Mensen synchroniseren vanuit BambooHR
Koppel BambooHR met een API-sleutel en Polzy houdt je leden volgens schema bij — en binnen enkele ogenblikken na een wijziging als je een BambooHR-webhook toevoegt.
Op deze pagina
- 1Voordat je begint
- 2Een API-sleutel aanmaken in BambooHR
- 3BambooHR koppelen in Polzy
- 4Synchronisatie-instellingen
- 5De velden koppelen
- 6Vooraf bekijken en de eerste synchronisatie uitvoeren
- 7Wijzigingen binnen enkele ogenblikken met een webhook
- 8Schema en synchronisatiegeschiedenis
- 9Als iemand vertrekt
- 10Problemen oplossen
- 11Goed om te weten
- 12Handige links
Koppel BambooHR en Polzy leest je personeelsbestand volgens een vast schema uit. Nieuwe collega's worden lid van je werkruimte, een andere functie, afdeling of leidinggevende komt bij de volgende synchronisatie mee, en wie vertrekt krijgt geen enquêtes meer. Voeg je ook een BambooHR-webhook toe, dan bereikt een wijziging Polzy binnen enkele ogenblikken in plaats van bij de volgende synchronisatie.
Deelnemers synchroniseren zit in Team en hoger, en alleen beheerders van de werkruimte kunnen een bron koppelen. Polzy leest alleen uit BambooHR: het schrijft nooit iets terug en wijzigt geen enkel medewerkersdossier.
Voordat je begint
Je hebt nodig:
- Beheerder zijn van de Polzy-werkruimte, op Team of hoger, met Deelnemers synchroniseren ingeschakeld onder Instellingen → Algemeen → Wat deze werkruimte doet.
- Een BambooHR-gebruiker die API-sleutels mag aanmaken en elke medewerker en elk veld kan zien dat Polzy moet lezen — ook oud-medewerkers, uitdienstdata en leidinggevenden. Een API-sleutel ziet precies wat zijn gebruiker ziet.
- Je BambooHR-subdomein: het deel van je BambooHR-adres vóór
.bamboohr.com. Bijhttps://acme.bamboohr.comis datacme. - Voor webhooks: een BambooHR-beheerder, en de pagina Integraties in Polzy, die bij Business hoort.
Een werkruimte synchroniseert uit één bron tegelijk. Is er al een andere bron gekoppeld, koppel die dan eerst los. Levert je organisatie mensen aan via SCIM, dan kan er helemaal geen bron worden gekoppeld — zie SCIM.
Een API-sleutel aanmaken in BambooHR
- Meld je in BambooHR aan als de gebruiker wiens toegang de sleutel moet krijgen. Een aparte gebruiker voor koppelingen is verstandig: wordt die gebruiker gedeactiveerd, dan werkt de sleutel niet meer.
- Klik linksonder op je naam en kies API Keys.
- Voeg een nieuwe sleutel toe, noem hem Polzy en genereer hem.
- Kopieer de sleutel meteen. BambooHR toont hem maar één keer.
Zie BambooHR: Getting started with the API.
BambooHR koppelen in Polzy
- Open Contacten → Synchronisatie en velden.
- Zoek BambooHR onder Beschikbare bronnen en kies Verbinden. Er opent een paneel met drie stappen: Verbinding, Synchronisatie-instellingen en Veldkoppeling.
- Vul je BambooHR-subdomein in en plak de API Key. Laat Webhookgeheim voorlopig leeg; dat is voor de webhook hieronder.
- Kies Verbinding testen. Successfully connected to BambooHR. Found N employees. betekent dat de sleutel werkt.
- Kies Volgende, controleer de synchronisatie-instellingen (zie hieronder) en kies nog eens Volgende.
- Houd bij Veldkoppeling de standaardkoppeling aan of zet Aangepaste veldkoppeling aan (zie hieronder), en kies dan Verbinden.
De sleutel wordt versleuteld opgeslagen en alleen gebruikt om uit BambooHR te lezen. Polzy controleert hem opnieuw wanneer je Verbinden kiest: weigert BambooHR hem, dan wordt er niets opgeslagen.
