E-mail versturen vanaf je eigen domein met SendGrid

Standaard verstuurt Polzy e-mail vanaf een eigen, gedeeld account. Koppel je SendGrid-account en alle e-mail die deze werkruimte aan deelnemers stuurt — uitnodigingen en herinneringen van campagnes, bedank- en evenementmails, workflowmails en antwoorden in een gesprek — gaat via SendGrid, vanaf een adres op je eigen domein. Mensen zien een afzender die ze herkennen, en de reputatie van je domein is helemaal van jou.

Voordat je begint

Je hebt nodig:

• Een werkruimte in Team of hoger, en de rol Beheerder daarin.
• Een SendGrid-account waarmee je een domein mag authenticeren en een API-sleutel mag aanmaken.
• Toegang tot de DNS van je domein, om de records toe te voegen die SendGrid je geeft.
• Het adres waarvan je wilt versturen, zoals surveys@acme.com, op dat domein.

Hoe Polzy SendGrid gebruikt

• Alle e-mail aan deelnemers. Zodra je SendGrid voor e-mail kiest, gaat alle e-mail die de werkruimte aan deelnemers stuurt erlangs. De eigen e-mail van Polzy — aanmeldlinks, wachtwoordresets, facturen — blijft van Polzy komen.
• Van wie het komt. De Afzender-e-mail die je invult. De naam en het antwoordadres onder Instellingen → Huisstijl (Naam afzender en Antwoordadres) gaan voor op de Afzendernaam en het Antwoord-e-mailadres die je hier invult.
• Hoe het eruitziet. Er verandert niets: e-mails houden het logo en de kleur van je werkruimte.
• Wat het kost. SendGrid brengt je deze e-mails in rekening. Ze tellen niet mee voor de maandelijkse e-mails van je organisatie in Polzy.
• Wat er terugkomt. Met de Event Webhook van SendGrid toont het logboek van elk bericht of het is afgeleverd, geopend, aangeklikt of geretourneerd.

Stap 1: Je domein authenticeren in SendGrid

Mailproviders zoals Gmail en Outlook vertrouwen een e-mail als het domein waar hij vandaan komt zegt dat de afzender het mag gebruiken. Drie DNS-records regelen dat: SPF noemt de servers die namens je domein mogen versturen, DKIM ondertekent elk bericht zodat het niet te wijzigen is, en DMARC vertelt ontvangers wat ze moeten doen als een bericht voor beide zakt. De domeinauthenticatie van SendGrid regelt alle drie.

1. Ga in SendGrid naar Settings → Sender Authentication en klik onder Domain Authentication op Get Started.
2. Kies je DNS-provider en vul het domein in waarvan je verstuurt, zoals acme.com.
3. Laat Use automated security aan staan. SendGrid toont de records om toe te voegen: CNAME-records voor SPF en DKIM, en een TXT-record voor DMARC.
4. Voeg ze precies zoals getoond toe bij je DNS-provider en klik daarna in SendGrid op Verify. Het kan even duren voordat DNS-wijzigingen zichtbaar zijn; verifieer later opnieuw als ze nog niet worden gevonden.

Je Afzender-e-mail moet een geverifieerde afzender zijn: een adres op het geauthenticeerde domein is automatisch geverifieerd. Eén adres verifiëren (Single Sender Verification) werkt ook, maar met domeinauthenticatie worden je e-mails beter afgeleverd.

Zie SendGrid: Configure domain authentication en SendGrid: Authenticate a single sender. Gmail eist SPF of DKIM van elke afzender, en daarnaast DMARC van iedereen die meer dan 5.000 berichten per dag verstuurt: zie Google: Email sender guidelines.

Stap 2: Een API-sleutel aanmaken

1. Ga in SendGrid naar Settings → API Keys en klik op Create API Key. Noem hem Polzy.
2. Kies Full Access, of Custom Access met Mail Send aan. Polzy controleert de sleutel door je SendGrid-gebruikersprofiel te lezen, dus een aangepaste sleutel heeft ook leesrechten op je gebruikersaccount nodig; een sleutel met alleen Mail Send slaagt niet voor de test.
3. Klik op Create & View en kopieer de sleutel, die begint met SG.. SendGrid toont hem één keer.

Zie SendGrid: API keys.

Stap 3: SendGrid koppelen in Polzy

1. Open de plek waar je hem koppelt:
   • In Team: Berichten, dan het tabblad Integraties. Zoek SendGrid onder Providers en klik op Instellen.
   • In Business en hoger: Integraties in de zijbalk, het tabblad Beschikbaar, dan Verbinden in de rij van SendGrid.
2. Vul in het paneel SendGrid koppelen de velden in:

1. Klik op Verbinding testen. Je ziet Connected to SendGrid as gevolgd door het e-mailadres van je SendGrid-account (deze melding is in het Engels).
2. Klik op Verbinden.

Integratie

SendGrid koppelenSleutels worden versleuteld en alleen namens jou gebruikt.

2 van 2 verplicht

Inloggegevens

Token in webhook-URLOptioneel

Verificatiesleutel voor gebeurteniswebhookOptioneel

SendGrid API KeyVerplicht

Afzender-e-mailVerplicht

AfzendernaamOptioneel

Antwoord-e-mailadresOptioneel

Versleuteld opgeslagenVerbinding testenVerbinden

Stap 4: SendGrid kiezen voor e-mail

SendGrid koppelen schakelt je e-mail nog niet om. Kies hem één keer voor de werkruimte:

1. Open Instellingen, dan het tabblad Meldingen, en scrol naar Kanalen.
2. Wijzig in de rij E-mail Polzy · gedeeld account in SendGrid.
3. Controleer dat de schakelaar in de rij aan staat.

