Privacybeleid
1) Inleiding
Polzy helpt organisaties te luisteren naar de mensen om hen heen. Omdat het meeste wat we verwerken feedback is die mensen in vertrouwen geven, is privacy bij ons een producteis en geen juridische bijzaak. Dit beleid legt uit wat we verzamelen, waarom, hoe lang we het bewaren en welke keuzes u hebt. Polzy wordt geëxploiteerd door Polzy B.V., Amsterdam; onze inschrijvingsgegevens staan in de juridische informatie.
2) Onze twee rollen
Wanneer een organisatie een enquête via Polzy uitvoert, bepaalt die organisatie wat er met de antwoorden gebeurt. Zij is verwerkingsverantwoordelijke voor alles wat zij in haar werkruimtes zet — de personen die zij uitnodigt, hun antwoorden, de berichten die zij verstuurt — en Polzy verwerkt die gegevens alleen in haar opdracht, op grond van onze Verwerkersovereenkomst. Hebt u een enquête ingevuld, dan is de organisatie die in de privacyverklaring van de enquête wordt genoemd degene bij wie u terechtkunt met vragen over uw gegevens; deze pagina beschrijft hoe Polzy ze namens haar verwerkt, en is de pagina waarnaar elke enquête verwijst.
Wij zijn zelf verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van wie Polzy als klant of bezoeker gebruikt: de accounts van beheerders, facturering en de verklaring bij het aanmelden voor wie het account is, supportgesprekken, demoverzoeken, de lijsten waarop u zich abonneert, en de beveiligingsregistraties die de dienst veilig houden.
3) Wat we verzamelen
- Accountgegevens van beheerders en leden: naam, zakelijk e-mailadres, wachtwoord (alleen als hash opgeslagen), het geheim achter tweestapsverificatie als die aanstaat, en de manier van inloggen — ook via Google of Microsoft als u daarvoor kiest.
- Account- en factuurgegevens: voor een onderneming haar naam, land en btw- of inschrijvingsnummer; bij persoonlijk gebruik uw naam en het land waar u woont; de factuurcontactpersoon, facturen en betalingsgegevens. Kaart- en bankgegevens liggen bij onze betaalprovider, niet bij ons.
- Persoonsgegevens die een werkruimte toevoegt of synchroniseert uit haar hr- of crm-systeem: naam, e-mailadres en de velden die de werkruimte vastlegt, zoals afdeling of vestiging.
- Enquêteantwoorden, zoals beschreven onder Anonimiteit en de privacygrens.
- Berichten en support: de uitnodigingen en herinneringen die een werkruimte verstuurt, en wat u aan ons supportteam schrijft.
- Technische gegevens: IP-adres, browser en apparaat, gebruikt voor beveiliging, bescherming van het inloggen en bezorging — en bij respondenten alleen wanneer de enquête niet anoniem is.
4) Anonimiteit en de privacygrens
Of een enquête anoniem is, kiest de organisatie die haar uitvoert, per enquête, en elke enquête zegt in haar privacyverklaring vóór de eerste vraag welke van de twee het is. In een anonieme enquête wordt een antwoord opgeslagen zonder naam, e-mailadres, IP-adres of browser van de respondent, en zonder de uitnodiging waarmee het binnenkwam, zodat het niet naar hem of haar te herleiden is. In een niet-anonieme enquête kan de organisatie antwoorden met de naam van de respondent zien. In beide gevallen worden gegroepeerde resultaten standaard alleen getoond voor groepen van minstens vijf personen (een organisatie kan 3 tot 50 instellen), en die grens geldt voor elk filter, elke heatmapcel en elke export. Wat een respondent in een opmerking schrijft, wordt getoond zoals het is geschreven; een detail dat iemand noemt, kan diegene dus nog steeds herkenbaar maken.
5) Waarom we gegevens gebruiken, en op welke grondslag
| Doel | Grondslag (AVG) |
|---|---|
| Het leveren van de dienst: accounts, werkruimtes, enquêtes, herinneringen, scores, thema’s en samenvattingen | Onze overeenkomst met de klant (art. 6 lid 1 sub b); voor gegevens van respondenten de instructies van de klant (art. 28) |
| Facturering, facturen, btw en de verklaring voor wie het account is | Wettelijke verplichtingen uit het belastingrecht (art. 6 lid 1 sub c) en de overeenkomst |
| Beveiliging: bescherming van het inloggen, voorkomen van misbruik, het auditlog, foutregistratie | Ons gerechtvaardigd belang, en dat van onze klanten, bij een veilige dienst (art. 6 lid 1 sub f) |
| Supportgesprekken en demoverzoeken | De overeenkomst, of stappen die u vóór een overeenkomst hebt gevraagd (art. 6 lid 1 sub b) |
| E-mails over status, blog en productupdates | Uw toestemming, per e-mail bevestigd en in te trekken via de link in elk bericht (art. 6 lid 1 sub a) |
6) AI en geautomatiseerde verwerking
De AI-functies van Polzy analyseren de tekst van antwoorden om thema’s en sentiment te bepalen, samenvattingen te schrijven en acties voor te stellen. Ze werken via de AI-aanbieder in ons register van subverwerkers, en alleen voor de werkruimtes die ze gebruiken. Polzy noch die aanbieder gebruikt de tekst om modellen te trainen. Polzy neemt geen besluit over een persoon dat uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berust: de AI ordent en vat samen wat er gezegd is, en mensen beslissen wat ermee gebeurt.
