Envoyer les réponses vers une base Notion
Créez une page dans une base de données Notion pour chaque réponse reçue par une campagne, ou depuis une étape de workflow. Connectez Notion une fois avec un jeton, partagez la base, puis choisissez-la par campagne.
Sur cette page
Avec Notion connecté, chaque réponse reçue par une campagne devient une page dans la base de données Notion de votre choix : le titre de l’enquête comme titre de page, et les réponses dans les propriétés que vous avez prévues ou dans la page elle-même. Un workflow peut aussi créer des pages. À la fin de ce guide, Notion sera connecté à votre espace de travail, une base sera partagée avec lui et une campagne la remplira.
Notion est inclus dans l’offre Business. Seul un Administrateur peut le connecter et choisir où vont les réponses d’une campagne.
Avant de commencer
Il vous faut :
- Un espace de travail sur l’offre Business, avec le rôle Administrateur.
- Intégrations activé pour l’espace de travail, dans Paramètres → Général → Ce que fait cet espace de travail.
- Être Workspace Owner dans Notion, ou l’aide de quelqu’un qui l’est : eux seuls peuvent créer la connexion qu’utilise Polzy.
- La base de données Notion qui doit recevoir les réponses. Ajoutez les propriétés décrites dans Ce que contient chaque page avant la première réponse, pour qu’elles se remplissent dès le début.
Créer une connexion dans Notion
Polzy accède à Notion par une connexion interne de votre espace Notion — ce que le formulaire de Polzy appelle une intégration interne — et par son jeton.
- Dans le portail développeur de Notion, créez une nouvelle connexion interne pour votre espace et nommez-la Polzy.
- Dans son onglet Configuration, autorisez-la à lire et à insérer du contenu.
- Copiez son jeton dans ce même onglet. Il commence généralement par
ntn_. - Partagez la base avec elle : dans Notion, ouvrez la base, choisissez le menu ••• en haut à droite, puis Connections, et ajoutez votre connexion Polzy. Partager une page partage aussi toutes les pages et bases qu’elle contient.
Notion détaille chaque étape dans Notion: Internal connections, et le partage dans Notion: Add & manage connections in Notion.
Une nouvelle connexion ne voit rien tant qu’aucune page ni base ne lui est partagée. C’est l’étape la plus souvent oubliée.
Connecter Notion à Polzy
- Dans la barre latérale, sous Automatiser, ouvrez Intégrations et choisissez l’onglet Disponibles.
- Trouvez Notion et choisissez Connecter.
- Collez le jeton dans Jeton d’intégration interne.
- Choisissez Tester la connexion. Polzy répond Connected to Notion.
- Choisissez Connecter.
Le jeton est stocké chiffré. Polzy le vérifie à nouveau lors de la connexion : un mauvais jeton ne donne jamais une connexion qui prétend fonctionner.
Choisir la base d’une campagne
- Ouvrez Campagnes, puis la campagne et son onglet Intégrations.
- Sous Ajouter une connexion, trouvez Notion et choisissez Connecter. Si le bouton indique Configurer, Notion n’est pas encore connecté à l’espace de travail.
- Sous Base de données, choisissez la base. Seules les bases partagées avec votre connexion Notion sont listées. S’il n’y en a aucune, la liste devient un champ où coller l’identifiant d’une base.
- Choisissez Enregistrer les modifications.
Notion apparaît alors sous Connecté à cette campagne, avec l’interrupteur qui le met en pause, Modifier la configuration pour choisir une autre base, Déconnecter, et le nombre de réponses envoyées. Chaque campagne choisit sa propre base.
Ce que contient chaque page
Polzy ne remplit que les propriétés que votre base possède déjà, reconnues à leur nom exact et à leur type :
| Propriété de votre base | Ce que Polzy écrit |
|---|---|
| La propriété de titre, quel que soit son nom | Le titre de l’enquête. |
| Response ID, une propriété Text | L’identifiant de la réponse dans Polzy. Non rempli pour une réponse anonyme. |
| Submitted, une propriété Date | Le moment où la réponse a été terminée. Pour une réponse anonyme, le jour seulement. |
| Email, une propriété Email ou Text | L’adresse e-mail du répondant. Non rempli pour une réponse anonyme. |
| Score, une propriété Number | Le score global, s’il était calculé au moment de la création de la page. |
| Une propriété Text nommée exactement comme une question | La réponse à cette question. |
| Tout le reste | Chaque réponse sans propriété dédiée va dans la page elle-même, une ligne par question, jusqu’à 2 000 caractères. |
- Rien n’est deviné. Une propriété portant un autre nom ou d’un autre type n’est pas touchée : une colonne ajoutée pour vos propres notes ne risque rien.
