Condiciones del servicio

1) Acuerdo

Estas condiciones constituyen el contrato entre Polzy B.V. («Polzy», «nosotros») y la empresa, o la persona que usa Polzy para su uso personal, que crea una organización en Polzy («el cliente», «usted»). Abarcan todos los espacios de trabajo de la organización y a todas las personas que invite. Quien las acepta en nombre de una empresa declara estar facultado para hacerlo. El contrato de encargo del tratamiento forma parte de ellas; la política de privacidad explica cómo tratamos los datos personales de los que somos responsables nosotros mismos. Si un pedido firmado con nosotros dice algo distinto, prevalece el pedido para esa compra. Sus propias condiciones de compra no se aplican salvo que las aceptemos por escrito.

2) Quién puede usar Polzy

Polzy es para empresas —sociedades y otras organizaciones, y profesionales autónomos que actúan dentro de su actividad comercial, empresarial, de oficio o profesión— y para personas que lo usan para su uso personal, como consumidores.

Empresas. Al registrarse para una empresa, usted indica su nombre, el país en que está registrada y su número de IVA o de registro; un autónomo confirma además que actúa para su actividad. Conservamos esa declaración junto con su aceptación de estas condiciones. Mantenga estos datos correctos —determinan el IVA de sus facturas— y actualícelos cuando cambien. Como usted actúa como empresa, no se aplican las normas que protegen solo a los consumidores, como el derecho de desistimiento de 14 días en las compras en línea.

Consumidores. Al registrarse para uso personal, usted indica su nombre y el país en que reside, que conservamos junto con su aceptación de estas condiciones. Mantenga su país correcto: determina el IVA de sus facturas. Puede desistir en los 14 días siguientes a su primer pago, sin indicar el motivo: avísenos desde Soporte en la aplicación o en las direcciones de nuestro aviso legal. Le reembolsamos entonces todo lo que haya pagado, íntegramente y por el mismo medio de pago, en los 14 días siguientes a su aviso, y su organización pasa al plan gratuito. Nada en estas condiciones limita los derechos que le otorga la normativa de consumo del país en que reside.

3) Cuentas y funciones

Los administradores gestionan los espacios de trabajo, las encuestas y las personas. Los responsables ven los resultados de sus propios grupos. Los empleados y demás participantes responden a las encuestas y pueden utilizar Mi feed; nunca necesitan una cuenta para responder. Usted responde de lo que se haga con sus cuentas: las credenciales son de la persona a la que pertenecen, el acceso es solo para quien lo necesita y cualquier sospecha de uso indebido se comunica sin demora a security@polzy.ai.

4) Uso aceptable

Utilice Polzy para recoger y aprovechar las opiniones de personas que tienen relación con su organización, conforme a la ley que le sea aplicable —incluidas la normativa de protección de datos y la laboral, y cualquier obligación de informar o consultar a la representación de los trabajadores antes de encuestar a la plantilla—. No está permitido:

• intentar identificar a quien responde a una encuesta anónima, ni eludir el umbral de privacidad, por ejemplo combinando filtros, exportaciones o la API;
• enviar encuestas o mensajes a personas que se han dado de baja, o sin base jurídica para contactarlas;
• pedir categorías especiales de datos, como salud, religión o afiliación sindical, salvo que la ley lo permita y se informe a quienes responden;
• subir código malicioso, ni sondear, sobrecargar o poner a prueba la seguridad del servicio sin nuestro consentimiento por escrito;
• revender o sublicenciar el servicio sin nuestro consentimiento por escrito, o utilizarlo para crear un producto competidor;
• utilizarlo para fines ilícitos, engañosos, discriminatorios o de acoso.

5) Planes, renovación y cancelación

Polzy ofrece un plan gratuito y planes de pago. Los planes de pago se facturan por adelantado de forma mensual o anual, en euros o dólares estadounidenses, más el IVA cuando corresponda. Un plan de pago se renueva automáticamente por otro periodo de la misma duración, salvo que se cancele antes de la fecha de renovación. Antes de renovar un plan anual, escribimos al contacto de facturación y al propietario de la organización con 30 días y de nuevo con 7 días de antelación, indicando la fecha y el importe con IVA. Una prueba requiere un método de pago y, al terminar, se convierte en el primer periodo de pago, salvo que se cancele antes.

Las mejoras de plan se aplican de inmediato, y la parte no utilizada de lo que tenía se descuenta del nuevo precio. Las reducciones de plan y los complementos retirados surten efecto al final del periodo pagado, cuando su uso quepa en ellos.