7) Cookies
Polzy gebruikt alleen de cookies en browseropslag die nodig zijn om de dienst te laten werken: ingelogd blijven, het inloggen via Google of Microsoft beveiligen en keuzes zoals de taal onthouden. We gebruiken geen advertentie- of analysecookies en geen trackers van derden, dus er is niets om toestemming voor te geven.
8) Waar gegevens staan
Klantgegevens worden gehost in de Europese Unie, bij Fly.io in Amsterdam. Sommige subverwerkers — voor e-mail- en sms-bezorging, AI-functies en betalingen — zijn gevestigd in de Verenigde Staten; die doorgiften vallen onder de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie of het EU-VS Data Privacy Framework. Elke subverwerker staat in ons register van subverwerkers en is gebonden aan een verwerkersovereenkomst.
9) Bewaartermijnen
- Antwoorden worden bewaard zolang de beheerder van de werkruimte instelt (6, 12, 24 of 36 maanden, of zolang de werkruimte bestaat) en elke nacht verwijderd zodra die termijn voorbij is.
- Verstuurde berichten verliezen standaard na 90 dagen hun tekst, persoonlijke link en ontvangeradres (een beheerder kan 30 tot 365 dagen kiezen); het bezorgrecord zonder die gegevens blijft bewaard voor de cijfers van de campagne.
- Integratieactiviteit wordt 180 dagen bewaard, en de geschiedenis van workflowuitvoeringen 90 dagen.
- Registraties van AI-gebruik en verbruikstellers worden 400 dagen bewaard, en het auditlog van beheerhandelingen 400 dagen.
- Werkruimtes en organisaties: een werkruimte die een beheerder verwijdert, is 14 dagen alleen-lezen — in die tijd kan de verwijdering worden geannuleerd — en wordt daarna met alles erin verwijderd; een organisatie die sluit, wordt op dezelfde manier verwijderd zodra haar laatste werkruimte weg is.
- Facturen worden bewaard zolang de belastingwet vereist (zeven jaar in Nederland).
- Back-ups zijn versleuteld en worden 35 dagen bewaard, zodat een verwijderd gegeven binnen 35 dagen ook uit de laatste back-up verdwijnt (nog te bevestigen: de back-uptaak is gebouwd en getest, maar draait nog niet in productie).
10) Uw rechten
Een respondent kan zijn of haar antwoorden op een niet-anonieme enquête op elk moment verwijderen via de link Privacy in elke enquête — in de enquête zelf, op het bedankscherm of via de uitnodigingslink — na bevestiging op het scherm. De antwoorden worden verwijderd en de resultaten van de enquête bevatten ze niet meer. Een anoniem antwoord is op geen enkele manier aan de persoon gekoppeld en kan daarom niet worden teruggevonden en op verzoek verwijderd (artikel 11 AVG). Voor al het andere — inzage, correctie, een kopie van hun gegevens, beperking of bezwaar — wenden respondenten zich tot de organisatie die de enquête uitvoert, waarvan het privacycontact in de verklaring van de enquête staat; wij helpen die organisatie bij het antwoord. Beheerders kunnen vanuit Instellingen de gegevens van een persoon exporteren of wissen, een werkruimte verwijderen of hun organisatie sluiten.
Voor de gegevens waarvoor wij verantwoordelijk zijn, kunt u ons vragen om inzage, correctie, verwijdering, een overdraagbare kopie of beperking, bezwaar maken tegen verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang, en een gegeven toestemming op elk moment intrekken. Verzoeken die we niet automatisch kunnen afhandelen, beantwoorden we binnen 30 dagen.
11) Wijzigingen in dit beleid
Wanneer we dit beleid wijzigen, verandert de datum bovenaan. Een wijziging die van invloed is op hoe we uw gegevens gebruiken, wordt vooraf per e-mail en in Polzy aan beheerders aangekondigd.
12) Contact
Vragen over privacy kunt u sturen naar privacy@polzy.ai. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of bij de toezichthouder in het land waar u woont of werkt. Wie we zijn en waar we zijn ingeschreven, staat in onze juridische informatie.