Envoyer des e-mails par votre serveur (SMTP)
Connectez n’importe quel serveur SMTP — Microsoft 365, Google Workspace ou le vôtre — pour que chaque e-mail aux participants parte de votre propre boîte et de votre domaine.
Sur cette page
Par défaut, Polzy envoie les e-mails depuis son propre compte partagé. Connectez votre propre serveur de messagerie en SMTP, et chaque e-mail que cet espace de travail envoie aux participants — invitations et relances des campagnes, e-mails de remerciement et d’événement, e-mails de workflow et réponses dans une conversation — passe par lui, depuis votre propre boîte. Cela fonctionne avec tout serveur qui accepte un nom d’utilisateur et un mot de passe : Microsoft 365, Google Workspace, celui de votre hébergeur ou le vôtre.
Votre propre expéditeur d’e-mails est disponible à partir de l’offre Équipe, et seuls les Administrateurs peuvent le connecter. Avec l’offre Équipe, vous le connectez sous Messages → Intégrations ; à partir de l’offre Business, aussi depuis la page Intégrations.
Le SMTP ne fait qu’envoyer : votre serveur indique qu’il a accepté un message, rien de plus. Polzy ne peut donc pas montrer si un e-mail a été livré, ouvert ou a rebondi, ni recevoir de réponses par ce biais. Si vous en avez besoin, utilisez plutôt Resend, SendGrid ou Mailgun.
Avant de commencer
Il vous faut :
- Un espace de travail avec l’offre Équipe ou supérieure, et le rôle Administrateur.
- Les paramètres SMTP de votre serveur : nom d’hôte, port, et s’il utilise SSL/TLS.
- Une boîte ou un utilisateur autorisé à envoyer par ce serveur, avec son nom d’utilisateur et son mot de passe.
- L’adresse d’envoi, que cet utilisateur a le droit d’utiliser.
Polzy se connecte avec un nom d’utilisateur et un mot de passe. Un serveur qui n’accepte que d’autres modes de connexion, ou seulement le courrier d’adresses IP connues, ne peut pas être utilisé.
Comment Polzy utilise votre serveur
- Tous les e-mails aux participants. Dès que vous choisissez votre serveur pour l’e-mail, chaque e-mail envoyé aux participants par l’espace de travail passe par lui. Les e-mails de Polzy lui-même — liens de connexion, réinitialisations de mot de passe, factures — viennent toujours de Polzy.
- De qui il vient. L’E-mail expéditeur que vous saisissez. Le nom défini sous Paramètres → Image de marque (Nom de l’expéditeur) prime sur le Nom de l'expéditeur saisi ici. Les e-mails n’ont pas d’adresse de réponse distincte : les réponses vont à l’E-mail expéditeur.
- Son apparence. Rien ne change : les e-mails gardent le logo et la couleur de votre espace de travail.
- Ce que ça coûte. Les limites et tarifs de votre fournisseur de messagerie s’appliquent. Ces e-mails ne comptent pas dans les e-mails mensuels de votre organisation dans Polzy.
Étape 1 : Réunir les paramètres de votre serveur
Les paramètres des deux fournisseurs les plus courants :
| Fournisseur | Hôte SMTP | Port SMTP | Utiliser SSL/TLS | Nom d’utilisateur et mot de passe |
|---|---|---|---|---|
| Microsoft 365 | smtp.office365.com | 587 | Désactivé | L’adresse et le mot de passe de la boîte, avec Authenticated SMTP activé pour elle |
| Google Workspace ou Gmail | smtp.gmail.com | 587 | Désactivé | L’adresse complète, et un mot de passe d’application |
Microsoft 365. Authenticated SMTP est désactivé pour la plupart des boîtes. Un administrateur l’active dans le centre d’administration Microsoft 365 sous Users → Active users : sélectionnez la boîte, puis Mail, Manage email apps, et cochez Authenticated SMTP. Cela ne fonctionne pas tant que les paramètres de sécurité par défaut (security defaults) sont actifs, ni si une stratégie bloque l’authentification de base pour SMTP. Voir Microsoft: Enable or disable SMTP AUTH in Exchange Online.
Google. Avec la validation en deux étapes activée, connectez-vous avec un mot de passe d’application plutôt qu’avec le mot de passe du compte. Google limite cet usage à 2 000 messages par jour et par utilisateur. Voir Google: Send email from a printer, scanner, or app.
Pour tout autre serveur, demandez à son fournisseur l’hôte, le port et l’utilisateur d’envoi. Le port 587 avec Utiliser SSL/TLS désactivé commence en clair puis passe en TLS ; le port 465 demande Utiliser SSL/TLS activé.
Étape 2 : Connecter votre serveur dans Polzy
- Ouvrez l’endroit où le connecter :
- Avec l’offre Équipe : Messages, puis l’onglet Intégrations. Sous Fournisseurs, trouvez Custom SMTP et cliquez sur Configurer.
