Sincroniza personas desde Microsoft Entra ID

Conecta Microsoft Entra ID como fuente de personas y Polzy lee los usuarios de tu directorio mediante Microsoft Graph, según una programación. Los usuarios nuevos llegan como miembros de este espacio de trabajo con su puesto, departamento, oficina y responsable; los cambios se aplican en la siguiente sincronización; y las cuentas que deshabilitas o eliminas dejan de recibir encuestas.

¿Sincronización, SCIM o inicio de sesión único?

Polzy se conecta con Microsoft Entra ID de tres maneras, para tres trabajos distintos:

• Sincronización de directorio (este artículo). Polzy lee los usuarios de Entra ID en un espacio de trabajo según una programación, con los atributos por los que agrupas los resultados: departamento, oficina, puesto, responsable. Desde Team, configurada por un administrador del espacio de trabajo.
• Aprovisionamiento SCIM. Entra ID envía los miembros a tu organización en cuanto cambian y los coloca en espacios de trabajo según sus grupos. Enterprise, configurado por el propietario; consulta SCIM.
• Inicio de sesión único. Las personas inician sesión en Polzy con su cuenta de Microsoft en lugar de una contraseña. Decide cómo se inicia sesión, no quién está en un espacio de trabajo. Enterprise, configurado por el propietario; consulta Inicio de sesión único.

El inicio de sesión único funciona con cualquiera de los otros dos. La sincronización de directorio y SCIM no pueden convivir en la misma organización: mientras tenga un token SCIM, ningún espacio de trabajo puede conectar una fuente de personas.

Antes de empezar

Necesitas:

• Ser administrador del espacio de trabajo de Polzy, en Team o superior, con Sincronización de personas activada en Configuración → General → Qué hace este espacio de trabajo.
• En Microsoft Entra ID, un rol que permita registrar aplicaciones, y alguien que pueda conceder el consentimiento de administrador, como un Cloud Application Administrator.
• Los campos por los que quieres agrupar los resultados, como Departamento u Oficina, ya añadidos en Polzy.

Un espacio de trabajo sincroniza desde una sola fuente a la vez. Si hay otra fuente conectada, desconéctala primero.

Registra una aplicación en Microsoft Entra ID

1. En el centro de administración de Microsoft Entra, ve a Entra ID → App registrations y elige New registration.
2. Llámala Polzy, elige Single tenant only en Supported account types y elige Register. No hace falta ninguna dirección de redirección.
3. En la página Overview de la aplicación, copia el Application (client) ID y el Directory (tenant) ID.
4. Abre API permissions, elige Add a permission → Microsoft Graph → Application permissions, selecciona User.Read.All y elige Add permissions.
5. Elige Grant admin consent for tu organización y confirma. El estado del permiso pasa a concedido.
6. Abre Certificates & secrets → Client secrets → New client secret. Ponle una descripción y una caducidad y elige Add.
7. Copia en ese momento el Value del secreto, no su Secret ID. Microsoft no vuelve a mostrarlo.

Un secreto dura como máximo dos años. Anota un recordatorio en tu calendario unas semanas antes de que caduque: cuando caduca, la sincronización se detiene hasta que pegas uno nuevo. Consulta Microsoft: Register an application, Microsoft: Add an application permission and grant admin consent y Microsoft: Add a client secret.

Conecta Entra ID en Polzy

1. Abre Contactos → Sincronización y campos.
2. En Fuentes disponibles, busca Microsoft Entra ID y elige Conectar. Se abre un panel con tres pasos: Conexión, Ajustes de sincronización y Asignación de campos.
3. Pega el Tenant ID (el ID del directorio), el Application (Client) ID y el valor del Client Secret.
4. Elige Probar conexión. Un mensaje que empieza por Successfully connected to Entra ID significa que Polzy pudo leer tu directorio.
5. Elige Siguiente, revisa los ajustes de sincronización (ver abajo) y vuelve a elegir Siguiente.
6. En Asignación de campos, mantén la asignación predeterminada o activa Asignación de campos personalizada (ver abajo) y luego elige Conectar.

Sincronización de personas

Conectar Microsoft Entra ID

Las claves se cifran y solo se usan en tu nombre.

3 de 3 obligatorios

ConexiónAjustes de sincronizaciónAsignación de campos

Tenant IDObligatorio

Application (Client) IDObligatorio

Client SecretObligatorio

Cifrado en reposoCancelarProbar conexiónSiguiente

El secreto se guarda cifrado y solo se usa para leer tu directorio. Polzy lo vuelve a comprobar cuando eliges Conectar: si Microsoft lo rechaza, no se guarda nada.

Ajustes de sincronización

Un filtro que escribas sustituye al que deja fuera a los invitados. Para seguir excluyéndolos, añádelo tú: userType eq 'Member' and department eq 'Sales'. Polzy envía el filtro tal cual, así que usa los filtros sencillos que Microsoft Graph acepta en usuarios sin consultas avanzadas, como eq, in y startswith. Consulta Microsoft: Use the $filter query parameter.

Asigna los campos

La asignación predeterminada rellena:

Si tu gente inicia sesión con un nombre que no es su dirección de correo, activa Asignación de campos personalizada y asigna Correo electrónico a mail. Cada fila tiene también un valor Si está vacío, usar, que se escribe cuando Entra ID no tiene nada para esa persona; un valor que sí envía nunca se sobrescribe. Polzy lee estos atributos de cada usuario: userPrincipalName, mail, givenName, surname, displayName, jobTitle, department, officeLocation, mobilePhone, employeeId, accountEnabled y el responsable.

Sincronización de personas

Conectar Microsoft Entra ID

Las claves se cifran y solo se usan en tu nombre.