Puede cancelar en cualquier momento desde Facturación. El plan sigue hasta el final del periodo ya pagado y no se renueva; después, la organización pasa al plan gratuito. Lo que supere los límites del plan gratuito queda retenido —conservado, legible y exportable, pero sin uso— y nunca se elimina por el cambio.

6) Uso, paquetes y pago por uso

Cada plan incluye cupos mensuales —respuestas, uso de IA, ejecuciones de flujos de trabajo— que se reinician cada mes el día en que comenzó el plan. Cuando se agotan un cupo y los paquetes que haya, se rechaza el nuevo uso de ese tipo hasta el mes siguiente, salvo que haya elegido el pago por uso.

• Los paquetes añaden una cantidad que se traslada de un mes a otro y caduca 12 meses después de concederse. Se lo recordamos 14 días antes; la cantidad no utilizada no se reembolsa.
• El pago por uso, en los planes que lo ofrecen, atiende el uso por encima del cupo y de los paquetes en lugar de rechazarlo. Elegirlo no cuesta nada. Lo utilizado se factura al cerrarse cada periodo mensual, al precio unitario vigente al inicio de ese periodo. Puede desactivarlo en cualquier momento desde Facturación; lo utilizado hasta entonces se sigue facturando.

7) Pago y precios

Cada cargo se factura y se cobra con el método de pago guardado: tarjeta, adeudo directo SEPA, iDEAL o Wero. Cuando acordamos el pago por transferencia, la factura vence a los 30 días. Si un pago falla, lo intentamos de nuevo durante los 14 días siguientes y le escribimos cada vez. Si sigue sin pagarse, la organización pasa al plan gratuito, con lo que supere sus límites retenido, hasta que se abone la factura; el pago restablece el plan.

Podemos modificar nuestros precios. Cualquier cambio se anuncia por correo electrónico al menos 30 días antes de aplicársele, y se aplica desde su próxima renovación; en el pago por uso, desde el siguiente periodo mensual. Si no está de acuerdo, puede cancelar antes de que entre en vigor.

8) Reembolsos y facturas rectificativas

Las cuotas de un periodo ya iniciado no se reembolsan, ni total ni parcialmente, si cancela, reduce su plan o deja de usar el servicio. Sí reembolsamos cuando le hemos cobrado por error o más de lo que permiten estas condiciones; cuando usted pone fin al contrato por un incumplimiento grave nuestro, o porque no acepta un cambio sustancial de estas condiciones —en ese caso, la parte no utilizada de un periodo pagado por adelantado—; y cuando nos llega un pago de una compra que ya estaba cerrada. El consumidor que desiste en los 14 días siguientes a su primer pago recibe el reembolso íntegro, como se indica en «Quién puede usar Polzy».

Una factura emitida nunca se modifica: una corrección o un reembolso se hace mediante una factura rectificativa numerada que la cita. El reembolso vuelve por la misma vía por la que se pagó: al instante a la tarjeta o al adeudo, y por transferencia en un plazo de 14 días desde la rectificativa si la factura se pagó por transferencia; podemos pedirle la cuenta de destino. El saldo que no se devuelve queda a favor de su organización y se aplica en la siguiente factura.

9) Datos del cliente

Sus datos son suyos: lo que sube, las respuestas que recoge y lo que Polzy elabora a partir de ellas. Solo los tratamos para prestar el servicio, según lo previsto en el contrato de encargo del tratamiento, y puede exportarlos en cualquier momento. Podemos utilizar cifras agregadas sobre el uso del servicio —nunca el contenido de encuestas o respuestas, y nunca de forma que le identifique a usted o a una persona— para operar, proteger y mejorar Polzy.

10) Funciones de IA

Las funciones de IA de Polzy —temas, sentimiento, resúmenes, acciones sugeridas, preguntas de seguimiento, el diseñador de encuestas y Ask Polzy— las ejecutan los proveedores de IA que figuran en el registro de subencargados o, en los planes Enterprise, una cuenta de OpenAI o Azure OpenAI que usted conecta.

• Lo que entra y lo que sale son datos suyos como cliente. Ni Polzy ni los proveedores de IA que contratamos los utilizan para entrenar modelos; una cuenta que conecte usted se rige por su propio contrato con ese proveedor.
• Los resultados de la IA se generan automáticamente y pueden ser incompletos o erróneos. Revíselos antes de confiar en ellos y nunca los utilice como única base de una decisión sobre una persona, como una contratación, una retribución, un ascenso, una evaluación o un despido. La IA de Polzy no toma decisiones de ese tipo.
• El aviso de privacidad de cada encuesta indica a quienes responden que su texto puede analizarse con IA. Cualquier otra información que la ley le exija darles le corresponde a usted.
• Cada función de IA puede desactivarse para un espacio de trabajo en su configuración, y el uso de IA se descuenta del cupo de IA del plan.