- À partir de l’offre Business : Intégrations dans la barre latérale, l’onglet Disponibles, puis Connecter dans la ligne de Custom SMTP.
- Dans le panneau Connecter Custom SMTP, remplissez les champs :
| Champ | Ce qu’il faut saisir |
|---|---|
| Hôte SMTP | Le nom d’hôte du serveur. Requis. |
| Port SMTP | Généralement 587, ou 465. Requis ; 587 par défaut. |
| Utiliser SSL/TLS | Activé pour le port 465, désactivé pour le port 587. Désactivé par défaut. |
| Nom d'utilisateur | L’utilisateur avec lequel Polzy se connecte. Requis. |
| Mot de passe | Son mot de passe, ou mot de passe d’application. Requis. |
| E-mail expéditeur | L’adresse d’où partent les e-mails. L’utilisateur doit avoir le droit de l’utiliser. Requis. |
| Nom de l'expéditeur | Le nom que voient les destinataires, comme Équipe RH Acme. Optionnel ; le Nom de l’expéditeur sous Paramètres → Image de marque prime. |
- Cliquez sur Tester la connexion. Polzy se connecte et s’authentifie sans rien envoyer. Vous devez voir Successfully connected to SMTP server avec l’hôte et le port (ce message est en anglais).
- Cliquez sur Connecter.
Étape 3 : Choisir votre serveur pour l’e-mail
Le connecter ne bascule pas encore vos e-mails. Choisissez-le une fois pour l’espace de travail :
- Ouvrez Paramètres, puis l’onglet Notifications, et descendez jusqu’à Canaux.
- Sur la ligne E-mail, remplacez Polzy · compte partagé par Custom SMTP.
- Vérifiez que l’interrupteur de la ligne est activé.
Slack
TeamsDésormais, chaque e-mail envoyé par l’espace de travail passe par votre serveur.
Tester
Envoyez une petite campagne dont vous êtes le seul destinataire (voir Envoyer une enquête avec une campagne). Dans Messages, l’e-mail affiche Envoyé dès que votre serveur l’accepte, et en reste là : le SMTP ne rapporte rien ensuite. Vérifiez qu’il est arrivé, et ouvrez ses détails dans votre messagerie pour voir que SPF, DKIM et DMARC indiquent pass pour votre domaine.
Dépannage
| Ce que vous voyez | Pourquoi, et que faire |
|---|---|
| Une erreur qui commence par Invalid login | Le serveur a refusé le nom d’utilisateur ou le mot de passe. Pour Google, utilisez un mot de passe d’application ; pour Microsoft 365, activez Authenticated SMTP pour la boîte et vérifiez que les paramètres de sécurité par défaut ne le bloquent pas. |
| that host could not be found | L’Hôte SMTP est mal saisi, ou n’existe pas sur Internet. |
| private addresses are not allowed | L’hôte pointe vers une adresse d’un réseau privé. Polzy ne se connecte qu’à des serveurs sur l’Internet public. |
| Une erreur qui mentionne un délai dépassé ou wrong version number | Le port et Utiliser SSL/TLS ne correspondent pas : utilisez 587 avec l’option désactivée, ou 465 avec l’option activée. Un pare-feu peut aussi bloquer Polzy. |
| Les messages échouent avec une erreur indiquant que l’expéditeur n’est pas autorisé | L’utilisateur avec lequel Polzy se connecte ne peut pas envoyer en tant qu’E-mail expéditeur. Donnez-lui ce droit chez votre fournisseur, ou utilisez sa propre adresse. |
| Les e-mails viennent toujours de Polzy | Paramètres → Notifications → Canaux indique encore Polzy · compte partagé sur la ligne E-mail (étape 3), ou Custom SMTP nécessite une action. |
Bon à savoir
- Pas de statut de livraison, pas de réponses. La page du connecteur le dit sous Réception et Bon à savoir : le SMTP confirme seulement que le serveur a accepté un message.
- Conversations. La réponse à un e-mail de conversation va dans la boîte de l’E-mail expéditeur sous l’adresse de la personne — y compris pour un suivi anonyme, si bien que quiconque lit cette boîte voit qui a écrit. Si votre espace de travail utilise les conversations, Resend ou le compte partagé de Polzy gardent les réponses dans Polzy.
- Adresse de réponse. L’Adresse de réponse sous Paramètres → Image de marque n’est pas utilisée avec le SMTP.
- Si votre serveur n’accepte plus de courrier, Polzy continue d’essayer et le marque Nécessite une action. Si vous le déconnectez, ou si votre offre n’inclut plus votre propre expéditeur d’e-mails, l’e-mail repasse par le compte partagé de Polzy et compte de nouveau dans vos e-mails mensuels.
- Ce que Polzy conserve. Le mot de passe est chiffré et n’est plus jamais affiché.
Liens utiles
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Les membres connectés peuvent demander à Polzy ou écrire à l’équipe depuis Support. Notre délai de réponse dépend de votre forfait.