Envoyer des e-mails depuis votre domaine avec SendGrid

Par défaut, Polzy envoie les e-mails depuis son propre compte partagé. Connectez votre compte SendGrid, et chaque e-mail que cet espace de travail envoie aux participants — invitations et relances des campagnes, e-mails de remerciement et d’événement, e-mails de workflow et réponses dans une conversation — part par SendGrid, depuis une adresse de votre propre domaine. Les destinataires voient un expéditeur qu’ils reconnaissent, et la réputation de votre domaine vous appartient.

Avant de commencer

Il vous faut :

• Un espace de travail avec l’offre Équipe ou supérieure, et le rôle Administrateur.
• Un compte SendGrid qui permet d’authentifier un domaine et de créer une clé d’API.
• Un accès au DNS de votre domaine, pour ajouter les enregistrements fournis par SendGrid.
• L’adresse d’envoi souhaitée, par exemple surveys@acme.com, sur ce domaine.

Comment Polzy utilise SendGrid

• Tous les e-mails aux participants. Dès que vous choisissez SendGrid pour l’e-mail, chaque e-mail envoyé aux participants par l’espace de travail passe par lui. Les e-mails de Polzy lui-même — liens de connexion, réinitialisations de mot de passe, factures — viennent toujours de Polzy.
• De qui il vient. L’E-mail expéditeur que vous saisissez. Le nom et l’adresse de réponse définis sous Paramètres → Image de marque (Nom de l’expéditeur et Adresse de réponse) priment sur le Nom de l'expéditeur et l’E-mail de réponse saisis ici.
• Son apparence. Rien ne change : les e-mails gardent le logo et la couleur de votre espace de travail.
• Ce que ça coûte. SendGrid vous facture ces e-mails. Ils ne comptent pas dans les e-mails mensuels de votre organisation dans Polzy.
• Ce qui revient. Avec l’Event Webhook de SendGrid, le journal de chaque message indique s’il a été livré, ouvert, cliqué ou s’il a rebondi.

Étape 1 : Authentifier votre domaine dans SendGrid

Les messageries comme Gmail et Outlook font confiance à un e-mail quand le domaine d’où il vient déclare que l’expéditeur peut l’utiliser. Trois enregistrements DNS s’en chargent : SPF nomme les serveurs autorisés à envoyer pour votre domaine, DKIM signe chaque message pour qu’il ne puisse pas être modifié, et DMARC dit aux destinataires que faire d’un message qui échoue aux deux. L’authentification de domaine de SendGrid met en place les trois.

1. Dans SendGrid, allez dans Settings → Sender Authentication et cliquez sur Get Started sous Domain Authentication.
2. Choisissez votre hébergeur DNS et saisissez le domaine d’envoi, par exemple acme.com.
3. Laissez Use automated security activé. SendGrid affiche les enregistrements à ajouter : des CNAME pour SPF et DKIM, et un TXT pour DMARC.
4. Ajoutez-les chez votre hébergeur DNS exactement comme affichés, puis cliquez sur Verify dans SendGrid. Les modifications DNS peuvent mettre un moment à être visibles ; vérifiez de nouveau plus tard si elles ne sont pas encore trouvées.

Votre E-mail expéditeur doit être un expéditeur vérifié : une adresse du domaine authentifié l’est automatiquement. Vérifier une seule adresse (Single Sender Verification) fonctionne aussi, mais l’authentification du domaine améliore la délivrabilité.

Voir SendGrid: Configure domain authentication et SendGrid: Authenticate a single sender. Gmail exige SPF ou DKIM de tout expéditeur, et en plus DMARC de quiconque envoie plus de 5 000 messages par jour : voir Google: Email sender guidelines.

Étape 2 : Créer une clé d’API

1. Dans SendGrid, allez dans Settings → API Keys et cliquez sur Create API Key. Nommez-la Polzy.
2. Choisissez Full Access, ou Custom Access avec Mail Send activé. Polzy vérifie la clé en lisant votre profil utilisateur SendGrid : une clé personnalisée a donc aussi besoin d’un accès en lecture à votre compte utilisateur ; une clé limitée à Mail Send ne passe pas le test.
3. Cliquez sur Create & View et copiez la clé, qui commence par SG.. SendGrid ne l’affiche qu’une fois.

Voir SendGrid: API keys.

Étape 3 : Connecter SendGrid dans Polzy

1. Ouvrez l’endroit où le connecter :
   • Avec l’offre Équipe : Messages, puis l’onglet Intégrations. Sous Fournisseurs, trouvez SendGrid et cliquez sur Configurer.
   • À partir de l’offre Business : Intégrations dans la barre latérale, l’onglet Disponibles, puis Connecter dans la ligne de SendGrid.
2. Dans le panneau Connecter SendGrid, remplissez les champs :

1. Cliquez sur Tester la connexion. Vous devez voir Connected to SendGrid as suivi de l’adresse e-mail de votre compte SendGrid (ce message est en anglais).
2. Cliquez sur Connecter.

Intégration

Connecter SendGridLes clés sont chiffrées et utilisées uniquement en votre nom.

2 sur 2 obligatoires

Identifiants

Jeton de l’URL du webhookOptionnel

Clé de vérification du webhook d’événementsOptionnel

SendGrid API KeyRequis

E-mail expéditeurRequis

Nom de l'expéditeurOptionnel

E-mail de réponseOptionnel

Chiffré au reposTester la connexionConnecter

Étape 4 : Choisir SendGrid pour l’e-mail

Connecter SendGrid ne bascule pas encore vos e-mails. Choisissez-le une fois pour l’espace de travail :

1. Ouvrez Paramètres, puis l’onglet Notifications, et descendez jusqu’à Canaux.
2. Sur la ligne E-mail, remplacez Polzy · compte partagé par SendGrid.
3. Vérifiez que l’interrupteur de la ligne est activé.

