Sincroniza personas desde Workday

Polzy lee Workday a través de un único informe personalizado que tu administrador de Workday crea y publica como servicio web, lo que se suele llamar Report as a Service o RaaS. Cada fila del informe es una persona. Las filas nuevas llegan como miembros de tu espacio de trabajo, los cambios se aplican en la siguiente sincronización y quien el informe marca como inactivo deja de recibir encuestas. Tú eliges las columnas del informe, así que decides exactamente qué puede leer Polzy.

Antes de empezar

Necesitas:

• Ser administrador del espacio de trabajo de Polzy, en Team o superior, con Sincronización de personas activada en Configuración → General → Qué hace este espacio de trabajo.
• Un administrador de Workday que pueda crear un integration system user, un grupo de seguridad y un informe personalizado. La documentación de Workday sobre estas tareas está en Workday Community, tras tu inicio de sesión en Workday.
• Los campos por los que quieres agrupar los resultados, como Departamento o Ubicación, ya añadidos en Polzy.

Un espacio de trabajo sincroniza desde una sola fuente a la vez. Si hay otra fuente conectada, desconéctala primero. Si tu organización aprovisiona personas mediante SCIM, no se puede conectar ninguna fuente; consulta SCIM.

Crea el informe en Workday

De esta parte se encarga tu administrador de Workday.

1. Crea un integration system user para Polzy (la tarea Create Integration System User), con una contraseña segura que no caduque sin aviso.
2. Añádelo a un integration system security group que pueda ver a los trabajadores y los campos del informe.
3. Crea un informe personalizado de trabajadores (workers) de tipo Advanced y marca Enable As Web Service.
4. Añade una columna por campo, con los nombres que Polzy espera: Email, First_Name, Last_Name, Employee_ID, Active, Manager_Email, Department, Business_Title y Location. Otros nombres también sirven; entonces los asignas en Polzy.
5. Incluye a los trabajadores que se han ido hace poco, con Active a 0, para que Polzy sepa que se han ido.
6. Comparte el informe con el integration system user.
7. En las acciones del informe, elige Web Service → View URLs y copia la dirección JSON. Tiene este aspecto: https://wd2-impl-services1.workday.com/ccx/service/customreport2/acme/ISU_Polzy/Polzy_Workers.

Prueba primero en tu tenant de implementación: cada informe de Workday pertenece a un tenant, y uno creado allí debe volver a crearse en producción.

Conecta Workday en Polzy

1. Abre Contactos → Sincronización y campos.
2. En Fuentes disponibles, busca Workday y elige Conectar. Se abre un panel con tres pasos: Conexión, Ajustes de sincronización y Asignación de campos.
3. Pega la dirección del informe en URL del servicio web del informe y escribe el nombre y la contraseña del integration system user en Nombre de usuario de la API y Contraseña de la API.
4. Elige Probar conexión. Polzy lee el informe: Connected. The report returned data. significa que todo funciona; Connected, but the report returned no rows. significa que el usuario no ve a ningún trabajador.
5. Elige Siguiente, revisa los ajustes de sincronización (ver abajo) y vuelve a elegir Siguiente.
6. En Asignación de campos, mantén la asignación predeterminada o activa Asignación de campos personalizada (ver abajo) y luego elige Conectar.

Sincronización de personas

Conectar Workday

Las claves se cifran y solo se usan en tu nombre.

3 de 3 obligatorios

ConexiónAjustes de sincronizaciónAsignación de campos

URL del servicio web del informeObligatorio

Nombre de usuario de la APIObligatorio

Contraseña de la APIObligatorio

Cifrado en reposoCancelarProbar conexiónSiguiente

Polzy pide el informe en JSON, así que la dirección funciona con o sin ?format=json al final. La contraseña se guarda cifrada y solo se usa para leer el informe.

Ajustes de sincronización

Asigna los campos

La asignación predeterminada lee los nombres de columna del paso 4:

Si tu informe llama de otra forma a sus columnas, activa Asignación de campos personalizada y elige la columna correcta para cada campo. Cada fila tiene también un valor Si está vacío, usar, que se escribe cuando el informe no tiene nada para esa persona; un valor que el informe sí envía nunca se sobrescribe.

Sincronización de personas

Conectar Workday

Las claves se cifran y solo se usan en tu nombre.

ConexiónAjustes de sincronizaciónAsignación de campos

Asignación de campos personalizada

Asignación personalizada activa Elige qué campo de tu sistema de RR. HH. alimenta cada campo de participante.

