Servicevoorwaarden

1) Overeenkomst

Deze voorwaarden vormen de overeenkomst tussen Polzy B.V. (‘Polzy’, ‘wij’) en de onderneming, of de persoon die Polzy voor eigen, persoonlijk gebruik inzet, die een organisatie op Polzy aanmaakt (‘de klant’, ‘u’). Ze gelden voor elke werkruimte van de organisatie en voor iedereen die zij uitnodigt. Wie ze voor een onderneming aanvaardt, verklaart daartoe bevoegd te zijn. De Verwerkersovereenkomst maakt er deel van uit; het Privacybeleid legt uit hoe wij omgaan met de persoonsgegevens waarvoor wij zelf verantwoordelijk zijn. Wijkt een met ons ondertekend bestelformulier af, dan gaat dat formulier voor die bestelling voor. Uw eigen inkoopvoorwaarden zijn niet van toepassing, tenzij wij daar schriftelijk mee instemmen.

2) Wie Polzy kan gebruiken

Polzy is er voor ondernemingen — bedrijven en andere organisaties, en zelfstandigen die handelen in de uitoefening van hun beroep of bedrijf — en voor wie het voor eigen, persoonlijk gebruik inzet en daarbij consument is.

Ondernemingen. Meldt u zich aan voor een onderneming, dan geeft u haar naam op, het land waar zij is ingeschreven en haar btw- of inschrijvingsnummer; een zelfstandige bevestigt daarnaast dat hij of zij voor de eigen onderneming handelt. Die verklaring bewaren wij bij uw aanvaarding van deze voorwaarden. Houd deze gegevens juist — ze bepalen de btw op uw facturen — en werk ze bij wanneer ze veranderen. Omdat u als onderneming handelt, gelden regels die alleen consumenten beschermen, zoals het herroepingsrecht van 14 dagen bij online aankopen, niet.

Consumenten. Meldt u zich aan voor persoonlijk gebruik, dan geeft u uw naam op en het land waar u woont; die bewaren wij bij uw aanvaarding van deze voorwaarden. Houd uw land juist — het bepaalt de btw op uw facturen. U kunt binnen 14 dagen na uw eerste betaling herroepen, zonder opgave van redenen: laat het ons weten via Ondersteuning in de app of via de adressen in onze juridische informatie. Wij betalen dan alles wat u hebt betaald volledig terug, op de manier waarop u betaalde, binnen 14 dagen nadat wij van u hebben gehoord, en uw organisatie gaat over naar het gratis abonnement. Niets in deze voorwaarden beperkt de rechten die het consumentenrecht van het land waar u woont u geeft.

3) Accounts en rollen

Beheerders beheren werkruimtes, enquêtes en personen. Managers zien de resultaten van hun eigen groepen. Medewerkers en andere respondenten beantwoorden enquêtes en kunnen Mijn feed gebruiken; zij hebben nooit een account nodig om te antwoorden. U bent verantwoordelijk voor wat er onder uw accounts gebeurt: houd inloggegevens bij de persoon aan wie ze toebehoren, geef alleen toegang aan wie die nodig heeft, en meld vermoed misbruik direct aan security@polzy.ai.

4) Aanvaardbaar gebruik

Gebruik Polzy om feedback te verzamelen en daarop te handelen van personen die een relatie hebben met uw organisatie, binnen het recht dat op u van toepassing is — inclusief privacy- en arbeidsrecht, en een eventuele plicht om de ondernemingsraad te informeren of om instemming te vragen voordat u medewerkers bevraagt. Het is niet toegestaan:

• te proberen een respondent van een anonieme enquête te identificeren, of de privacygrens te omzeilen, bijvoorbeeld door filters, exports of de API te combineren;
• enquêtes of berichten te sturen aan personen die zich hebben afgemeld, of zonder rechtsgrond om hen te benaderen;
• bijzondere persoonsgegevens te vragen, zoals over gezondheid, religie of vakbondslidmaatschap, tenzij de wet dat toestaat en respondenten daarover zijn geïnformeerd;
• schadelijke code te uploaden, of de dienst af te tasten, te overbelasten of op beveiliging te testen zonder onze schriftelijke toestemming;
• de dienst zonder onze schriftelijke toestemming door te verkopen of in sublicentie te geven, of te gebruiken om een concurrerend product te bouwen;
• haar te gebruiken voor iets wat onrechtmatig, misleidend, discriminerend of intimiderend is.

