebben geen apart antwoordadres, dus elk antwoord gaat naar je Afzender-e-mail — ook in een gesprek in Polzy — en niet naar het gesprek in Polzy. Om ze binnen te halen, ontvang je het domein van dat adres in Mailgun en stuur je het met een route door naar hetzelfde adres (het tabblad Receiving in Mailgun, met een forward-actie naar het adres): een antwoord van iemand met een open e-mailgesprek wordt dan aan dat gesprek toegevoegd. Zie Mailgun: Routes.

Testen

Verstuur een kleine campagne met alleen jezelf als doelgroep (zie Een enquête versturen met een campagne). Open daarna Berichten: je e-mail moet van Verzonden naar Afgeleverd gaan, en naar Geopend zodra je hem opent. Bekijk de details van de e-mail in je mailprogramma om te controleren dat SPF, DKIM en DMARC op pass staan.

Problemen oplossen

Goed om te weten

• Als Mailgun niet meer werkt, blijft Polzy het proberen, want de volgende poging kan lukken, en markeert het als Vereist aandacht. Koppel je het los, of zit een eigen e-mailafzender niet meer in je abonnement, dan gaat e-mail weer via het gedeelde account van Polzy en telt hij weer mee voor je maandelijkse e-mails.
• Eén e-mailafzender tegelijk. De rij E-mail neemt één provider. Je kunt een tweede koppelen om klaar te hebben, en in de rij omschakelen.
• Gesprekken. Zonder route komt een antwoord op een gespreksmail in de mailbox van de Afzender-e-mail terecht onder het eigen adres van de persoon — ook bij een anonieme opvolging, zodat wie die mailbox leest ziet wie schreef. Gebruikt je werkruimte gesprekken, dan houden Resend of het gedeelde account van Polzy antwoorden binnen Polzy.
• Antwoordadres. Het Antwoordadres onder Instellingen → Huisstijl wordt met Mailgun niet gebruikt.
• Wat Polzy bewaart. De API-sleutel en de ondertekeningssleutel worden versleuteld opgeslagen en nooit meer getoond.

Handige links

• Mailgun: Domain verification
• Mailgun: API key management
• Mailgun: Introduction to webhooks
• Mailgun: Securing webhooks
• Mailgun: Routes
• Google: Email sender guidelines