Canaux

Les canaux apparaissent ici dès qu’un fournisseur est connecté dans Connexions. D’ici là, Polzy envoie depuis son compte partagé, avec un plafond quotidien plus bas.

E-mailActifInvitations, relances et réponses aux conversations. · 1 240 envoyés · 30 jSendGrid

SMSInactifInvitations courtes pour les personnes sans bureau. · aucun envoiPolzy · compte partagé

WhatsAppInactifMessages bidirectionnels via un numéro Business. · aucun envoiPolzy · compte partagé

SlackInactifPublications de canal et messages aux administrateurs. · aucun envoiAucun fournisseur connecté

TeamsActifPublications dans un canal Teams suivi par votre espace de travail. · aucun envoiAucun fournisseur connecté

Désormais, chaque e-mail envoyé par l’espace de travail passe par SendGrid.

Étape 5 : Récupérer les statuts de livraison

Sans cette étape, les e-mails partent quand même, mais leur journal s’arrête à Envoyé. Avec elle, Polzy apprend de SendGrid ce qu’il est advenu de chacun.

1. Dans Polzy, ouvrez Intégrations, cliquez sur la ligne de SendGrid pour ouvrir sa page, et trouvez Réception. Copiez l’adresse affichée. Elle contient le jeton du webhook : gardez-la privée.
2. Dans SendGrid, allez dans Settings → Mail Settings, puis Event Webhooks, et créez un webhook.
3. Collez l’adresse comme Post URL et sélectionnez les événements : processed, delivered, deferred, opened, clicked, bounced, blocked, dropped et spam reports.
4. Sous Security features, activez Enable Signed Event Webhook, puis enregistrez.
5. Rouvrez le webhook (Edit) et copiez sa clé de vérification.
6. Dans Polzy, cliquez sur Configurer pour SendGrid, collez-la dans Clé de vérification du webhook d’événements et cliquez sur Enregistrer.

Réception

Communiquez cette adresse à SendGrid pour qu’il puisse signaler ce que deviennent vos messages.

Accusés de réception

Réponses

Copier

Dans SendGrid, définissez cette URL comme Event Webhook, activez la signature et copiez la clé de vérification ci-dessus. Pour les réponses, faites pointer Inbound Parse vers la même URL — gardez-la privée, seul son jeton la protège.

Sans clé de vérification, Polzy refuse tout événement de SendGrid comme non signé, et la section Activité de la page de SendGrid affiche Message entrant refusé. Voir SendGrid: Event Webhook security features.

Ouvert et Cliqué n’apparaissent que si le suivi des ouvertures et des clics est activé dans SendGrid. Un rebond, un blocage ou un signalement de spam marque le message Rebondi ; après un rebond permanent ou un signalement de spam, Polzy n’écrit plus à cette adresse depuis cet espace de travail. Un message abandonné (dropped) est marqué Échoué.

Réponses. Chaque e-mail que SendGrid envoie pour Polzy porte votre E-mail de réponse, ou l’Adresse de réponse sous Paramètres → Image de marque, comme adresse de réponse — y compris dans une conversation Polzy. Ces réponses arrivent donc dans cette boîte, pas dans la conversation dans Polzy. Pour les faire entrer, recevez le domaine de l’adresse de réponse avec l’Inbound Parse de SendGrid et dirigez-le vers la même adresse : la réponse d’une personne ayant une conversation e-mail ouverte est alors ajoutée à cette conversation. Laissez POST the raw, full MIME message décoché. Voir SendGrid: Configure the Inbound Parse webhook.

Tester

Envoyez une petite campagne dont vous êtes le seul destinataire (voir Envoyer une enquête avec une campagne). Ouvrez ensuite Messages : votre e-mail doit passer de Envoyé à Livré, puis à Ouvert quand vous l’ouvrez. Ouvrez les détails de l’e-mail dans votre messagerie pour vérifier que SPF, DKIM et DMARC indiquent pass.

Dépannage

Bon à savoir

• Si SendGrid ne fonctionne plus, Polzy continue d’essayer, car la tentative suivante peut réussir, et le marque Nécessite une action. Si vous le déconnectez, ou si votre offre n’inclut plus votre propre expéditeur d’e-mails, l’e-mail repasse par le compte partagé de Polzy et compte de nouveau dans vos e-mails mensuels.
• Un seul expéditeur d’e-mails à la fois. La ligne E-mail n’accepte qu’un fournisseur. Vous pouvez en connecter un autre pour qu’il soit prêt, et basculer sur la ligne.
• Conversations. Sans Inbound Parse, la réponse à un e-mail de conversation arrive dans votre boîte de réponse sous l’adresse de la personne — y compris pour un suivi anonyme, si bien que quiconque lit cette boîte voit qui a écrit. Si votre espace de travail utilise les conversations, Resend ou le compte partagé de Polzy gardent les réponses dans Polzy.
• Ce que Polzy conserve. La clé d’API, le jeton du webhook et la clé de vérification sont chiffrés et ne sont plus jamais affichés.

Liens utiles

• SendGrid: Configure domain authentication
• SendGrid: Authenticate a single sender
• SendGrid: API keys
• SendGrid: Event Webhook security features
• SendGrid: Configure the Inbound Parse webhook
• Google: Email sender guidelines