Jira-issues aanmaken vanuit workflows
Open vanuit een workflow een Jira-issue — voor een lage score, een opmerking of een actie — en laat de actie in Polzy zichzelf sluiten zodra het issue klaar is. Koppel Jira Cloud één keer met een API-token.
Op deze pagina
Als iets in je feedback actie van een team vraagt — een score die daalt, een klacht over een product, een actie waar iemand eigenaar van is — kan een workflow er een Jira-issue voor openen, gevuld met wat Polzy weet. Heeft de workflow ook een actie in Polzy aangemaakt, dan volgt die actie het issue en sluit ze zichzelf zodra het issue klaar is. Aan het eind van deze handleiding heb je Jira gekoppeld en een workflow die issues opent in het project dat je kiest.
Jira hoort bij Business en wordt vanuit workflows gebruikt. Alleen een Beheerder kan het koppelen en workflows bouwen.
Voordat je begint
Je hebt nodig:
- Een werkruimte op Business, en de rol Beheerder daarin.
- Integraties en Workflows aangezet voor de werkruimte, onder Instellingen → Algemeen → Wat deze werkruimte doet.
- Jira Cloud — een site die je opent op een adres als
https://acme.atlassian.net. Jira Data Center en Jira Server kunnen niet worden gekoppeld. - Het Atlassian-account waarmee issues worden aangemaakt. Een apart account, zoals
automation@acme.com, voorkomt dat issues aan één persoon hangen. Het moet issues mogen bekijken en aanmaken in de projecten die je gaat gebruiken — nieuwere Jira-schermen noemen projecten spaces en issues work items. - Een API-token voor dat account (hieronder).
Een API-token maken
- Open, aangemeld bij Atlassian als het account dat Polzy gaat gebruiken, de pagina met API-tokens:
id.atlassian.com/manage-profile/security/api-tokens. - Kies Create API token — niet Create API token with scopes. Polzy meldt zich aan op het eigen adres van je Jira-site, en dat kan een token met scopes niet openen.
- Noem het Polzy, kies wanneer het verloopt — hooguit na een jaar — en kies Create.
- Kopieer het token. Atlassian toont het niet opnieuw.
Atlassian legt tokens uit in Atlassian: Manage API tokens for your Atlassian account. Als het token verloopt, weigert Jira het: maak vóór die tijd een nieuw token en plak het in Polzy.
Jira aan Polzy koppelen
- Open in de zijbalk onder Automatiseren de pagina Integraties en kies het tabblad Beschikbaar.
- Zoek Jira en kies Verbinden.
- Vul bij Jira-site het adres in waarop je Jira opent, beginnend met
https://. - Vul bij E-mailadres van het account het e-mailadres in van het Atlassian-account waar het token bij hoort.
- Plak het token bij API-token.
- Kies Verbinding testen. Polzy antwoordt Connected as met de naam van het account.
- Kies Verbinden.
Het token wordt versleuteld opgeslagen. Na het koppelen biedt de rij van Jira onder Integraties Bereik instellen om het account of het token te wijzigen, en Beheren voor de pagina ervan.
Een issue openen vanuit een workflow
- Open Workflows en de workflow, of begin een nieuwe — bijvoorbeeld met de trigger Enquêtereactie of Scoredrempel.
- Sleep onder Connectors in Geïnstalleerde stappen de stap Jira-issue aanmaken · Jira naar het canvas, na de stap waarop hij moet volgen. Een rij met een slotje betekent dat Jira nog niet gekoppeld is of aandacht vereist: kies hem om de pagina van Jira te openen.
- Kies onder Project het project. De lijst toont elk project dat het account kan zien, met naam en sleutel.
- Kies onder Issuetype het type. De lijst toont de eigen types van dat project, zonder subtaken; Task is vooraf gekozen.
- Schrijf de Samenvatting: één regel, tot 255 tekens. Typ
{{om een waarde uit de run in te voegen, zoals de titel van de enquête of de totaalscore. - Schrijf desgewenst een Beschrijving. Een lege regel begint een nieuwe alinea.
