Synchroniser les personnes depuis Workday

Polzy lit Workday au moyen d’un rapport personnalisé que votre administrateur Workday crée et publie comme service web — on parle souvent de Report as a Service, ou RaaS. Chaque ligne du rapport correspond à une personne. Les nouvelles lignes arrivent comme membres de votre espace de travail, les changements suivent à la synchronisation suivante, et les personnes que le rapport indique comme inactives ne reçoivent plus d’enquêtes. Vous choisissez les colonnes du rapport : vous décidez donc exactement de ce que Polzy peut lire.

Avant de commencer

Il vous faut :

• Être administrateur de l’espace de travail Polzy, sur Team ou plus, avec Synchronisation des personnes activé sous Paramètres → Général → Ce que fait cet espace de travail.
• Un administrateur Workday qui peut créer un utilisateur système d’intégration, un groupe de sécurité et un rapport personnalisé. La documentation de Workday sur ces tâches se trouve sur Workday Community, accessible avec vos identifiants Workday.
• Les champs selon lesquels vous voulez regrouper les résultats déjà ajoutés dans Polzy, comme Service ou Site.

Un espace de travail se synchronise depuis une seule source à la fois. Si une autre source est connectée, déconnectez-la d’abord. Si votre organisation provisionne ses membres via SCIM, aucune source de personnes ne peut être connectée — voir SCIM.

Créer le rapport dans Workday

C’est votre administrateur Workday qui s’en charge.

1. Créez un integration system user (utilisateur système d’intégration, avec la tâche Create Integration System User) pour Polzy, avec un mot de passe robuste qui n’expire pas sans prévenir.
2. Placez-le dans un groupe de sécurité de système d’intégration autorisé à voir les collaborateurs et les champs que le rapport affichera.
3. Créez un rapport personnalisé sur les collaborateurs (workers), de type Advanced, et cochez Enable As Web Service.
4. Ajoutez une colonne par champ, nommée comme Polzy l’attend : Email, First_Name, Last_Name, Employee_ID, Active, Manager_Email, Department, Business_Title et Location. D’autres noms fonctionnent aussi ; vous les associez alors dans Polzy.
5. Incluez les collaborateurs partis récemment, avec Active à 0 pour eux, afin que Polzy apprenne leur départ.
6. Partagez le rapport avec l’utilisateur système d’intégration.
7. Dans les actions du rapport, choisissez Web Service → View URLs et copiez l’adresse JSON. Elle ressemble à https://wd2-impl-services1.workday.com/ccx/service/customreport2/acme/ISU_Polzy/Polzy_Workers.

Testez d’abord sur votre tenant d’implémentation : chaque rapport Workday est propre à son tenant, et un rapport créé là doit être recréé en production.

Connecter Workday dans Polzy

1. Ouvrez Contacts → Synchro et champs.
2. Sous Sources disponibles, trouvez Workday et choisissez Connecter. Un panneau s’ouvre avec trois étapes : Connexion, Paramètres de synchro et Correspondance des champs.
3. Collez l’adresse du rapport dans URL du service web du rapport, et saisissez le nom et le mot de passe de l’utilisateur système d’intégration dans Nom d'utilisateur API et Mot de passe API.
4. Choisissez Tester la connexion. Polzy lit le rapport : Connected. The report returned data. signifie que tout fonctionne ; Connected, but the report returned no rows. signifie que l’utilisateur ne voit aucun collaborateur.
5. Choisissez Suivant, vérifiez les paramètres de synchronisation (voir plus bas), puis choisissez de nouveau Suivant.
6. À l’étape Correspondance des champs, gardez la correspondance par défaut ou activez Correspondance personnalisée des champs (voir plus bas), puis choisissez Connecter.

Synchro des personnes

Connecter Workday

Les clés sont chiffrées et utilisées uniquement en votre nom.

3 sur 3 obligatoires

ConnexionParamètres de synchroCorrespondance des champs

URL du service web du rapportRequis

Nom d'utilisateur APIRequis

Mot de passe APIRequis

Chiffré au reposAnnulerTester la connexionSuivant

Polzy demande le rapport au format JSON : l’adresse fonctionne donc avec ou sans ?format=json à la fin. Le mot de passe est stocké chiffré et ne sert qu’à lire le rapport.

Paramètres de synchronisation

Associer les champs

La correspondance par défaut lit les noms de colonnes de l’étape 4 ci-dessus :

Si votre rapport nomme ses colonnes autrement, activez Correspondance personnalisée des champs et choisissez la bonne colonne pour chaque champ. Chaque ligne a aussi une valeur Si vide, utiliser, écrite quand le rapport n’a rien pour cette personne — une valeur que le rapport envoie n’est jamais écrasée.

Synchro des personnes

Connecter Workday

Les clés sont chiffrées et utilisées uniquement en votre nom.

ConnexionParamètres de synchroCorrespondance des champs

Correspondance personnalisée des champs

Correspondance personnalisée active Choisissez quel champ de votre système RH alimente chaque champ de participant.