Synchronisatie-instellingen
| Instelling | Wat het doet | Standaard |
|---|---|---|
| Synchronisatiefrequentie | Hoe vaak Polzy BambooHR uitleest: elke 30 minuten, elk uur, elke 4 uur of dagelijks. | Elk uur |
| Vertrokken medewerkers uitschakelen | Iemand die Polzy uit BambooHR heeft binnengehaald en daar niet meer voorkomt, wordt bij de volgende synchronisatie gedeactiveerd. | Aan |
| Uitnodigingsmails versturen | Nieuwe leden met een e-mailadres krijgen een uitnodiging om zich bij Polzy aan te melden. | Aan |
| Standaardrol | De rol die nieuwe leden krijgen: Kijker, Redacteur of Beheerder. Geldt alleen voor mensen die de synchronisatie aanmaakt. | Kijker |
| Ruwe gegevens opslaan | Bewaart bij elke persoon in Polzy een kopie van het record zoals BambooHR het stuurde. Laat dit uit tenzij je een koppeling aan het uitzoeken bent: het bewaart meer persoonsgegevens dan nodig. | Uit |
De velden koppelen
Polzy leest BambooHR via een rapport met de velden die het nodig heeft, oud-medewerkers inbegrepen. De standaardkoppeling vult:
| Polzy-veld | Uit BambooHR |
|---|---|
workEmail | |
| Voornaam, achternaam | firstName, lastName |
| Functie | jobTitle |
| Afdeling, vestiging | department, location |
| Telefoonnummer | mobilePhone |
| Personeelsnummer, datum in dienst | id, hireDate |
| Actieve status | afgeleid uit terminationDate en status |
| Leidinggevende | supervisorId |
Wil je dat aanpassen, zet dan Aangepaste veldkoppeling aan. Elke rij krijgt dan een bron om te kiezen — andere beschikbare velden zijn onder meer workPhone, employeeNumber en division — en een waarde bij Indien leeg, gebruik, die wordt ingevuld als BambooHR voor die persoon niets heeft. Een waarde die BambooHR wél stuurt, wordt nooit overschreven.
Goed om te weten:
- Alleen velden van je werkruimte worden gevuld. Afdeling of vestiging worden alleen bewaard als je werkruimte een veld met die naam heeft. Voeg er een toe met Veld toevoegen op Synchronisatie en velden en koppel het daarna.
- Groepen. Wil je resultaten op een veld vergelijken, maak er dan een Lijst-veld van en zet Groepen ernaast aan in de tabel Veldkoppeling. Waarden uit BambooHR worden gekoppeld aan de opties van het veld.
- Echte voorbeelden. Kies na het koppelen Instellingen op Synchronisatie en velden en open Veldkoppeling opnieuw: de lijst komt dan uit vijf echte records, elk met een Voorbeeld.
- Leidinggevenden. De leidinggevende wordt de manager van de persoon als die leidinggevende ook in Polzy staat. Staat die er nog niet in, dan wordt de koppeling bij een latere synchronisatie gelegd. Daarvoor moet Rapportagelijnen in de werkruimte aan staan.
Vooraf bekijken en de eerste synchronisatie uitvoeren
- Kies op Synchronisatie en velden onder Synchronisatiegeschiedenis de optie Synchronisatie vooraf bekijken. Polzy rekent uit wat een synchronisatie zou toevoegen, bijwerken en deactiveren, zonder iets te wijzigen, en opent het logboek waar het resultaat als Voorbeeld verschijnt.
- Bekijk het voorbeeld. Kloppen namen, e-mailadressen of afdelingen niet, pas dan de koppeling aan onder Instellingen en bekijk het opnieuw.
- Kies Nu synchroniseren. Het resultaat verschijnt in Synchronisatiegeschiedenis.
Mensen worden herkend aan hun BambooHR-ID en daarna aan hun e-mailadres. Iemand die je al met de hand had uitgenodigd, wordt dus bijgewerkt in plaats van dubbel toegevoegd.
Wijzigingen binnen enkele ogenblikken met een webhook
Zonder webhook komen wijzigingen bij de volgende geplande synchronisatie binnen. Met een webhook laat BambooHR Polzy weten welke medewerkers zijn gewijzigd, en Polzy leest elk van hen meteen uit.
- Open in Polzy Integraties, dan BambooHR, en kopieer het adres onder Ontvangen. Het is voor jouw koppeling gemaakt en eindigt op
/bamboohr. - Open in BambooHR Account Settings en kies Webhooks. Ontbreekt die optie, dan kan de support van BambooHR webhooks voor je account aanzetten.
- Voeg een webhook met de naam Polzy toe, plak het adres als URL en kies JSON als formaat.
- Kies de velden die bewaakt moeten worden — de velden die je in Polzy koppelt, zoals naam, werk-e-mail, functie, afdeling, vestiging, status en leidinggevende.
- Genereer de private key en kopieer die vóór je opslaat. BambooHR toont hem maar één keer.
- Open in Polzy Contacten → Synchronisatie en velden, kies Instellingen, plak de private key in Webhookgeheim en kies Opslaan bij de laatste stap.
BambooHR ondertekent elke aanroep met de private key (X-BambooHR-Signature en X-BambooHR-Timestamp). Polzy weigert een aanroep die niet ondertekend is, met een andere sleutel is ondertekend of ouder is dan vijf minuten, en doet niets twee keer als dezelfde aanroep nog eens binnenkomt. Elke wijziging verschijnt in Volledig logboek als een eigen run, gemarkeerd als Webhook. Zie BambooHR: Webhooks.