Kanalen

Kanalen verschijnen hier zodra een provider is verbonden onder Verbinden. Tot die tijd verzendt Polzy via het eigen gedeelde account met een lager dagelijks maximum.

E-mailAanUitnodigingen, herinneringen en antwoorden op gesprekken. · 1.240 verzonden · 30dSendGrid

SMSUitKorte uitnodigingen voor mensen zonder bureaufunctie. · verzendt nietPolzy · gedeeld account

WhatsAppUitTweerichtingsberichten via een zakelijk nummer. · verzendt nietPolzy · gedeeld account

SlackUitKanaalberichten en directe berichten naar beheerders. · verzendt nietGeen provider verbonden

TeamsAanPlaatst berichten in een Teams-kanaal dat je werkruimte volgt. · verzendt nietGeen provider verbonden

Vanaf nu gaat alle e-mail die de werkruimte verstuurt via SendGrid.

Stap 5: Afleverstatussen terugkrijgen

Zonder deze stap gaan e-mails gewoon de deur uit, maar blijft hun logboek op Verzonden staan. Met deze stap hoort Polzy van SendGrid wat er met elke e-mail is gebeurd.

1. Open in Polzy Integraties, klik op de rij van SendGrid om de pagina te openen, en zoek Ontvangen. Kopieer het adres dat daar staat. Het bevat het webhooktoken, dus houd het voor jezelf.
2. Ga in SendGrid naar Settings → Mail Settings, dan Event Webhooks, en maak een webhook aan.
3. Plak het adres als Post URL en kies de gebeurtenissen: processed, delivered, deferred, opened, clicked, bounced, blocked, dropped en spam reports.
4. Zet onder Security features Enable Signed Event Webhook aan, en sla op.
5. Open de webhook opnieuw (Edit) en kopieer de verificatiesleutel.
6. Klik in Polzy op Configureren bij SendGrid, plak hem in Verificatiesleutel voor gebeurteniswebhook en klik op Opslaan.

Ontvangen

Geef dit adres aan SendGrid zodat het kan melden wat er met je berichten is gebeurd.

Ontvangstbevestigingen

Antwoorden

Kopiëren

Stel in SendGrid deze URL in als Event Webhook, zet ondertekening aan en kopieer de verificatiesleutel naar het veld hierboven. Laat voor antwoorden Inbound Parse naar dezelfde URL wijzen — houd die privé, want alleen het token beveiligt hem.

Zonder verificatiesleutel weigert Polzy elke gebeurtenis van SendGrid als niet-ondertekend, en toont het deel Activiteit op de pagina van SendGrid Binnenkomend bericht geweigerd. Zie SendGrid: Event Webhook security features.

Geopend en Geklikt verschijnen alleen als het bijhouden van openen en klikken in SendGrid aan staat. Een bounce, een blokkering of een spammelding markeert het bericht als Geretourneerd; na een permanente bounce of een spammelding mailt Polzy dat adres vanuit deze werkruimte niet meer. Een gedropt bericht wordt Mislukt.

Antwoorden. Elke e-mail die SendGrid voor Polzy verstuurt, draagt je Antwoord-e-mailadres, of het Antwoordadres onder Instellingen → Huisstijl, als antwoordadres — ook in een gesprek in Polzy. Die antwoorden komen dus in die mailbox terecht, niet in het gesprek in Polzy. Om ze binnen te halen, ontvang je het domein van het antwoordadres met Inbound Parse van SendGrid en wijs je dat naar hetzelfde adres: een antwoord van iemand met een open e-mailgesprek wordt dan aan dat gesprek toegevoegd. Laat POST the raw, full MIME message uitgevinkt. Zie SendGrid: Configure the Inbound Parse webhook.

Testen

Verstuur een kleine campagne met alleen jezelf als doelgroep (zie Een enquête versturen met een campagne). Open daarna Berichten: je e-mail moet van Verzonden naar Afgeleverd gaan, en naar Geopend zodra je hem opent. Bekijk de details van de e-mail in je mailprogramma om te controleren dat SPF, DKIM en DMARC op pass staan.

Problemen oplossen

Goed om te weten

• Als SendGrid niet meer werkt, blijft Polzy het proberen, want de volgende poging kan lukken, en markeert het als Vereist aandacht. Koppel je het los, of zit een eigen e-mailafzender niet meer in je abonnement, dan gaat e-mail weer via het gedeelde account van Polzy en telt hij weer mee voor je maandelijkse e-mails.
• Eén e-mailafzender tegelijk. De rij E-mail neemt één provider. Je kunt een tweede koppelen om klaar te hebben, en in de rij omschakelen.
• Gesprekken. Zonder Inbound Parse komt een antwoord op een gespreksmail in je antwoordmailbox terecht onder het eigen adres van de persoon — ook bij een anonieme opvolging, zodat wie die mailbox leest ziet wie schreef. Gebruikt je werkruimte gesprekken, dan houden Resend of het gedeelde account van Polzy antwoorden binnen Polzy.
• Wat Polzy bewaart. De API-sleutel, het webhooktoken en de verificatiesleutel worden versleuteld opgeslagen en nooit meer getoond.

Handige links

• SendGrid: Configure domain authentication
• SendGrid: Authenticate a single sender
• SendGrid: API keys
• SendGrid: Event Webhook security features
• SendGrid: Configure the Inbound Parse webhook
• Google: Email sender guidelines