Enviar respuestas a una base de datos de Notion
Crea una página en una base de datos de Notion por cada respuesta que reciba una campaña, o desde un paso de un flujo de trabajo. Conecta Notion una vez con un token, comparte la base y elígela en cada campaña.
En esta página
Con Notion conectado, cada respuesta que recibe una campaña se convierte en una página de la base de datos de Notion que elijas: el título de la encuesta como título de la página, y las respuestas en las propiedades que hayas preparado o en la propia página. Un flujo de trabajo también puede crear páginas. Al final de esta guía tendrás Notion conectado a tu espacio de trabajo, una base compartida con él y una campaña que la llena.
Notion está incluido en el plan Business. Solo un Administrador puede conectarlo y elegir adónde van las respuestas de una campaña.
Antes de empezar
Necesitas:
- Un espacio de trabajo en el plan Business, con el rol de Administrador.
- Integraciones activado para el espacio de trabajo, en Configuración → General → Qué hace este espacio de trabajo.
- Ser Workspace Owner en Notion, o contar con alguien que lo sea: solo ellos pueden crear la conexión que usa Polzy.
- La base de datos de Notion adonde deben ir las respuestas. Añade las propiedades descritas en Qué contiene cada página antes de la primera respuesta, para que se rellenen desde el principio.
Crear una conexión en Notion
Polzy llega a Notion a través de una conexión interna de tu espacio de Notion — lo que el formulario de Polzy llama integración interna — y de su token.
- En el portal para desarrolladores de Notion, crea una conexión interna nueva para tu espacio y llámala Polzy.
- En su pestaña Configuration, permítele leer e insertar contenido.
- Copia su token en esa misma pestaña. Suele empezar por
ntn_. - Comparte la base con ella: en Notion, abre la base, elige el menú ••• arriba a la derecha, luego Connections, y añade tu conexión de Polzy. Compartir una página comparte también todas las páginas y bases que contiene.
Notion explica cada paso en Notion: Internal connections, y cómo compartir en Notion: Add & manage connections in Notion.
Una conexión nueva no ve nada hasta que se comparte con ella una página o una base. Es el paso que más se olvida.
Conectar Notion a Polzy
- En la barra lateral, en Automatizar, abre Integraciones y elige la pestaña Disponibles.
- Busca Notion y elige Conectar.
- Pega el token en Token de integración interna.
- Elige Probar conexión. Polzy responde Connected to Notion.
- Elige Conectar.
El token se guarda cifrado. Polzy lo vuelve a comprobar al conectar, así que un token incorrecto nunca produce una conexión que aparente funcionar.
Elegir la base de una campaña
- Abre Campañas, luego la campaña y su pestaña Integraciones.
- En Añadir una conexión, busca Notion y elige Conectar. Si el botón dice Configurar, Notion aún no está conectado al espacio de trabajo.
- En Base de datos, elige la base. Solo aparecen las bases compartidas con tu conexión de Notion. Si no hay ninguna, la lista se convierte en un campo donde pegar el ID de una base.
- Elige Guardar cambios.
Notion aparece entonces en Conectado a esta campaña, con el interruptor que lo pausa, Editar configuración para elegir otra base, Desconectar y cuántas respuestas se han enviado. Cada campaña elige su propia base.
Qué contiene cada página
Polzy solo rellena propiedades que tu base ya tiene, reconocidas por su nombre exacto y su tipo:
| Propiedad en tu base | Qué escribe Polzy |
|---|---|
| La propiedad de título, se llame como se llame | El título de la encuesta. |
| Response ID, una propiedad Text | El ID de la respuesta en Polzy. No se rellena en una respuesta anónima. |
| Submitted, una propiedad Date | Cuándo se terminó la respuesta. En una respuesta anónima, solo el día. |
| Email, una propiedad Email o Text | La dirección de correo de quien respondió. No se rellena en una respuesta anónima. |
| Score, una propiedad Number | La puntuación total, si ya estaba calculada al crearse la página. |
| Una propiedad Text que se llame exactamente como una pregunta | La respuesta a esa pregunta. |
| Todo lo demás | Cada respuesta sin propiedad propia va a la página misma, una línea por pregunta, hasta 2000 caracteres. |
- No se adivina nada. Una propiedad con otro nombre u otro tipo no se toca, así que una columna que añadas para tus notas está a salvo.
