Antwoorden naar een Notion-database sturen
Maak voor elk antwoord dat een campagne ontvangt een pagina in een Notion-database, of vanuit een workflowstap. Koppel Notion één keer met een token, deel de database en kies hem per campagne.
Op deze pagina
Met Notion gekoppeld wordt elk antwoord dat een campagne ontvangt een pagina in een Notion-database die jij kiest: de titel van de enquête als paginatitel, en de antwoorden in de eigenschappen die je hebt ingericht of op de pagina zelf. Een workflow kan ook pagina's maken. Aan het eind van deze handleiding heb je Notion gekoppeld aan je werkruimte, een database die ermee gedeeld is en een campagne die hem vult.
Notion hoort bij Business. Alleen een Beheerder kan het koppelen en kiezen waar de antwoorden van een campagne heen gaan.
Voordat je begint
Je hebt nodig:
- Een werkruimte op Business, en de rol Beheerder daarin.
- Integraties aangezet voor de werkruimte, onder Instellingen → Algemeen → Wat deze werkruimte doet.
- Workspace Owner zijn in Notion, of iemand die dat is: alleen zij kunnen de verbinding maken die Polzy gebruikt.
- De Notion-database waar de antwoorden heen moeten. Voeg de eigenschappen uit Wat elke pagina bevat toe vóór het eerste antwoord, zodat ze vanaf het begin gevuld worden.
Een verbinding maken in Notion
Polzy bereikt Notion via een interne verbinding van je Notion-workspace — wat het formulier van Polzy een interne integratie noemt — en het token daarvan.
- Maak in de ontwikkelaarsportal van Notion een nieuwe interne verbinding voor je workspace en noem haar Polzy.
- Sta haar op het tabblad Configuration toe om inhoud te lezen en in te voegen.
- Kopieer op hetzelfde tabblad het token. Het begint meestal met
ntn_. - Deel de database met de verbinding: open in Notion de database, kies rechtsboven het menu •••, dan Connections, en voeg je Polzy-verbinding toe. Een pagina delen deelt ook elke pagina en database daarbinnen.
Notion legt elke stap uit in Notion: Internal connections, en het delen in Notion: Add & manage connections in Notion.
Een nieuwe verbinding ziet niets tot er een pagina of database mee gedeeld is. Dit is de stap die het vaakst wordt vergeten.
Notion aan Polzy koppelen
- Open in de zijbalk onder Automatiseren de pagina Integraties en kies het tabblad Beschikbaar.
- Zoek Notion en kies Verbinden.
- Plak het token bij Token voor interne integratie.
- Kies Verbinding testen. Polzy antwoordt Connected to Notion.
- Kies Verbinden.
Het token wordt versleuteld opgeslagen. Polzy controleert het opnieuw bij het koppelen, dus een verkeerd token levert nooit een koppeling op die doet alsof ze werkt.
De database van een campagne kiezen
- Open Campagnes, dan de campagne en haar tabblad Integraties.
- Zoek onder Koppeling toevoegen naar Notion en kies Verbinden. Staat er Instellen op de knop, dan is Notion nog niet aan de werkruimte gekoppeld.
- Kies onder Database de database. Alleen databases die met je Notion-verbinding gedeeld zijn, staan in de lijst. Is er geen, dan is de lijst een vak waarin je de ID van een database kunt plakken.
- Kies Wijzigingen opslaan.
Notion staat daarna onder Gekoppeld aan deze campagne, met de schakelaar die het pauzeert, Configuratie bewerken om een andere database te kiezen, Verbinding verbreken, en hoeveel antwoorden er zijn verstuurd. Elke campagne kiest haar eigen database.
Wat elke pagina bevat
Polzy vult alleen eigenschappen die je database al heeft, gekoppeld op exacte naam en soort:
| Eigenschap in je database | Wat Polzy schrijft |
|---|---|
| De titeleigenschap, hoe die ook heet | De titel van de enquête. |
| Response ID, een eigenschap van het type Text | De ID van het antwoord in Polzy. Niet gevuld bij een anoniem antwoord. |
| Submitted, een eigenschap van het type Date | Wanneer het antwoord werd afgerond. Bij een anoniem antwoord alleen de dag. |
| Email, een eigenschap van het type Email of Text | Het e-mailadres van de respondent. Niet gevuld bij een anoniem antwoord. |
| Score, een eigenschap van het type Number | De totaalscore, als die berekend was toen de pagina werd gemaakt. |
| Een Text-eigenschap met precies de naam van een vraag | Het antwoord op die vraag. |
| Al het andere | Elk antwoord zonder eigen eigenschap komt op de pagina zelf, één regel per vraag, tot 2.000 tekens. |
- Er wordt niets geraden. Een eigenschap met een andere naam of soort blijft ongemoeid, dus een kolom die je voor je eigen notities toevoegt, is veilig.