Champs de base

Champ du participantDepuis la sourceSi vide, utiliser

EmailRequis

Exemple: anouk@acme.com, rahul@acme.com

PrénomRequis

Exemple: Anouk, Rahul

Nom de familleRequis

Exemple: Jansen, Mehta

Champs de l'espace de travail

Champ du participantDepuis la sourceSi vide, utiliser

Service

Exemple: Ventes, Opérations

Chiffré au reposRetourConnecter

Quelques points à connaître :

• De vrais exemples. À la première connexion, la liste montre les noms de colonnes par défaut. Une fois connecté, choisissez Paramètres sur Synchro et champs et rouvrez Correspondance des champs : la liste vient alors des premières lignes de votre rapport, chacune avec un Exemple, et vous voyez les vrais noms de colonnes de votre rapport.
• Seuls les champs de votre espace de travail sont remplis. Le service ou le site ne sont conservés que si votre espace de travail a un champ de ce nom. Ajoutez-en un avec Ajouter un champ sur Synchro et champs, puis associez-le.
• Groupes. Pour comparer les résultats selon un champ, faites-en un champ Liste et activez Groupes à côté de lui dans le tableau Correspondance des champs.
• Managers. Le manager est relié quand une personne dans Polzy a cette adresse e-mail. S’il n’y est pas encore, le lien se fait lors d’une synchronisation ultérieure. Les managers demandent que Lignes hiérarchiques soit activé dans l’espace de travail.

Prévisualiser et lancer la première synchronisation

1. Sur Synchro et champs, choisissez Prévisualiser une synchro sous Historique de synchro. Polzy calcule ce qu’une synchronisation ajouterait, mettrait à jour et désactiverait, sans rien changer, et ouvre le journal où le résultat apparaît comme Aperçu.
2. Vérifiez l’aperçu. Si des noms, des e-mails ou des services semblent faux, corrigez le rapport ou la correspondance et prévisualisez de nouveau.
3. Choisissez Synchroniser maintenant. Le résultat apparaît dans Historique de synchro.

Synchro et champs

WorkdayConnectéDernière synchro il y a 5 minutes · s’exécute toutes les 4 heures · 612 personnes · 18 groupesParamètresSynchroniser maintenant

Historique de synchroPrévisualiser une synchro

Aujourd’hui, 09:12Réussi2 ajoutés · 5 mis à jour

Aujourd’hui, 08:10Partiel1 mis à jour · 3 ignorés

Hier, 16:40Aperçu612 ajoutés

Les personnes venues de Workday sont rapprochées par adresse e-mail des personnes déjà présentes dans Polzy : une personne que vous aviez déjà invitée à la main est mise à jour au lieu d’être ajoutée une seconde fois.

Calendrier et historique de synchronisation

Après la première synchronisation, Polzy tourne tout seul, à la fréquence choisie, à quelques minutes près. Workday ne propose pas de webhooks ici : les changements arrivent à la synchronisation suivante, ou quand vous choisissez Synchroniser maintenant. Historique de synchro liste les cinq dernières exécutions — Réussi, Partiel (certaines personnes ont été ignorées ou ont échoué), Échec ou Aperçu — et Journal complet ouvre chaque exécution, avec chaque modification qu’elle a faite.

Si une synchronisation échoue, Polzy réessaie plus tard, en attendant un peu plus à chaque fois. Après trois échecs d’affilée, la source affiche Nécessite une action et les administrateurs sont prévenus. Synchroniser maintenant fonctionne de nouveau une fois la source reconnectée : corrigez les informations sous Paramètres et enregistrez.

Quand quelqu’un part

• Marqué inactif dans le rapport. Une personne dont la colonne Active vaut 0, false, inactive ou terminated est désactivée à la synchronisation suivante ; une valeur vide compte comme active. Les personnes désactivées ne reçoivent aucune enquête et n’occupent aucune place ; leurs réponses passées restent.
• Disparu du rapport. Une personne qui cesse simplement d’apparaître dans le rapport n’est pas désactivée aujourd’hui. Gardez les partants dans le rapport, avec Active à 0, tant qu’ils pourraient encore être actifs dans Polzy.
• Bloqué dans Polzy. Une personne qu’un administrateur a bloquée dans Polzy reste bloquée, quoi que dise le rapport.

Une synchronisation ne supprime jamais personne.

Dépannage

Bon à savoir

• Des membres, pas des contacts. Toutes les personnes venues de Workday sont des membres : elles peuvent se connecter et chacune occupe une place. Une synchronisation qui dépasserait vos places importe les personnes qui tiennent, s’arrête là et prévient les administrateurs — voir Utilisation et limites.
• Vous maîtrisez les données. Polzy ne peut lire que ce que le rapport affiche. Laissez de côté toute colonne que vous ne voulez pas dans Polzy.
• Déconnecter ou supprimer. Sous Paramètres, Déconnecter arrête la synchronisation et garde les paramètres et l’historique, pour reconnecter plus tard ; Supprimer efface la connexion. Dans les deux cas, les personnes déjà synchronisées restent dans Polzy et ne sont plus mises à jour.
• Besoin d’aide ? Le lien Demander à Polzy du panneau de connexion explique d’où vient chaque valeur.

Liens utiles

• Les guides de Workday sur les utilisateurs système d’intégration et les rapports en tant que service se trouvent sur Workday Community, qui demande vos identifiants Workday ; aucune page publique ne les couvre.
• Personnes et contacts — champs, groupes et membres.