11) Disponibilidad y soporte

Nuestro objetivo es una disponibilidad mensual del 99,9 %. Los tiempos de respuesta del soporte dependen del plan y se muestran en la aplicación, en Soporte. El mantenimiento programado se anuncia con al menos 48 horas de antelación en la página de estado.

12) Suspensión

Podemos suspender el acceso a todo o parte del servicio —durante el menor tiempo y con el menor alcance posibles— cuando sea necesario para detener una amenaza de seguridad o un ataque, cuando su uso infrinja las normas de uso aceptable y ponga en riesgo a quienes responden, a otros clientes o al servicio, o cuando lo exija la ley o una autoridad. Le avisamos por correo electrónico de antemano siempre que podemos y, si no, inmediatamente después, indicando el motivo, y restablecemos el acceso en cuanto se resuelve la causa. Una suspensión nunca elimina sus datos. Una factura impagada lleva al plan gratuito, como se describe arriba, no a una suspensión.

13) Duración y terminación

El contrato dura mientras su organización exista en Polzy; cancelar un plan de pago le lleva al plan gratuito sin ponerle fin. Para terminarlo, el propietario cierra la organización desde Configuración. Cada espacio de trabajo pasa entonces a solo lectura durante 14 días —todo puede seguir abriéndose y exportándose, y el cierre puede anularse— y después se elimina con todo su contenido; un administrador puede eliminar un único espacio de trabajo del mismo modo. El plan no se renueva, el periodo ya pagado no se reembolsa, salvo que un consumidor desista en los 14 días, y las facturas emitidas se conservan durante el tiempo que exija la normativa fiscal.

Cualquiera de las partes puede resolver el contrato por escrito si la otra lo incumple de forma grave y no lo subsana en los 30 días siguientes a la notificación. Lo que por su naturaleza sobrevive al contrato —los importes debidos, la responsabilidad, la confidencialidad, la ley aplicable— sigue vigente.

14) Responsabilidad

Nada en estas condiciones limita la responsabilidad por muerte o lesiones causadas por negligencia, por fraude, por dolo o culpa grave, ni por cualquier otro supuesto en que la ley no permita limitarla. Dentro de esos márgenes:

• ninguna de las partes responde de daños indirectos o consecuenciales, lucro cesante, pérdida de ingresos o de fondo de comercio, ni de la pérdida de datos que sus propias exportaciones habrían evitado;
• la responsabilidad total de cada parte derivada del contrato se limita a las cantidades que usted pagó por el servicio en los 12 meses anteriores al hecho que origina la reclamación;
• su obligación de pagar lo que adeude no está limitada.

15) Cambios

Podemos actualizar estas condiciones. Un cambio sustancial se anuncia por correo electrónico al menos 30 días antes de aplicarse, y en Polzy se pide a un administrador que lo acepte en nombre de la organización; hasta entonces, el equipo espera. Si no lo acepta, puede cancelar antes de que entre en vigor, y le reembolsamos la parte no utilizada de un periodo pagado por adelantado. Un cambio que no le quita ningún derecho —una redacción más clara, una corrección— se aplica en cuanto se publica.

16) Ley aplicable y litigios

Estas condiciones se rigen por la ley de los Países Bajos, con exclusión de la Convención de las Naciones Unidas sobre los Contratos de Compraventa Internacional de Mercaderías. Antes de acudir a los tribunales, cada parte escribe a la otra y se dan 30 días para resolver la cuestión. Cualquier litigio que subsista se somete al tribunal competente de Ámsterdam. Si usted es consumidor, conserva además la protección de las normas imperativas del país en que reside y puede acudir a sus tribunales.

17) Disposiciones generales

Le escribimos a las direcciones de correo del propietario y del contacto de facturación; usted puede contactarnos en las direcciones de nuestro aviso legal. Ninguna de las partes responde de un retraso causado por hechos ajenos a su control razonable. Si una disposición de estas condiciones se declara inválida, el resto sigue en vigor. Solo puede ceder este contrato con nuestro consentimiento por escrito; nosotros podemos cederlo a una empresa que se haga cargo de Polzy, y se lo comunicaremos.