Campos principales

Campo del participanteDesde la fuenteSi está vacío, usar

Correo electrónicoObligatorio

Ejemplo: anouk@acme.com, rahul@acme.com

NombreObligatorio

Ejemplo: Anouk, Rahul

ApellidoObligatorio

Ejemplo: Jansen, Mehta

Campos del espacio de trabajo

Campo del participanteDesde la fuenteSi está vacío, usar

Departamento

Ejemplo: Ventas, Operaciones

Cifrado en reposoAtrásConectar

Conviene saber:

• Ejemplos reales. Al conectar por primera vez, la lista muestra los nombres de columna predeterminados. Una vez conectado, elige Ajustes en Sincronización y campos y vuelve a abrir Asignación de campos: la lista sale entonces de las primeras filas de tu informe, cada una con un Ejemplo, así que ves los nombres de columna reales.
• Solo se rellenan los campos de tu espacio de trabajo. El departamento o la oficina solo se guardan si tu espacio de trabajo tiene un campo con ese nombre. Añade uno con Añadir campo en Sincronización y campos y luego asígnalo.
• Grupos. Para comparar resultados por un campo, conviértelo en un campo Lista y activa Grupos a su lado en la tabla Asignación de campos.
• Responsables. El responsable se vincula cuando alguien en Polzy tiene esa dirección de correo. Si aún no está, el vínculo se crea en una sincronización posterior. Los responsables necesitan Líneas de reporte activado en el espacio de trabajo.

Previsualiza y lanza la primera sincronización

1. En Sincronización y campos, elige Previsualizar sincronización en Historial de sincronización. Polzy calcula qué añadiría, actualizaría y desactivaría una sincronización, sin cambiar nada, y abre el registro donde el resultado aparece como Vista previa.
2. Revisa la vista previa. Si los nombres, los correos o los departamentos no cuadran, corrige el informe o la asignación y vuelve a previsualizar.
3. Elige Sincronizar ahora. El resultado aparece en Historial de sincronización.

Sincronización y campos

WorkdayConectadoÚltima sincronización hace 5 minutos · se ejecuta cada 4 horas · 612 personas · 18 gruposAjustesSincronizar ahora

Historial de sincronizaciónPrevisualizar sincronización

Hoy, 09:12Correcto2 añadidos · 5 actualizados

Hoy, 08:10Parcial1 actualizado · 3 omitidos

Ayer, 16:40Vista previa612 añadidos

Las personas de Workday se emparejan por dirección de correo con las que ya están en Polzy, así que alguien a quien ya habías invitado a mano se actualiza en lugar de añadirse dos veces.

Programación e historial de sincronización

Tras la primera sincronización, Polzy se ejecuta solo con la frecuencia que elegiste, con unos minutos de margen. Workday no ofrece webhooks aquí, así que los cambios llegan en la siguiente sincronización o cuando eliges Sincronizar ahora. Historial de sincronización muestra las cinco últimas ejecuciones —Correcto, Parcial (se omitieron o fallaron algunas personas), Fallida o Vista previa— y Registro completo abre todas, con cada cambio que hicieron.

Si una sincronización falla, Polzy vuelve a intentarlo más tarde, esperando más cada vez. Tras tres fallos seguidos, la fuente muestra Requiere atención y se avisa a los administradores. Sincronizar ahora vuelve a funcionar cuando la fuente está conectada: corrige los datos en Ajustes y guarda.

Cuando alguien se va

• Marcado como inactivo en el informe. Una persona cuya columna Active dice 0, false, inactive o terminated se desactiva en la siguiente sincronización; un valor vacío cuenta como activo. Las personas desactivadas no reciben encuestas ni ocupan plaza; sus respuestas anteriores se conservan.
• Ya no está en el informe. Quien simplemente deja de aparecer en el informe no se desactiva hoy. Mantén a quienes se van en el informe, con Active a 0, mientras puedan seguir activos en Polzy.
• Bloqueado en Polzy. Quien un administrador bloqueó en Polzy sigue bloqueado, diga lo que diga el informe.

Una sincronización nunca elimina a nadie.

Solución de problemas

Conviene saber

• Miembros, no contactos. Todas las personas que vienen de Workday son miembros: pueden iniciar sesión y cada una ocupa una plaza. Una sincronización que superaría tus plazas importa a las personas que caben, se detiene ahí y avisa a los administradores. Consulta Uso y límites.
• Tú controlas los datos. Polzy solo puede leer lo que muestra el informe. Deja fuera cualquier columna que no quieras en Polzy.
• Desconectar o eliminar. En Ajustes, Desconectar detiene la sincronización y conserva los ajustes y el historial, para que puedas volver a conectar más tarde; Eliminar borra la conexión. En ambos casos, las personas ya sincronizadas se quedan en Polzy y dejan de actualizarse.
• ¿Necesitas ayuda? El enlace Preguntar a Polzy del panel de conexión explica de dónde sale cada valor.

Enlaces útiles

• Las guías de Workday sobre integration system users y reports as a service están en Workday Community, que requiere tu inicio de sesión en Workday; ninguna página pública las cubre.
• Personas y contactos — campos, grupos y miembros.