- Wijzigingen worden binnen vijf minuten opgepikt. Polzy leest de eigenschappen van de database hooguit elke vijf minuten, om binnen de limiet van Notion van drie verzoeken per seconde te blijven.
- De pagina is het antwoord. Pagina's worden gemaakt, nooit gewijzigd: ze bewerken in Notion verandert niets in Polzy.
Anonieme antwoorden en privacy
Een anoniem antwoord wordt een pagina met wat er gezegd is, de score en de dag waarop het gegeven is — geen ID, geen e-mailadres, geen tijdstip en geen enkel veld van de persoon. Polzy wacht bij elk antwoord op de veiligheidscontrole, tot 10 minuten, voordat het wordt verstuurd; een antwoord dat voor veiligheidsbeoordeling wordt achtergehouden, komt aan als plaatsvervangende tekst. De minimale groepsgrootte geldt voor gegroepeerde resultaten, niet voor losse antwoorden, dus elk antwoord wordt een pagina, hoe weinig het er ook zijn. Bepaal met dat in gedachten wie in Notion de database mag openen.
Een pagina maken vanuit een workflow
- Open Workflows en de workflow, of begin een nieuwe.
- Sleep onder Connectors in Geïnstalleerde stappen de stap Pagina maken · Notion naar het canvas.
- Kies de database bij Database-ID — de lijst toont de databases die met de verbinding gedeeld zijn.
- Vul Paginatitel in en, als je wilt, Inhoud. Typ
{{om waarden uit de run in te voegen, zoals de titel van de enquête of wat iemand schreef.
De stap schrijft de titel in de titeleigenschap van de database en de inhoud als alinea op de pagina. Hij geeft de ID van de pagina door als {{connector.pageId}} en het adres als {{connector.url}}, zodat een latere stap — een bericht in Slack bijvoorbeeld — ernaar kan linken.
Testen
- Open onder Integraties Notion, kies Configureren en daarna Verbinding testen.
- Beantwoord de enquête van de campagne, of wacht op het eerste antwoord. De pagina verschijnt binnen een minuut of zo — tot 10 minuten als vrije tekst nog op veiligheid wordt gecontroleerd.
- De eigen pagina van Notion in Polzy toont elke levering onder Activiteit, met Gelukt of Mislukt en de woorden van Notion.
Problemen oplossen
- API token is invalid. Het token is niet volledig gekopieerd, of het is in Notion vernieuwd of verwijderd. Kopieer het opnieuw van het tabblad Configuration van de verbinding.
- De lijst Database is leeg, of een gewoon vak. Er is geen database met de verbinding gedeeld. Deel hem in Notion: ••• → Connections.
- Could not find database with ID (onder Activiteit). De database is verwijderd of niet meer gedeeld met de verbinding. Deel hem opnieuw: de volgende antwoorden komen aan; de mislukte worden niet opnieuw verstuurd.
- Vereist aandacht, met De toegang is bij de provider ingetrokken. Notion weigerde het token, of de verbinding mag geen inhoud lezen of invoegen. Controleer haar mogelijkheden op haar tabblad Configuration in Notion, kies dan Opnieuw verbinden in de rij van Notion onder Integraties, plak een geldig token en kies Opslaan.
- Notion is not connected for this workspace (onder Activiteit). De campagne heeft geen database gekozen. Kies er een met Configuratie bewerken.
- Een antwoord komt op de pagina in plaats van in een eigenschap. Geen Text-eigenschap heeft precies de titel van de vraag. Hernoem de eigenschap of de vraag — de wijziging telt vanaf het volgende antwoord.
- Response ID of Score blijft leeg. De eigenschap moet precies die naam en de soort uit de tabel hierboven hebben. Score is ook leeg als de score pas klaar was nadat de pagina was gemaakt.
Antwoorden die binnenkomen terwijl een koppeling aandacht vereist, voordat je de database koos of terwijl de schakelaar uit stond, worden later niet verstuurd. Exporteer ze in plaats daarvan vanuit Antwoorden van de enquête.
Goed om te weten
- Verwijdert een antwoord dat in Polzy wordt gewist ook de pagina? Nee. Verwijder de pagina ook in Notion.
- Worden onvoltooide antwoorden verstuurd? Nee. Alleen afgeronde antwoorden, elk één keer; een levering die mislukt, wordt in totaal drie keer geprobeerd.
- Wie kan de pagina's zien? Iedereen met toegang tot de database in Notion. De rollen van Polzy reiken niet tot in Notion.
- Hoe stop ik? Gebruik de schakelaar van de campagne of Verbinding verbreken voor één campagne. Voor de werkruimte open je Notion onder Integraties, kies je Configureren en dan Loskoppelen of Verwijderen. In Notion stopt Polzy meteen als je de verbinding van de database verwijdert.
Handige links
Gerelateerde artikelen
Ingelogde leden kunnen het Polzy vragen of het team een bericht sturen via Support. Hoe snel we antwoorden, hangt af van je abonnement.