Créer des tâches Asana depuis les workflows
Ajoutez une tâche Asana depuis un workflow — dans le projet de votre choix, avec une échéance — et laissez l’action Polzy se fermer d’elle-même quand la tâche est terminée. Connectez Asana une fois avec un jeton d’accès personnel.
Sur cette page
Quand un retour demande un suivi, un workflow peut ajouter une tâche Asana à ce sujet — dans le projet de votre choix, avec un nom, des notes et une échéance construits à partir de ce que Polzy sait. Si le workflow a aussi créé une action Polzy, l’action suit la tâche et se ferme d’elle-même une fois la tâche terminée. À la fin de ce guide, Asana sera connecté et un workflow ajoutera des tâches.
Asana est inclus dans l’offre Business et s’utilise depuis les workflows. Seul un Administrateur peut le connecter et créer des workflows.
Avant de commencer
Il vous faut :
- Un espace de travail sur l’offre Business, avec le rôle Administrateur.
- Intégrations et Flux de travail activés pour l’espace de travail, dans Paramètres → Général → Ce que fait cet espace de travail.
- Un compte Asana membre des projets que vous utiliserez. Les tâches sont créées au nom de ce compte : un compte dédié évite qu’elles soient liées à une seule personne.
- Un jeton d’accès personnel pour ce compte (ci-dessous).
Créer un jeton d’accès personnel
- Dans Asana, ouvrez la console développeur : votre photo de profil, puis My Settings → Apps → Manage Developer Apps, ou
app.asana.com/0/my-apps. - Choisissez + Create new token et nommez-le Polzy.
- Choisissez Create token.
- Copiez le jeton. Asana ne l’affiche qu’une fois.
Asana explique les jetons dans Asana: Personal access token.
Connecter Asana à Polzy
- Dans la barre latérale, sous Automatiser, ouvrez Intégrations et choisissez l’onglet Disponibles.
- Trouvez Asana et choisissez Connecter.
- Collez le jeton dans Jeton d’accès personnel.
- Choisissez Tester la connexion. Polzy répond Connected as suivi du nom du compte.
- Choisissez Connecter.
Le jeton est stocké chiffré. Une fois connecté, la ligne d’Asana dans Intégrations propose Configurer la portée pour remplacer le jeton, et Gérer pour sa page.
Ajouter une tâche depuis un workflow
- Ouvrez Workflows et le workflow, ou créez-en un.
- Sous Connecteurs dans Étapes installées, faites glisser Créer une tâche Asana · Asana sur le canevas, après l’étape qu’elle doit suivre. Une ligne avec un cadenas signifie qu’Asana n’est pas encore connecté, ou nécessite une action.
- Sous Projet, choisissez le projet. La liste affiche les projets non archivés que le jeton peut voir — avec le nom de l’espace Asana à côté de chacun s’il y en a plusieurs.
- Rédigez le Nom de la tâche. Tapez
{{pour insérer une valeur de l’exécution, comme le titre de l’action. - Si vous le souhaitez, rédigez des Notes.
- Si vous le souhaitez, indiquez Échéance dans (jours) : la tâche est due ce nombre de jours après l’exécution de l’étape, compté dans le fuseau horaire de votre espace de travail.
L’étape transmet l’identifiant de la tâche sous la forme {{connector.taskId}} et son adresse sous la forme {{connector.url}}. Une Exécution d'essai parcourt le workflow sans ajouter la tâche ; seule une vraie exécution en crée une. Workflows explique les déclencheurs et les étapes.
Fermer l’action quand la tâche est terminée
Quand Créer une tâche Asana s’exécute après Créer une action dans la même exécution du workflow, la tâche est liée à cette action :
- Suivi dans. Le panneau de l’action affiche la tâche, avec un lien vers Asana, et indique si elle est ouverte ou terminée.
- Fermée par Asana. Polzy interroge Asana sur la tâche au plus toutes les 10 minutes. Quand elle est terminée, l’action passe à Terminé.
- Le statut seulement. Les commentaires et autres changements restent dans Asana. Une action fermée d’abord dans Polzy n’est plus interrogée.
Ce que Polzy envoie à Asana
Seulement ce que dit l’étape : le projet, le nom de la tâche, ses notes et son échéance, avec les valeurs que vous insérez. Rien d’autre sur la réponse ou la personne ne quitte Polzy. Une réponse anonyme n’a pas de personne : les valeurs comme l’e-mail du répondant sont vides ; ce que quelqu’un a écrit n’est envoyé qu’après sa lecture de sécurité. Les réponses individuelles ne sont pas retenues par la taille minimale des groupes : pensez à qui peut lire le projet avant de mettre les mots des gens dans une tâche.
Dépannage
- Asana refused the credentials (401). Le jeton est erroné, ou a été supprimé. Créez-en un nouveau, choisissez Configurer la portée sur la ligne d’Asana dans Intégrations, collez-le et Enregistrer. Une exécution qui rencontre cette erreur fait passer Asana à Nécessite une action.
- Asana refused the credentials (403). Le compte ne peut pas ajouter de tâches à ce projet. Ajoutez-le au projet dans Asana.
- Asana answered 404. Le projet a été supprimé, ou le compte n’en est plus membre.
- This step names no project ou The task has no name. Renseignez le Projet et le Nom de la tâche de l’étape.
- La liste Projet est un simple champ, ou il y manque un projet. Le jeton ne voit aucun projet, le projet est archivé, ou il se trouve dans un espace au-delà des dix premiers dont le compte est membre. La liste affiche jusqu’à 100 projets par espace Asana.
- L’action ne se ferme pas. L’étape Asana ne s’est pas exécutée après Créer une action dans la même exécution, la tâche n’est pas terminée, ou la connexion nécessite une action — les vérifications sont suspendues jusqu’à ce que ce soit réglé.
Bon à savoir
- Une connexion, tous les projets. Chaque étape choisit son projet parmi ceux que voit le jeton.
- Qui est le créateur ? Le compte auquel appartient le jeton.
- Une étape peut-elle ajouter deux fois la même tâche ? Non. Une étape relancée après un plantage réutilise ce qu’elle a créé la première fois.
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Les membres connectés peuvent demander à Polzy ou écrire à l’équipe depuis Support. Notre délai de réponse dépend de votre forfait.