ConexiónAjustes de sincronizaciónAsignación de campos

Asignación de campos personalizada

Asignación personalizada activa Elige qué campo de tu sistema de RR. HH. alimenta cada campo de participante.

Campos principales

Campo del participanteDesde la fuenteSi está vacío, usar

Correo electrónicoObligatorio

Ejemplo: anouk@acme.com, rahul@acme.com

NombreObligatorio

Ejemplo: Anouk, Rahul

ApellidoObligatorio

Ejemplo: Jansen, Mehta

Campos del espacio de trabajo

Campo del participanteDesde la fuenteSi está vacío, usar

Departamento

Ejemplo: Ventas, Operaciones

Cifrado en reposoAtrásConectar

Conviene saber:

• Solo se rellenan los campos de tu espacio de trabajo. El departamento o la oficina solo se guardan si tu espacio de trabajo tiene un campo con ese nombre. Añade uno con Añadir campo en Sincronización y campos y luego asígnalo.
• Grupos. Para comparar resultados por un campo, conviértelo en un campo Lista y activa Grupos a su lado en la tabla Asignación de campos. Los valores de Entra ID se emparejan con las opciones del campo.
• Ejemplos reales. Una vez conectado, elige Ajustes en Sincronización y campos y vuelve a abrir Asignación de campos: la lista sale entonces de cinco usuarios reales, cada uno con un Ejemplo.
• Responsables. El responsable se vincula cuando también está en Polzy. Si aún no está, el vínculo se crea en una sincronización posterior. Los responsables necesitan Líneas de reporte activado en el espacio de trabajo.

Previsualiza y lanza la primera sincronización

1. En Sincronización y campos, elige Previsualizar sincronización en Historial de sincronización. Polzy calcula qué añadiría, actualizaría y desactivaría una sincronización, sin cambiar nada, y abre el registro donde el resultado aparece como Vista previa.
2. Revisa la vista previa. Si llegarían las personas equivocadas, ajusta la Consulta de filtro en Ajustes y vuelve a previsualizar.
3. Elige Sincronizar ahora. El resultado aparece en Historial de sincronización.

Sincronización y campos

Microsoft Entra IDConectadoÚltima sincronización hace 5 minutos · se ejecuta cada hora · 431 personas · 16 gruposAjustesSincronizar ahora

Historial de sincronizaciónPrevisualizar sincronización

Hoy, 09:12Correcto2 añadidos · 5 actualizados

Hoy, 08:10Parcial1 actualizado · 3 omitidos

Ayer, 16:40Vista previa431 añadidos

Las personas se emparejan por su ID de objeto de Entra ID y, después, por dirección de correo, así que alguien a quien ya habías invitado a mano se actualiza en lugar de añadirse dos veces.

Programación e historial de sincronización

Tras la primera sincronización, Polzy se ejecuta solo con la frecuencia que elegiste, con unos minutos de margen. Cuando Microsoft pide a Polzy que vaya más despacio, espera lo indicado y continúa. Historial de sincronización muestra las cinco últimas ejecuciones —Correcto, Parcial (se omitieron o fallaron algunas personas), Fallida o Vista previa— y Registro completo abre todas, con cada cambio que hicieron.

Si una sincronización falla, Polzy vuelve a intentarlo más tarde, esperando más cada vez. Tras tres fallos seguidos, o de inmediato si Microsoft rechaza las credenciales —un secreto caducado o un consentimiento retirado—, la fuente muestra Requiere atención y se avisa a los administradores. Sincronizar ahora vuelve a funcionar cuando la fuente está conectada: pega un secreto nuevo en Ajustes y guarda.

Cuando alguien se va

• Cuenta deshabilitada. Un usuario cuya cuenta está deshabilitada en Entra ID se desactiva en la siguiente sincronización. Las personas desactivadas no reciben encuestas ni ocupan plaza; sus respuestas anteriores se conservan.
• Eliminado, o fuera del filtro. Con Desactivar usuarios eliminados activado, también se desactiva a quien ya no aparece en lo que lee Polzy, porque se eliminó o ya no cumple tu filtro.
• Bloqueado en Polzy. Quien un administrador bloqueó en Polzy sigue bloqueado, diga lo que diga Entra ID.

Una sincronización nunca elimina a nadie.

Solución de problemas

Conviene saber

• Miembros, no contactos. Todas las personas que vienen de Entra ID son miembros: pueden iniciar sesión y cada una ocupa una plaza. Una sincronización que superaría tus plazas importa a las personas que caben, se detiene ahí y avisa a los administradores. Consulta Uso y límites.
• Sin actualizaciones al instante. Los cambios llegan en la siguiente sincronización programada o cuando eliges Sincronizar ahora. Para recibirlos en cuanto ocurren, usa SCIM.
• Desconectar o eliminar. En Ajustes, Desconectar detiene la sincronización y conserva los ajustes y el historial, para que puedas volver a conectar más tarde; Eliminar borra la conexión. En ambos casos, las personas ya sincronizadas se quedan en Polzy y dejan de actualizarse.
• ¿Necesitas ayuda? El enlace Preguntar a Polzy del panel de conexión explica dónde está cada valor en el centro de administración de Microsoft Entra.

Enlaces útiles

• Microsoft: Register an application — el registro de la aplicación y dónde están sus ID.
• Microsoft: Add an application permission and grant admin consent — User.Read.All y el botón de consentimiento.
• Microsoft: Add a client secret — cómo crear el secreto y copiar su valor.
• Microsoft: Find your tenant ID — por si vuelves a necesitar el ID de inquilino.
• Microsoft: Use the $filter query parameter — cómo escribir una consulta de filtro.