Envoyer des e-mails depuis votre domaine avec Mailgun

Par défaut, Polzy envoie les e-mails depuis son propre compte partagé. Connectez votre compte Mailgun, et chaque e-mail que cet espace de travail envoie aux participants — invitations et relances des campagnes, e-mails de remerciement et d’événement, e-mails de workflow et réponses dans une conversation — part par Mailgun, depuis une adresse de votre propre domaine. Les destinataires voient un expéditeur qu’ils reconnaissent, et la réputation de votre domaine vous appartient.

Avant de commencer

Il vous faut :

• Un espace de travail avec l’offre Équipe ou supérieure, et le rôle Administrateur.
• Un compte Mailgun qui permet d’ajouter un domaine et de créer une clé d’API.
• Un accès au DNS de votre domaine, pour ajouter les enregistrements fournis par Mailgun.
• Savoir si votre compte Mailgun est dans la région États-Unis ou UE.

Comment Polzy utilise Mailgun

• Tous les e-mails aux participants. Dès que vous choisissez Mailgun pour l’e-mail, chaque e-mail envoyé aux participants par l’espace de travail passe par lui. Les e-mails de Polzy lui-même — liens de connexion, réinitialisations de mot de passe, factures — viennent toujours de Polzy.
• De qui il vient. L’E-mail expéditeur que vous saisissez. Le nom défini sous Paramètres → Image de marque (Nom de l’expéditeur) prime sur le Nom de l'expéditeur saisi ici. Les e-mails de Polzy envoyés par Mailgun n’ont pas d’adresse de réponse distincte : les réponses vont à l’E-mail expéditeur.
• Son apparence. Rien ne change : les e-mails gardent le logo et la couleur de votre espace de travail.
• Ce que ça coûte. Mailgun vous facture ces e-mails. Ils ne comptent pas dans les e-mails mensuels de votre organisation dans Polzy.
• Ce qui revient. Avec des webhooks dans Mailgun, le journal de chaque message indique s’il a été livré, ouvert, cliqué ou s’il a rebondi.

Étape 1 : Vérifier votre domaine dans Mailgun

Les messageries comme Gmail et Outlook font confiance à un e-mail quand le domaine d’où il vient déclare que l’expéditeur peut l’utiliser. Trois enregistrements DNS s’en chargent : SPF nomme les serveurs autorisés à envoyer pour votre domaine, DKIM signe chaque message pour qu’il ne puisse pas être modifié, et DMARC dit aux destinataires que faire d’un message qui échoue aux deux. Mailgun vous donne les deux premiers ; vous ajoutez le troisième.

1. Dans Mailgun, ajoutez votre domaine d’envoi. Un sous-domaine, comme mg.acme.com, préserve les e-mails de votre domaine principal.
2. Ajoutez chez votre hébergeur DNS les enregistrements affichés par Mailgun : un TXT pour SPF (v=spf1 include:mailgun.org ~all), un TXT pour DKIM, un CNAME pour le suivi des ouvertures et des clics, et deux MX si vous recevrez des réponses.
3. Cliquez sur Verify DNS settings dans les paramètres du domaine, ou attendez que Mailgun vérifie. Les modifications DNS peuvent mettre 24 à 48 heures à être visibles.
4. Ajoutez un enregistrement DMARC : un enregistrement TXT sur _dmarc de votre domaine. v=DMARC1; p=none; est un bon départ qui ne change rien pendant que vous lisez vos rapports.

Voir Mailgun: Domain verification. Gmail exige SPF ou DKIM de tout expéditeur, et en plus DMARC de quiconque envoie plus de 5 000 messages par jour : voir Google: Email sender guidelines.

Étape 2 : Créer une clé d’API

1. Dans Mailgun, ouvrez Account Settings, puis API keys, et cliquez sur Create key.
2. Copiez la clé et conservez-la : Mailgun ne l’affichera peut-être plus.

Utilisez une clé d’API de compte, pas une domain sending key. À la connexion, Polzy lit les détails de votre domaine pour vérifier qu’il existe dans votre compte, et une sending key ne permet que l’envoi.

Voir Mailgun: API key management.

Étape 3 : Connecter Mailgun dans Polzy

1. Ouvrez l’endroit où le connecter :
   • Avec l’offre Équipe : Messages, puis l’onglet Intégrations. Sous Fournisseurs, trouvez Mailgun et cliquez sur Configurer.
   • À partir de l’offre Business : Intégrations dans la barre latérale, l’onglet Disponibles, puis Connecter dans la ligne de Mailgun.
2. Dans le panneau Connecter Mailgun, remplissez les champs :

1. Cliquez sur Tester la connexion. Vous devez voir Successfully connected to Mailgun domain: suivi de votre domaine (ce message est en anglais).
2. Cliquez sur Connecter.

Intégration

Connecter MailgunLes clés sont chiffrées et utilisées uniquement en votre nom.

4 sur 4 obligatoires

Identifiants

Clé de signature du webhookOptionnel

Mailgun API KeyRequis

Domaine MailgunRequis

RégionRequis

UE

E-mail expéditeurRequis

Nom de l'expéditeurOptionnel

Chiffré au reposTester la connexionConnecter

Étape 4 : Choisir Mailgun pour l’e-mail

Connecter Mailgun ne bascule pas encore vos e-mails. Choisissez-le une fois pour l’espace de travail :

1. Ouvrez Paramètres, puis l’onglet Notifications, et descendez jusqu’à Canaux.
2. Sur la ligne E-mail, remplacez Polzy · compte partagé par Mailgun.
3. Vérifiez que l’interrupteur de la ligne est activé.