Schema en synchronisatiegeschiedenis
Na de eerste synchronisatie draait Polzy vanzelf, met de frequentie die je hebt gekozen, plus of min een paar minuten. De regel onder de naam BambooHR laat zien wanneer de laatste synchronisatie was, hoe vaak die draait en hoeveel mensen en groepen hij heeft binnengehaald. Synchronisatiegeschiedenis toont de laatste vijf runs — Gelukt, Gedeeltelijk (sommige mensen zijn overgeslagen of mislukt), Mislukt of Voorbeeld — en Volledig logboek opent elke run, met elke wijziging die hij heeft gedaan.
Mislukt een synchronisatie, dan probeert Polzy het later opnieuw en wacht het steeds langer. Na drie mislukkingen op rij, of meteen als BambooHR de sleutel weigert, staat bij de bron Vereist aandacht en krijgen beheerders bericht. Nu synchroniseren werkt weer zodra de bron verbonden is: herstel de sleutel onder Instellingen en sla op.
Als iemand vertrekt
- Uit dienst in BambooHR. Iemand met een uitdienstdatum of de status Terminated wordt bij de volgende synchronisatie gedeactiveerd, of meteen met een webhook. Gedeactiveerde mensen krijgen geen enquêtes en gebruiken geen plek; hun eerdere antwoorden blijven bewaard.
- Verdwenen uit BambooHR. Met Vertrokken medewerkers uitschakelen aan wordt ook iemand gedeactiveerd die helemaal niet meer in BambooHR voorkomt.
- Geblokkeerd in Polzy. Iemand die een beheerder in Polzy heeft geblokkeerd, blijft geblokkeerd, wat BambooHR ook zegt.
Een synchronisatie verwijdert nooit iemand.
Problemen oplossen
| Wat je ziet | Waarom | Wat je doet |
|---|---|---|
| BambooHR refused this API key: … The key needs report access. | De sleutel is ingetrokken, de gebruiker ervan is gedeactiveerd, of die gebruiker mag geen rapporten draaien. | Maak een sleutel aan als gebruiker met toegang tot rapporten en plak hem onder Instellingen. |
| Failed to fetch from BambooHR | BambooHR was niet bereikbaar, of het subdomein klopt niet. | Controleer het subdomein en kies dan Nu synchroniseren. |
| Iedereen staat als actief, ook wie vertrokken is | De gebruiker van de sleutel kan uitdienstdata of status niet zien. | Geef die gebruiker in BambooHR toegang tot die velden. |
| Wijzigingen via de webhook komen nooit binnen | Er is geen Webhookgeheim opgeslagen, het komt niet overeen met de private key, of het adres klopt niet. | Genereer een nieuwe private key, plak die in Webhookgeheim en controleer de URL in BambooHR. |
| N personen zijn niet geïmporteerd: het abonnement heeft geen plekken meer voor hen. | Elk lid gebruikt een plek, en het abonnement is vol. | Maak plekken vrij of kies een ander abonnement, en kies dan Nu synchroniseren. |
| … importeert al mensen. Koppel die eerst los voordat je een andere bron verbindt. | Een werkruimte synchroniseert uit één bron tegelijk, en er is al een andere gekoppeld. | Open de Instellingen van die bron en kies eerst Loskoppelen. |
Goed om te weten
- Leden, geen contacten. Iedereen uit BambooHR is lid: ze kunnen zich aanmelden en gebruiken elk een plek. Een synchronisatie die boven je aantal plekken uitkomt, importeert wie past, stopt daar en laat het beheerders weten — zie Gebruik en limieten.
- De webhook is optioneel. Geplande synchronisaties blijven draaien, met of zonder webhook, en halen op wat een webhook heeft gemist.
- Loskoppelen of verwijderen. Onder Instellingen stopt Loskoppelen de synchronisatie en blijven de instellingen en de geschiedenis bewaard, zodat je later opnieuw kunt verbinden; Verwijderen wist de koppeling. In beide gevallen blijven de al gesynchroniseerde mensen in Polzy staan en worden ze niet meer bijgewerkt.
- Hulp nodig? De link Vraag het Polzy in het koppelpaneel legt uit waar je elke waarde in BambooHR vindt.
Handige links
- BambooHR: Getting started with the API — een API-sleutel aanmaken en je subdomein vinden.
- BambooHR: Webhooks — hoe BambooHR wijzigingen stuurt en ondertekent.
- Mensen en contacten — velden, groepen en leden.
Gerelateerde artikelen
Ingelogde leden kunnen het Polzy vragen of het team een bericht sturen via Support. Hoe snel we antwoorden, hangt af van je abonnement.