- Los cambios se recogen en cinco minutos. Polzy lee las propiedades de la base como mucho cada cinco minutos, para no superar el límite de Notion de tres solicitudes por segundo.
- La página es la respuesta. Las páginas se crean, nunca se modifican: editarlas en Notion no cambia nada en Polzy.
Respuestas anónimas y privacidad
Una respuesta anónima se convierte en una página con lo que dice, su puntuación y el día en que se dio — sin ID, sin dirección de correo, sin hora y sin ningún campo de la persona. Polzy espera a la revisión de seguridad de cada respuesta, hasta 10 minutos, antes de enviarla; una respuesta retenida para revisión de seguridad llega como texto de sustitución. El tamaño mínimo de grupo se aplica a los resultados agrupados, no a las respuestas sueltas, así que cada respuesta se convierte en una página por pocas que sean. Decide quién puede abrir la base en Notion teniéndolo en cuenta.
Crear una página desde un flujo de trabajo
- Abre Flujos de trabajo y el flujo, o crea uno nuevo.
- En Conectores, dentro de Pasos instalados, arrastra Crear una página · Notion al lienzo.
- Elige la base en ID de la base de datos — la lista muestra las bases compartidas con la conexión.
- Rellena Título de la página y, si quieres, Cuerpo. Escribe
{{para insertar valores de la ejecución, como el título de la encuesta o lo que alguien escribió.
El paso escribe el título en la propiedad de título de la base y el cuerpo como un párrafo de la página. Deja el ID de la página como {{connector.pageId}} y su dirección como {{connector.url}}, para que un paso posterior — un mensaje de Slack, por ejemplo — pueda enlazarla.
Probarlo
- En Integraciones, abre Notion, elige Configurar y luego Probar conexión.
- Responde la encuesta de la campaña, o espera a su primera respuesta. La página aparece en un minuto o así — hasta 10 minutos si el texto libre aún se está revisando por seguridad.
- La página de Notion en Polzy muestra cada envío en Actividad, con Correcto o Falló y las palabras de Notion.
Solución de problemas
- API token is invalid. El token se copió incompleto, o se renovó o eliminó en Notion. Cópialo de nuevo desde la pestaña Configuration de la conexión.
- La lista Base de datos está vacía, o es un campo de texto. No hay ninguna base compartida con la conexión. Compártela en Notion: ••• → Connections.
- Could not find database with ID (en Actividad). La base se eliminó o ya no está compartida con la conexión. Vuelve a compartirla: las siguientes respuestas llegan; las que fallaron no se reenvían.
- Requiere atención, con El proveedor retiró el acceso. Notion rechazó el token, o la conexión no puede leer ni insertar contenido. Revisa sus capacidades en su pestaña Configuration de Notion y luego elige Volver a conectar en la fila de Notion en Integraciones, pega un token válido y elige Guardar.
- Notion is not connected for this workspace (en Actividad). La campaña no tiene ninguna base elegida. Elige una con Editar configuración.
- Una respuesta llega a la página en vez de a una propiedad. Ninguna propiedad Text tiene exactamente el título de la pregunta. Cambia el nombre de la propiedad, o de la pregunta — el cambio cuenta desde la siguiente respuesta.
- Response ID o Score se quedan vacíos. La propiedad debe tener exactamente ese nombre y el tipo de la tabla de arriba. Score también queda vacío si la puntuación terminó después de crearse la página.
Las respuestas que llegan mientras una conexión requiere atención, antes de elegir la base o con el interruptor apagado no se envían después. Expórtalas desde Respuestas de la encuesta.
Conviene saber
- ¿Borrar una respuesta en Polzy borra la página? No. Borra también la página en Notion.
- ¿Se envían las respuestas sin terminar? No. Solo las terminadas, una vez cada una; un envío que falla se intenta tres veces en total.
- ¿Quién ve las páginas? Cualquiera con acceso a la base en Notion. Los roles de Polzy no llegan hasta Notion.
- ¿Cómo lo detengo? Usa el interruptor de la campaña o Desconectar para una campaña. Para el espacio de trabajo, abre Notion en Integraciones, elige Configurar y luego Desconectar o Eliminar. En Notion, quitar la conexión de la base detiene a Polzy al instante.
Enlaces útiles
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Los miembros con sesión iniciada pueden preguntar a Polzy o escribir al equipo desde Soporte. La rapidez de nuestra respuesta depende de tu plan.