Workflows: laat Polzy afhandelen wat zich herhaalt

Wat een workflow is

Een workflow is een trigger gevolgd door stappen. Als de trigger plaatsvindt — er komt een antwoord binnen, een score zakt, een datum breekt aan — lopen de stappen vanzelf.

Workflows zijn er vanaf Team, en beheerders bouwen ze onder Workflows. Elke workflow begint als concept, en er gebeurt niets tot je hem aanzet.

Er een starten

Er zijn drie manieren, allemaal op Workflows.

Urgentdeadline vr 9 okt

De checklist voor dienstoverdracht herschrijven

ADAnouk Dekker · 11 opmerkingen

Jira-issue aanmakenJira

1. Klik op Recepten bekijken, kies er een en klik op Recept gebruiken. Het wordt gekopieerd als concept dat je kunt aanpassen.
2. Of klik op Bouwen met Polzy en zeg wat er moet gebeuren. Polzy tekent de workflow, zodat jij hem kunt controleren.
3. Of klik op Nieuwe workflow en bouw hem zelf, stap voor stap.

Ziet hij er goed uit, zet hem dan aan.

Recepten om mee te beginnen

Elk recept is een werkende workflow die je kunt gebruiken zoals hij is, of eerst aanpast.

• Lage scores opvolgen. Scoort een antwoord onder 40, dan opent hij een actie voor de manager van de persoon, met een vervaldatum over drie dagen.
• Lage scores opvolgen met een gesprek. Een dag na een lage score begint de manager een gesprek — ook als het antwoord anoniem was.
• Mensen bedanken die antwoordden. Een kort bedankje per e-mail aan iedereen die antwoordt.
• Wekelijks overzicht van opmerkingen. Elke maandagochtend krijgen de beheerders een samenvatting van de opmerkingen van die week.
• De cirkel rond maken. Laat de persoon die iets aankaartte weten wanneer de actie daarover klaar is.

Nog twee: Polsen bij nieuwe mensen een maand nadat ze zijn begonnen, en Klachten over tools naar Slack, zonder de naam of de woorden van de persoon.

Triggers en stappen

Een workflow start vanuit één trigger: Enquêtereactie, Scoredrempel, Campagne voltooid, Volgens schema, Gebeurtenis actiepunt, Persoon komt of gaat, Veiligheidssignaal, Connectorgebeurtenis of Inkomende webhook.

Voeg daarna stappen toe: voorwaarden en filters, wachttijden, AI-stappen die tekst indelen of samenvatten, en stappen die iets doen — Actiepunt aanmaken, Melden, Bericht verzenden of Gesprek starten.

Werk naar Jira, Linear of Asana sturen

Vanaf Business kan een workflow een actie doorgeven aan je tracker. Koppel de tool onder Integraties en voeg daarna een stap Koppelingsactie toe na Actiepunt aanmaken.

Het nieuwe issue wordt aan de actie gekoppeld onder Gevolgd in. Wordt het issue in de tracker gesloten, dan zet Polzy de actie op Klaar.

Zie hem draaien

Elke run staat op het tabblad Runs van de workflow, met het resultaat, het pad dat hij nam en de AI-tokens die hij gebruikte. Mislukt een run, dan zien de beheerders dat in hun meldingen. Op het tabblad Instellingen van de workflow kun je vragen om ook een e-mail te krijgen.