- Voeg desgewenst Labels toe, gescheiden door komma’s. Jira-labels mogen geen spaties bevatten, dus een spatie wordt een streepje.
De stap geeft de sleutel van het issue, zoals CS-142, door als {{connector.issueKey}} en het adres als {{connector.url}}, zodat een latere stap — een bericht in Slack bijvoorbeeld — ernaar kan linken. Een Testrun doorloopt de workflow zonder het issue te openen: de stap zegt wat hij zou doen. Alleen een echte run maakt er een aan. Workflows legt triggers en stappen uit.
De actie sluiten zodra het issue klaar is
Loopt Jira-issue aanmaken na Actiepunt aanmaken in dezelfde run van de workflow, dan wordt het issue aan die actie gekoppeld:
- Gevolgd in. Het paneel van de actie toont de sleutel van het issue, met een link naar Jira, en de status die Jira het laatst meldde.
- Gesloten door Jira. Polzy vraagt Jira hooguit elke 10 minuten naar het issue. Bereikt het een status in de done-categorie van Jira — hoe je team die ook noemt — dan gaat de actie naar Klaar.
- Alleen de status. Opmerkingen en andere wijzigingen blijven in Jira. Een actie die eerst in Polzy wordt gesloten, wordt niet meer nagevraagd.
Zie Acties voor het bord waar de actie op staat.
Wat Polzy naar Jira stuurt
Alleen wat de stap zegt: het project, het issuetype, de samenvatting, de beschrijving en de labels, met de waarden die je invoegt. Verder verlaat niets over het antwoord of de persoon Polzy. Een anoniem antwoord heeft geen persoon, dus waarden zoals het e-mailadres van de respondent zijn leeg; wat iemand schreef, wordt pas verstuurd als het op veiligheid is gecontroleerd, en een antwoord dat voor beoordeling wordt achtergehouden, gaat als plaatsvervangende tekst. Losse antwoorden worden niet tegengehouden door de minimale groepsgrootte, dus denk na over wie het project kan lezen voordat je de eigen woorden van mensen in een issue zet.
Problemen oplossen
- The Jira site must start with https://. Vul het volledige adres in, zoals
https://acme.atlassian.net. - The account email is required. Vul het e-mailadres in van het account waar het token bij hoort.
- Jira refused the credentials (401). Het e-mailadres en het token horen niet bij elkaar, het token is verlopen of ingetrokken, of het is een token met scopes. Maak een nieuw token zoals hierboven, kies Bereik instellen in de rij van Jira onder Integraties, plak het en kies Opslaan. Een run die hierop stuit, zet Jira op Vereist aandacht.
- Jira refused the credentials (403). Het account mag dit niet in dat project. Geef het toestemming om daar issues te bekijken en aan te maken.
- Jira answered 400: met een veld dat is required. Het issuetype vraagt een veld dat de stap niet invult, zoals een component. Maak het veld in Jira optioneel voor dat type, of kies een ander type.
- Jira answered 404. Het project is verwijderd, of het account kan het niet meer zien.
- De lijst Project is een gewoon vak. Het account ziet geen projecten, of Jira was niet bereikbaar. Controleer de toegang van het account.
- This step names no project of The issue has no summary. Vul Project en Samenvatting van de stap in.
- Jira is needs_attention and cannot be used (in een run). De koppeling vereist aandacht. Verbind opnieuw en draai de workflow nog eens.
- De actie sluit niet. De Jira-stap liep niet na Actiepunt aanmaken in dezelfde run, de status van het issue valt niet in de done-categorie van Jira, of de koppeling vereist aandacht — de controles pauzeren tot dat is opgelost.
Goed om te weten
- Eén koppeling, elk project. Elke stap kiest zijn project uit wat het account kan zien, dus één koppeling dient elk team.
- Wie is de melder? Het account waar het token bij hoort.
- Kan een stap hetzelfde issue twee keer openen? Nee. Een stap die na een crash opnieuw draait, gebruikt wat hij de eerste keer aanmaakte.
Handige links
Gerelateerde artikelen
Ingelogde leden kunnen het Polzy vragen of het team een bericht sturen via Support. Hoe snel we antwoorden, hangt af van je abonnement.