E-mail versturen via je eigen mailserver (SMTP)
Koppel elke SMTP-server — Microsoft 365, Google Workspace of je eigen server — zodat alle e-mail aan deelnemers vanaf je eigen mailbox en domein vertrekt.
Op deze pagina
Standaard verstuurt Polzy e-mail vanaf een eigen, gedeeld account. Koppel je eigen mailserver via SMTP en alle e-mail die deze werkruimte aan deelnemers stuurt — uitnodigingen en herinneringen van campagnes, bedank- en evenementmails, workflowmails en antwoorden in een gesprek — gaat erlangs, vanaf je eigen mailbox. Het werkt met elke server die een gebruikersnaam en wachtwoord accepteert: Microsoft 365, Google Workspace, die van je hostingprovider of je eigen server.
Een eigen e-mailafzender zit in Team en hoger, en alleen Beheerders kunnen hem koppelen. In Team koppel je hem onder Berichten → Integraties; in Business en hoger ook op de pagina Integraties.
SMTP verstuurt alleen: je server meldt dat hij een bericht heeft aangenomen en verder niets, dus Polzy kan niet tonen of een e-mail is afgeleverd, geopend of geretourneerd, en kan er geen antwoorden via ontvangen. Heb je dat nodig, gebruik dan Resend, SendGrid of Mailgun.
Voordat je begint
Je hebt nodig:
- Een werkruimte in Team of hoger, en de rol Beheerder daarin.
- De SMTP-gegevens van je server: hostnaam, poort en of hij SSL/TLS gebruikt.
- Een mailbox of gebruiker die via de server mag versturen, met gebruikersnaam en wachtwoord.
- Het adres waarvan je verstuurt, en waarmee die gebruiker mag versturen.
Polzy meldt zich aan met een gebruikersnaam en wachtwoord. Een server die alleen andere soorten aanmelding accepteert, of alleen mail van bekende IP-adressen, is niet te gebruiken.
Hoe Polzy je server gebruikt
- Alle e-mail aan deelnemers. Zodra je je server voor e-mail kiest, gaat alle e-mail die de werkruimte aan deelnemers stuurt erlangs. De eigen e-mail van Polzy — aanmeldlinks, wachtwoordresets, facturen — blijft van Polzy komen.
- Van wie het komt. De Afzender-e-mail die je invult. De naam onder Instellingen → Huisstijl (Naam afzender) gaat voor op de Afzendernaam die je hier invult. E-mails hebben geen apart antwoordadres, dus antwoorden gaan naar de Afzender-e-mail.
- Hoe het eruitziet. Er verandert niets: e-mails houden het logo en de kleur van je werkruimte.
- Wat het kost. De limieten en prijzen van je mailprovider gelden. Deze e-mails tellen niet mee voor de maandelijkse e-mails van je organisatie in Polzy.
Stap 1: De gegevens van je server opzoeken
De gegevens voor de twee meest gebruikte providers:
| Provider | SMTP-host | SMTP-poort | SSL/TLS gebruiken | Gebruikersnaam en wachtwoord |
|---|---|---|---|---|
| Microsoft 365 | smtp.office365.com | 587 | Uit | Het adres en wachtwoord van de mailbox, met Authenticated SMTP daarvoor aangezet |
| Google Workspace of Gmail | smtp.gmail.com | 587 | Uit | Het volledige adres, en een app-wachtwoord |
Microsoft 365. Authenticated SMTP staat voor de meeste mailboxen uit. Een beheerder zet het aan in het Microsoft 365-beheercentrum onder Users → Active users: kies de mailbox, dan Mail, Manage email apps, en vink Authenticated SMTP aan. Het werkt niet zolang de standaardbeveiliging (security defaults) aan staat, of als een beleid basisverificatie voor SMTP blokkeert. Zie Microsoft: Enable or disable SMTP AUTH in Exchange Online.
Google. Met verificatie in twee stappen aan, meld je je aan met een app-wachtwoord in plaats van het wachtwoord van het account. Google beperkt dit tot 2.000 berichten per dag per gebruiker. Zie Google: Send email from a printer, scanner, or app.
Vraag voor elke andere server de host, de poort en de verzendgebruiker op bij de provider. Poort 587 met SSL/TLS gebruiken uit begint onversleuteld en schakelt dan over op TLS; poort 465 vraagt SSL/TLS gebruiken aan.
Stap 2: Je server koppelen in Polzy
- Open de plek waar je hem koppelt:
- In Team: Berichten, dan het tabblad Integraties. Zoek Custom SMTP onder Providers en klik op Instellen.
- In Business en hoger: Integraties in de zijbalk, het tabblad Beschikbaar, dan Verbinden in de rij van Custom SMTP.