5) Abonnementen, verlenging en opzegging

Polzy kent een gratis abonnement en betaalde abonnementen. Betaalde abonnementen worden maandelijks of jaarlijks vooruit gefactureerd, in euro of Amerikaanse dollar, vermeerderd met btw waar die verschuldigd is. Een betaald abonnement wordt automatisch verlengd met een periode van dezelfde duur, tenzij het vóór de verlengingsdatum wordt opgezegd. Voordat een jaarabonnement wordt verlengd, mailen wij de factuurcontactpersoon en de eigenaar van de organisatie 30 dagen en nogmaals 7 dagen van tevoren, met de datum en het bedrag inclusief btw. Voor een proefperiode is een betaalmethode nodig; aan het einde ervan gaat de eerste betaalde periode in, tenzij u eerder opzegt.

Upgrades gaan direct in; het ongebruikte deel van wat u had, wordt verrekend met de nieuwe prijs. Downgrades en verwijderde add-ons gaan in aan het einde van de betaalde periode, zodra uw gebruik erbinnen past.

U kunt op elk moment opzeggen via Facturering. Het abonnement loopt door tot het einde van de al betaalde periode en wordt niet verlengd; de organisatie gaat daarna over op het gratis abonnement. Wat boven de limieten van het gratis abonnement uitkomt, wordt aangehouden — bewaard, leesbaar en exporteerbaar, maar niet in gebruik — en wordt nooit vanwege de wijziging verwijderd.

6) Gebruik, bundels en betalen naar gebruik

Elk abonnement omvat maandelijkse tegoeden — antwoorden, AI-gebruik, workflowuitvoeringen — die elke maand opnieuw beginnen op de dag waarop het abonnement inging. Zijn een tegoed en eventuele bundels op, dan wordt nieuw gebruik van die soort geweigerd tot de volgende maand, tenzij u voor betalen naar gebruik hebt gekozen.

• Bundels voegen een hoeveelheid toe die van maand tot maand meegaat en 12 maanden na toekenning vervalt. Wij herinneren u daar 14 dagen van tevoren aan; een ongebruikt restant wordt niet terugbetaald.
• Betalen naar gebruik bedient, bij de abonnementen die het aanbieden, gebruik boven uw tegoed en bundels in plaats van het te weigeren. De keuze zelf kost niets. Wat is gebruikt, wordt gefactureerd wanneer elke maandperiode afloopt, tegen de eenheidsprijs die gold toen die periode begon. U kunt het op elk moment uitzetten via Facturering; wat tot dan is gebruikt, wordt nog gefactureerd.

7) Betaling en prijzen

Elke betaling wordt gefactureerd en geïnd via de opgeslagen betaalmethode — een creditcard, SEPA-incasso, iDEAL of Wero. Spreken wij betaling per bankoverschrijving af, dan geldt een betalingstermijn van 30 dagen. Mislukt een betaling, dan proberen wij het in de 14 dagen daarna opnieuw en mailen wij u telkens. Is er daarna nog niet betaald, dan gaat de organisatie over op het gratis abonnement, met wat boven de limieten uitkomt aangehouden, totdat de factuur is voldaan; met de betaling wordt het abonnement hersteld.

Wij kunnen onze prijzen wijzigen. Een wijziging wordt ten minste 30 dagen voordat zij voor u gaat gelden per e-mail aangekondigd, en geldt vanaf uw volgende verlenging — bij betalen naar gebruik vanaf de volgende maandperiode. Gaat u niet akkoord, dan kunt u opzeggen voordat zij ingaat.

