Crear tareas de Asana desde flujos de trabajo
Añade una tarea de Asana desde un flujo de trabajo — en el proyecto que elijas, con fecha de vencimiento — y deja que la acción de Polzy se cierre sola cuando la tarea esté completada. Conecta Asana una vez con un token de acceso personal.
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Cuando un comentario necesita seguimiento, un flujo de trabajo puede añadir una tarea de Asana para ello — en el proyecto que elijas, con un nombre, notas y una fecha de vencimiento a partir de lo que Polzy sabe. Si el flujo también creó una acción de Polzy, la acción sigue a la tarea y se cierra sola cuando la tarea se completa. Al final de esta guía tendrás Asana conectado y un flujo que añade tareas.
Asana está incluido en el plan Business y se usa desde los flujos de trabajo. Solo un Administrador puede conectarlo y crear flujos de trabajo.
Antes de empezar
Necesitas:
- Un espacio de trabajo en el plan Business, con el rol de Administrador.
- Integraciones y Flujos de trabajo activados para el espacio de trabajo, en Configuración → General → Qué hace este espacio de trabajo.
- Una cuenta de Asana que sea miembro de los proyectos que vayas a usar. Las tareas se crean con esa cuenta, así que una cuenta dedicada evita que queden ligadas a una persona.
- Un token de acceso personal para esa cuenta (abajo).
Crear un token de acceso personal
- En Asana, abre la consola para desarrolladores: tu foto de perfil, luego My Settings → Apps → Manage Developer Apps, o
app.asana.com/0/my-apps. - Elige + Create new token y llámalo Polzy.
- Elige Create token.
- Copia el token. Asana solo lo muestra una vez.
Asana explica los tokens en Asana: Personal access token.
Conectar Asana a Polzy
- En la barra lateral, en Automatizar, abre Integraciones y elige la pestaña Disponibles.
- Busca Asana y elige Conectar.
- Pega el token en Token de acceso personal.
- Elige Probar conexión. Polzy responde Connected as y el nombre de la cuenta.
- Elige Conectar.
El token se guarda cifrado. Una vez conectado, la fila de Asana en Integraciones ofrece Configurar alcance para sustituir el token, y Gestionar para su página.
Añadir una tarea desde un flujo de trabajo
- Abre Flujos de trabajo y el flujo, o crea uno nuevo.
- En Conectores, dentro de Pasos instalados, arrastra Crear tarea en Asana · Asana al lienzo, detrás del paso al que debe seguir. Una fila con candado significa que Asana aún no está conectado o requiere atención.
- En Proyecto, elige el proyecto. La lista muestra los proyectos no archivados que el token puede ver — con el nombre del espacio de Asana al lado si hay varios.
- Escribe el Nombre de la tarea. Escribe
{{para insertar un valor de la ejecución, como el título de la acción. - Si quieres, escribe Notas.
- Si quieres, indica Vence en (días): la tarea vence ese número de días después de ejecutarse el paso, contados en la zona horaria de tu espacio de trabajo.
El paso deja el ID de la tarea en {{connector.taskId}} y su dirección en {{connector.url}}. Una Ejecución de prueba recorre el flujo sin añadir la tarea; solo una ejecución real la crea. Flujos de trabajo explica los disparadores y los pasos.
Cerrar la acción cuando la tarea esté completada
Cuando Crear tarea en Asana se ejecuta después de Crear elemento de acción en la misma ejecución del flujo, la tarea queda vinculada a esa acción:
- Seguido en. El panel de la acción muestra la tarea, enlazada con Asana, y si está abierta o completada.
- Cerrada por Asana. Polzy consulta a Asana por la tarea como mucho cada 10 minutos. Cuando está completada, la acción pasa a Hecho.
- Solo el estado. Los comentarios y demás cambios se quedan en Asana. Una acción cerrada antes en Polzy deja de consultarse.
Qué envía Polzy a Asana
Solo lo que dice el paso: el proyecto, el nombre de la tarea, sus notas y su vencimiento, con los valores que insertes. Nada más sobre la respuesta o la persona sale de Polzy. Una respuesta anónima no tiene persona, así que valores como el correo de quien respondió quedan vacíos; lo que alguien escribió solo se envía después de su revisión de seguridad. El tamaño mínimo de grupo no retiene las respuestas sueltas: piensa en quién puede leer el proyecto antes de poner las palabras de las personas en una tarea.
Solución de problemas
- Asana refused the credentials (401). El token es incorrecto o se eliminó. Crea uno nuevo, elige Configurar alcance en la fila de Asana en Integraciones, pégalo y elige Guardar. Una ejecución que se encuentre con esto pone Asana en Requiere atención.
- Asana refused the credentials (403). La cuenta no puede añadir tareas a ese proyecto. Añádela al proyecto en Asana.
- Asana answered 404. El proyecto se eliminó, o la cuenta ya no es miembro.
- This step names no project o The task has no name. Rellena el Proyecto y el Nombre de la tarea del paso.
- La lista Proyecto es un campo de texto, o falta un proyecto. El token no ve ningún proyecto, el proyecto está archivado, o está en un espacio más allá de los diez primeros a los que pertenece la cuenta. La lista muestra hasta 100 proyectos por espacio de Asana.
- La acción no se cierra. El paso de Asana no se ejecutó después de Crear elemento de acción en la misma ejecución, la tarea no está completada, o la conexión requiere atención — las consultas se detienen hasta que se resuelva.
Conviene saber
- Una conexión, todos los proyectos. Cada paso elige su proyecto entre los que ve el token.
- ¿Quién la crea? La cuenta a la que pertenece el token.
- ¿Puede un paso añadir dos veces la misma tarea? No. Un paso que se vuelve a ejecutar tras un fallo reutiliza lo que creó la primera vez.
Enlaces útiles
Artículos relacionados
Los miembros con sesión iniciada pueden preguntar a Polzy o escribir al equipo desde Soporte. La rapidez de nuestra respuesta depende de tu plan.