Asana-taken aanmaken vanuit workflows
Voeg vanuit een workflow een Asana-taak toe — in het project dat je kiest, met een deadline — en laat de actie in Polzy zichzelf sluiten zodra de taak is afgerond. Koppel Asana één keer met een persoonlijk toegangstoken.
Op deze pagina
Als feedback om opvolging vraagt, kan een workflow er een Asana-taak voor toevoegen — in het project dat je kiest, met een naam, notities en een deadline op basis van wat Polzy weet. Heeft de workflow ook een actie in Polzy aangemaakt, dan volgt die actie de taak en sluit ze zichzelf zodra de taak is afgerond. Aan het eind van deze handleiding heb je Asana gekoppeld en een workflow die taken toevoegt.
Asana hoort bij Business en wordt vanuit workflows gebruikt. Alleen een Beheerder kan het koppelen en workflows bouwen.
Voordat je begint
Je hebt nodig:
- Een werkruimte op Business, en de rol Beheerder daarin.
- Integraties en Workflows aangezet voor de werkruimte, onder Instellingen → Algemeen → Wat deze werkruimte doet.
- Een Asana-account dat lid is van de projecten die je gaat gebruiken. Taken worden als dit account aangemaakt, dus een apart account voorkomt dat ze aan één persoon hangen.
- Een persoonlijk toegangstoken voor dat account (hieronder).
Een persoonlijk toegangstoken maken
- Open in Asana de ontwikkelaarsconsole: je profielfoto, dan My Settings → Apps → Manage Developer Apps, of
app.asana.com/0/my-apps. - Kies + Create new token en noem het Polzy.
- Kies Create token.
- Kopieer het token. Asana toont het maar één keer.
Asana legt tokens uit in Asana: Personal access token.
Asana aan Polzy koppelen
- Open in de zijbalk onder Automatiseren de pagina Integraties en kies het tabblad Beschikbaar.
- Zoek Asana en kies Verbinden.
- Plak het token bij Persoonlijk toegangstoken.
- Kies Verbinding testen. Polzy antwoordt Connected as met de naam van het account.
- Kies Verbinden.
Het token wordt versleuteld opgeslagen. Na het koppelen biedt de rij van Asana onder Integraties Bereik instellen om het token te vervangen, en Beheren voor de pagina ervan.
Een taak toevoegen vanuit een workflow
- Open Workflows en de workflow, of begin een nieuwe.
- Sleep onder Connectors in Geïnstalleerde stappen de stap Asana-taak aanmaken · Asana naar het canvas, na de stap waarop hij moet volgen. Een rij met een slotje betekent dat Asana nog niet gekoppeld is of aandacht vereist.
- Kies onder Project het project. De lijst toont de projecten die het token kan zien en die niet gearchiveerd zijn — met de naam van de Asana-workspace erbij als het er meerdere zijn.
- Schrijf de Taaknaam. Typ
{{om een waarde uit de run in te voegen, zoals de titel van de actie. - Schrijf desgewenst Notities.
- Stel desgewenst Deadline over (dagen) in: de taak vervalt zoveel dagen nadat de stap draait, geteld in de tijdzone van je werkruimte.
De stap geeft de ID van de taak door als {{connector.taskId}} en het adres als {{connector.url}}. Een Testrun doorloopt de workflow zonder de taak toe te voegen; alleen een echte run maakt er een aan. Workflows legt triggers en stappen uit.
De actie sluiten zodra de taak is afgerond
Loopt Asana-taak aanmaken na Actiepunt aanmaken in dezelfde run van de workflow, dan wordt de taak aan die actie gekoppeld:
- Gevolgd in. Het paneel van de actie toont de taak, met een link naar Asana, en of ze open of afgerond is.
- Gesloten door Asana. Polzy vraagt Asana hooguit elke 10 minuten naar de taak. Is ze afgerond, dan gaat de actie naar Klaar.
- Alleen de status. Opmerkingen en andere wijzigingen blijven in Asana. Een actie die eerst in Polzy wordt gesloten, wordt niet meer nagevraagd.
Wat Polzy naar Asana stuurt
Alleen wat de stap zegt: het project, de naam van de taak, de notities en de deadline, met de waarden die je invoegt. Verder verlaat niets over het antwoord of de persoon Polzy. Een anoniem antwoord heeft geen persoon, dus waarden zoals het e-mailadres van de respondent zijn leeg; wat iemand schreef, wordt pas verstuurd als het op veiligheid is gecontroleerd. Losse antwoorden worden niet tegengehouden door de minimale groepsgrootte, dus denk na over wie het project kan lezen voordat je de eigen woorden van mensen in een taak zet.
Problemen oplossen
- Asana refused the credentials (401). Het token is fout of verwijderd. Maak een nieuw, kies Bereik instellen in de rij van Asana onder Integraties, plak het en kies Opslaan. Een run die hierop stuit, zet Asana op Vereist aandacht.
- Asana refused the credentials (403). Het account mag geen taken toevoegen aan dat project. Voeg het in Asana toe aan het project.
- Asana answered 404. Het project is verwijderd, of het account is geen lid meer.
- This step names no project of The task has no name. Vul Project en Taaknaam van de stap in.
- De lijst Project is een gewoon vak, of mist een project. Het token ziet geen projecten, het project is gearchiveerd, of het staat in een workspace voorbij de eerste tien waar het account lid van is. De lijst toont tot 100 projecten per Asana-workspace.
- De actie sluit niet. De Asana-stap liep niet na Actiepunt aanmaken in dezelfde run, de taak is niet afgerond, of de koppeling vereist aandacht — de controles pauzeren tot dat is opgelost.
Goed om te weten
- Eén koppeling, elk project. Elke stap kiest zijn project uit wat het token kan zien.
- Wie is de maker? Het account waar het token bij hoort.
- Kan een stap dezelfde taak twee keer toevoegen? Nee. Een stap die na een crash opnieuw draait, gebruikt wat hij de eerste keer aanmaakte.
Handige links
Gerelateerde artikelen
Ingelogde leden kunnen het Polzy vragen of het team een bericht sturen via Support. Hoe snel we antwoorden, hangt af van je abonnement.