Canaux

Les canaux apparaissent ici dès qu’un fournisseur est connecté dans Connexions. D’ici là, Polzy envoie depuis son compte partagé, avec un plafond quotidien plus bas.

E-mailActifInvitations, relances et réponses aux conversations. · 1 240 envoyés · 30 jMailgun

SMSInactifInvitations courtes pour les personnes sans bureau. · aucun envoiPolzy · compte partagé

WhatsAppInactifMessages bidirectionnels via un numéro Business. · aucun envoiPolzy · compte partagé

SlackInactifPublications de canal et messages aux administrateurs. · aucun envoiAucun fournisseur connecté

TeamsActifPublications dans un canal Teams suivi par votre espace de travail. · aucun envoiAucun fournisseur connecté

Désormais, chaque e-mail envoyé par l’espace de travail passe par Mailgun.

Étape 5 : Récupérer les statuts de livraison

Sans cette étape, les e-mails partent quand même, mais leur journal s’arrête à Envoyé. Avec elle, Polzy apprend de Mailgun ce qu’il est advenu de chacun.

1. Dans Polzy, ouvrez Intégrations, cliquez sur la ligne de Mailgun pour ouvrir sa page, et trouvez Réception. Copiez l’adresse affichée.
2. Dans Mailgun, ouvrez les webhooks de votre domaine et ajoutez l’adresse pour les événements delivered, opened, clicked, permanent failure, temporary failure et spam complaint.
3. Dans Mailgun, ouvrez Settings → API Security et copiez la HTTP webhook signing key. C’est une clé différente de votre clé d’API.
4. Dans Polzy, cliquez sur Configurer pour Mailgun, collez-la dans Clé de signature du webhook et cliquez sur Enregistrer.

Réception

Communiquez cette adresse à Mailgun pour qu’il puisse signaler ce que deviennent vos messages.

Accusés de réception

Réponses

Copier

Dans Mailgun, ajoutez cette URL pour les événements livré, ouvert, cliqué et échoué, et copiez la clé de signature — pas la clé API — dans le champ ci-dessus.

Sans clé de signature, Polzy refuse tout événement de Mailgun comme non signé, et la section Activité de la page de Mailgun affiche Message entrant refusé. Voir Mailgun: Introduction to webhooks et Mailgun: Securing webhooks.

Ouvert et Cliqué n’apparaissent que si le suivi des ouvertures et des clics est activé pour le domaine dans Mailgun. Un échec permanent ou une plainte pour spam marque le message Rebondi, et Polzy n’écrit plus à cette adresse depuis cet espace de travail. Un échec temporaire le laisse à Envoyé pendant que Mailgun réessaie.

Réponses. Les e-mails que Mailgun envoie pour Polzy n’ont pas d’adresse de réponse distincte : chaque réponse va donc à votre E-mail expéditeur — y compris dans une conversation Polzy — et non à la conversation dans Polzy. Pour les faire entrer, recevez le domaine de cette adresse dans Mailgun et transférez-le vers la même adresse avec une route (l’onglet Receiving de Mailgun, avec une action forward vers l’adresse) : la réponse d’une personne ayant une conversation e-mail ouverte est alors ajoutée à cette conversation. Voir Mailgun: Routes.

Tester

Envoyez une petite campagne dont vous êtes le seul destinataire (voir Envoyer une enquête avec une campagne). Ouvrez ensuite Messages : votre e-mail doit passer de Envoyé à Livré, puis à Ouvert quand vous l’ouvrez. Ouvrez les détails de l’e-mail dans votre messagerie pour vérifier que SPF, DKIM et DMARC indiquent pass.

Dépannage

Bon à savoir

• Si Mailgun ne fonctionne plus, Polzy continue d’essayer, car la tentative suivante peut réussir, et le marque Nécessite une action. Si vous le déconnectez, ou si votre offre n’inclut plus votre propre expéditeur d’e-mails, l’e-mail repasse par le compte partagé de Polzy et compte de nouveau dans vos e-mails mensuels.
• Un seul expéditeur d’e-mails à la fois. La ligne E-mail n’accepte qu’un fournisseur. Vous pouvez en connecter un autre pour qu’il soit prêt, et basculer sur la ligne.
• Conversations. Sans route, la réponse à un e-mail de conversation arrive dans la boîte de l’E-mail expéditeur sous l’adresse de la personne — y compris pour un suivi anonyme, si bien que quiconque lit cette boîte voit qui a écrit. Si votre espace de travail utilise les conversations, Resend ou le compte partagé de Polzy gardent les réponses dans Polzy.
• Adresse de réponse. L’Adresse de réponse sous Paramètres → Image de marque n’est pas utilisée avec Mailgun.
• Ce que Polzy conserve. La clé d’API et la clé de signature sont chiffrées et ne sont plus jamais affichées.

Liens utiles

• Mailgun: Domain verification
• Mailgun: API key management
• Mailgun: Introduction to webhooks
• Mailgun: Securing webhooks
• Mailgun: Routes
• Google: Email sender guidelines