8) Terugbetalingen en creditnota’s

Vergoedingen voor een periode die al is begonnen, worden niet geheel of gedeeltelijk terugbetaald wanneer u opzegt, downgradet of de dienst niet meer gebruikt. Wij betalen wel terug wanneer wij ten onrechte of meer dan deze voorwaarden toestaan in rekening hebben gebracht; wanneer u de overeenkomst beëindigt omdat wij haar wezenlijk hebben geschonden, of omdat u een wezenlijke wijziging van deze voorwaarden niet aanvaardt — dan het ongebruikte deel van een vooruitbetaalde periode; en wanneer een betaling ons bereikt voor een bestelling die al was afgesloten. Een consument die binnen 14 dagen na de eerste betaling herroept, krijgt alles terugbetaald, zoals beschreven onder ‘Wie Polzy kan gebruiken’.

Een uitgereikte factuur wordt nooit gewijzigd: een correctie of terugbetaling gebeurt met een genummerde creditnota die ernaar verwijst. Een terugbetaling gaat terug langs de weg waarop de factuur is betaald — direct naar een creditcard of incasso, en per bankoverschrijving binnen 14 dagen na de creditnota voor een factuur die per overschrijving is betaald; wij kunnen u vragen naar welke rekening. Tegoed dat niet wordt terugbetaald, blijft op het saldo van uw organisatie staan en wordt verrekend met de volgende factuur.

9) Klantgegevens

Uw gegevens zijn van u: wat u uploadt, de antwoorden die u verzamelt en wat Polzy daarvan maakt. Wij verwerken ze uitsluitend om de dienst te leveren, zoals vastgelegd in de Verwerkersovereenkomst, en u kunt ze op elk moment exporteren. Wij mogen geaggregeerde cijfers over het gebruik van de dienst — nooit de inhoud van enquêtes of antwoorden, en nooit in een vorm die u of een persoon identificeert — gebruiken om Polzy te laten werken, te beveiligen en te verbeteren.

10) AI-functies

De AI-functies van Polzy — thema’s, sentiment, samenvattingen, voorgestelde acties, vervolgvragen, de enquêteontwerper en Ask Polzy — worden uitgevoerd door de AI-aanbieders in het register van subverwerkers of, bij Enterprise-abonnementen, door een OpenAI- of Azure OpenAI-account dat u zelf koppelt.

• Wat erin gaat en wat eruit komt, zijn uw klantgegevens. Polzy en de AI-aanbieders die wij inschakelen gebruiken ze niet om modellen te trainen; voor een account dat u zelf koppelt, geldt uw eigen overeenkomst met die aanbieder.
• AI-uitvoer wordt automatisch gemaakt en kan onvolledig of onjuist zijn. Controleer haar voordat u erop vertrouwt, en gebruik haar nooit als enige grondslag voor een besluit over een individu, zoals over werving, beloning, promotie, functioneren of ontslag. De AI van Polzy neemt zulke besluiten niet.
• De privacyverklaring van elke enquête vertelt respondenten dat hun tekst door AI kan worden geanalyseerd. Aanvullende informatie die de wet van u vraagt, verstrekt u zelf.
• Elke AI-functie kan per werkruimte worden uitgezet in de instellingen, en AI-gebruik telt mee voor het AI-tegoed van het abonnement.

11) Beschikbaarheid en ondersteuning

Wij streven naar een beschikbaarheid van 99,9% per maand. De reactietijden van de ondersteuning hangen af van het abonnement en staan in de app onder Ondersteuning. Gepland onderhoud wordt ten minste 48 uur van tevoren aangekondigd op de statuspagina.

12) Opschorting

Wij kunnen de toegang tot de dienst geheel of gedeeltelijk opschorten — zo kort en zo beperkt als mogelijk — wanneer dat nodig is om een beveiligingsdreiging of aanval te stoppen, wanneer uw gebruik de regels voor aanvaardbaar gebruik schendt en respondenten, andere klanten of de dienst in gevaar brengt, of wanneer de wet of een autoriteit dat vereist. Waar mogelijk laten wij u dat vooraf per e-mail weten, en anders direct daarna, met de reden; zodra de oorzaak is weggenomen, herstellen wij de toegang. Een opschorting verwijdert nooit uw gegevens. Een onbetaalde factuur leidt tot het gratis abonnement, zoals hierboven beschreven, en niet tot opschorting.