- Vul in het paneel Custom SMTP koppelen de velden in:
| Veld | Wat je invult |
|---|---|
| SMTP-host | De hostnaam van de server. Verplicht. |
| SMTP-poort | Meestal 587, of 465. Verplicht; standaard 587. |
| SSL/TLS gebruiken | Aan voor poort 465, uit voor poort 587. Standaard uit. |
| Gebruikersnaam | De gebruiker waarmee Polzy zich aanmeldt. Verplicht. |
| Wachtwoord | Het wachtwoord, of app-wachtwoord. Verplicht. |
| Afzender-e-mail | Het adres waar e-mails vandaan komen. De gebruiker moet ermee mogen versturen. Verplicht. |
| Afzendernaam | De naam die mensen zien, zoals Acme HR-team. Optioneel; Naam afzender onder Instellingen → Huisstijl gaat voor. |
- Klik op Verbinding testen. Polzy maakt verbinding en meldt zich aan zonder iets te versturen. Je ziet Successfully connected to SMTP server met de host en poort (deze melding is in het Engels).
- Klik op Verbinden.
Stap 3: Je server kiezen voor e-mail
Koppelen schakelt je e-mail nog niet om. Kies hem één keer voor de werkruimte:
- Open Instellingen, dan het tabblad Meldingen, en scrol naar Kanalen.
- Wijzig in de rij E-mail Polzy · gedeeld account in Custom SMTP.
- Controleer dat de schakelaar in de rij aan staat.
Slack
TeamsVanaf nu gaat alle e-mail die de werkruimte verstuurt via je server.
Testen
Verstuur een kleine campagne met alleen jezelf als doelgroep (zie Een enquête versturen met een campagne). In Berichten krijgt de e-mail de status Verzonden zodra je server hem aanneemt, en daar blijft hij: SMTP meldt daarna niets meer. Controleer dat hij is aangekomen, en bekijk de details in je mailprogramma om te zien dat SPF, DKIM en DMARC op pass staan voor je domein.
Problemen oplossen
| Wat je ziet | Waarom, en wat je doet |
|---|---|
| Een foutmelding die begint met Invalid login | De server weigerde de gebruikersnaam of het wachtwoord. Gebruik bij Google een app-wachtwoord; zet bij Microsoft 365 Authenticated SMTP aan voor de mailbox en controleer dat de standaardbeveiliging het niet blokkeert. |
| that host could not be found | De SMTP-host is verkeerd getypt, of bestaat niet op internet. |
| private addresses are not allowed | De host wijst naar een adres in een privénetwerk. Polzy maakt alleen verbinding met servers op het openbare internet. |
| Een foutmelding over een time-out of wrong version number | Poort en SSL/TLS gebruiken passen niet bij elkaar: gebruik 587 met de optie uit, of 465 met de optie aan. Ook kan een firewall Polzy blokkeren. |
| Berichten mislukken met een foutmelding dat de afzender niet is toegestaan | De gebruiker waarmee Polzy zich aanmeldt, mag niet versturen als de Afzender-e-mail. Geef hem dat recht bij je mailprovider, of gebruik zijn eigen adres. |
| E-mails komen nog van Polzy | Instellingen → Meldingen → Kanalen toont in de rij E-mail nog Polzy · gedeeld account (stap 3), of Custom SMTP vereist aandacht. |
Goed om te weten
- Geen afleverstatussen, geen antwoorden. De pagina van de connector zegt dat onder Ontvangen en Goed om te weten: SMTP bevestigt alleen dat de server een bericht heeft aangenomen.
- Gesprekken. Een antwoord op een gespreksmail gaat naar de mailbox van de Afzender-e-mail onder het eigen adres van de persoon — ook bij een anonieme opvolging, zodat wie die mailbox leest ziet wie schreef. Gebruikt je werkruimte gesprekken, dan houden Resend of het gedeelde account van Polzy antwoorden binnen Polzy.
- Antwoordadres. Het Antwoordadres onder Instellingen → Huisstijl wordt met SMTP niet gebruikt.
- Als je server geen mail meer aanneemt, blijft Polzy het proberen en markeert het als Vereist aandacht. Koppel je hem los, of zit een eigen e-mailafzender niet meer in je abonnement, dan gaat e-mail weer via het gedeelde account van Polzy en telt hij weer mee voor je maandelijkse e-mails.
- Wat Polzy bewaart. Het wachtwoord wordt versleuteld opgeslagen en nooit meer getoond.
Handige links
Gerelateerde artikelen
Ingelogde leden kunnen het Polzy vragen of het team een bericht sturen via Support. Hoe snel we antwoorden, hangt af van je abonnement.