13) Duur en beëindiging

Deze overeenkomst loopt zolang uw organisatie op Polzy bestaat; het opzeggen van een betaald abonnement brengt u naar het gratis abonnement en beëindigt haar niet. Om haar te beëindigen, sluit de eigenaar de organisatie via Instellingen. Elke werkruimte wordt dan 14 dagen alleen-lezen — alles kan nog worden geopend en geëxporteerd, en de sluiting kan worden geannuleerd — en wordt daarna met alle inhoud verwijderd; een beheerder kan één werkruimte op dezelfde manier verwijderen. Het abonnement wordt niet verlengd, de al betaalde periode wordt niet terugbetaald, tenzij een consument binnen de 14 dagen herroept, en uitgereikte facturen worden bewaard zolang de belastingwet voorschrijft.

Ieder van ons kan de overeenkomst schriftelijk beëindigen als de ander haar wezenlijk schendt en dat niet binnen 30 dagen na een melding herstelt. Wat naar zijn aard de overeenkomst overleeft — verschuldigde betalingen, aansprakelijkheid, vertrouwelijkheid, het toepasselijk recht — blijft gelden.

14) Aansprakelijkheid

Niets in deze voorwaarden beperkt de aansprakelijkheid voor overlijden of letsel door nalatigheid, voor fraude, voor opzet of bewuste roekeloosheid, of voor iets anders waarvan de wet geen beperking toestaat. Binnen die grenzen geldt:

• geen van ons is aansprakelijk voor indirecte schade of gevolgschade, gederfde winst, omzet of goodwill, of verlies van gegevens dat met uw eigen exports was voorkomen;
• de totale aansprakelijkheid van elke partij uit deze overeenkomst is beperkt tot de vergoedingen die u voor de dienst hebt betaald in de 12 maanden vóór de gebeurtenis waaruit de vordering voortkomt;
• uw verplichting om te betalen wat u verschuldigd bent, is niet beperkt.

15) Wijzigingen

Wij kunnen deze voorwaarden aanpassen. Een wezenlijke wijziging wordt ten minste 30 dagen voordat zij ingaat per e-mail aangekondigd, en een beheerder wordt in Polzy gevraagd haar namens de organisatie te aanvaarden; tot dat gebeurt, wacht het team. Aanvaardt u haar niet, dan kunt u opzeggen voordat zij ingaat, en betalen wij het ongebruikte deel van een vooruitbetaalde periode terug. Een wijziging die u geen enkel recht ontneemt — duidelijker formulering, een correctie — gaat in zodra zij is gepubliceerd.

16) Toepasselijk recht en geschillen

Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing, met uitsluiting van het Weens Koopverdrag. Voordat een van ons naar de rechter stapt, schrijven wij elkaar aan en nemen wij 30 dagen om de kwestie op te lossen. Een geschil dat daarna overblijft, wordt voorgelegd aan de bevoegde rechter in Amsterdam. Bent u consument, dan behoudt u daarnaast de bescherming van het dwingende recht van het land waar u woont, en kunt u zich ook tot de rechter daar wenden.

17) Algemeen

Wij schrijven u aan op de e-mailadressen van de eigenaar en de factuurcontactpersoon; u bereikt ons via de adressen in onze juridische informatie. Geen van ons is aansprakelijk voor vertraging door omstandigheden buiten zijn redelijke macht. Is een bepaling van deze voorwaarden ongeldig, dan blijft de rest van kracht. U kunt deze overeenkomst alleen met onze schriftelijke toestemming overdragen; wij mogen haar overdragen aan een onderneming die Polzy overneemt, en laten u dat weten.