- Les changements sont pris en compte en cinq minutes. Polzy relit les propriétés de la base au plus toutes les cinq minutes, pour rester dans la limite de Notion de trois requêtes par seconde.
- La page est la réponse. Les pages sont créées, jamais modifiées : les retoucher dans Notion ne change rien dans Polzy.
Réponses anonymes et confidentialité
Une réponse anonyme devient une page avec ce qu’elle dit, son score et le jour où elle a été donnée — sans identifiant, sans adresse e-mail, sans heure et sans aucun champ de la personne. Polzy attend la lecture de sécurité de chaque réponse, jusqu’à 10 minutes, avant de l’envoyer ; une réponse retenue pour examen de sécurité arrive sous forme de texte de remplacement. La taille minimale des groupes s’applique aux résultats regroupés, pas aux réponses individuelles : chaque réponse devient une page, si peu nombreuses soient-elles. Décidez en conséquence qui peut ouvrir la base dans Notion.
Créer une page depuis un workflow
- Ouvrez Workflows et le workflow, ou créez-en un.
- Sous Connecteurs dans Étapes installées, faites glisser Créer une page · Notion sur le canevas.
- Choisissez la base sous ID de la base de données — la liste affiche les bases partagées avec la connexion.
- Renseignez Titre de la page et, si vous le souhaitez, Corps. Tapez
{{pour insérer des valeurs de l’exécution, comme le titre de l’enquête ou ce que quelqu’un a écrit.
L’étape écrit le titre dans la propriété de titre de la base et le corps comme paragraphe de la page. Elle transmet l’identifiant de la page sous la forme {{connector.pageId}} et son adresse sous la forme {{connector.url}}, pour qu’une étape suivante — un message Slack, par exemple — puisse y renvoyer.
Tester
- Dans Intégrations, ouvrez Notion, choisissez Configurer, puis Tester la connexion.
- Répondez à l’enquête de la campagne, ou attendez sa première réponse. La page apparaît en une minute environ — jusqu’à 10 minutes si du texte libre est encore en cours de lecture de sécurité.
- La page Notion de Polzy liste chaque envoi dans Activité, avec Réussi ou Échec et les mots de Notion.
Dépannage
- API token is invalid. Le jeton a été copié en partie, ou il a été renouvelé ou supprimé dans Notion. Copiez-le à nouveau depuis l’onglet Configuration de la connexion.
- La liste Base de données est vide, ou c’est un simple champ. Aucune base n’est partagée avec la connexion. Partagez-la dans Notion : ••• → Connections.
- Could not find database with ID (dans Activité). La base a été supprimée, ou elle n’est plus partagée avec la connexion. Partagez-la à nouveau : les réponses suivantes arrivent ; celles qui ont échoué ne sont pas renvoyées.
- Nécessite une action, avec L’accès a été retiré chez le fournisseur. Notion a refusé le jeton, ou la connexion n’a pas le droit de lire ou d’insérer du contenu. Vérifiez ses capacités dans son onglet Configuration dans Notion, puis choisissez Reconnecter sur la ligne de Notion dans Intégrations, collez un jeton valide et Enregistrer.
- Notion is not connected for this workspace (dans Activité). La campagne n’a pas de base choisie. Choisissez-en une avec Modifier la configuration.
- Une réponse arrive dans la page au lieu d’une propriété. Aucune propriété Text ne porte exactement le titre de la question. Renommez la propriété, ou la question — le changement vaut à partir de la réponse suivante.
- Response ID ou Score reste vide. La propriété doit avoir exactement ce nom et le type indiqué dans le tableau ci-dessus. Score est aussi vide quand le calcul du score s’est terminé après la création de la page.
Les réponses reçues pendant qu’une connexion nécessite une action, avant le choix de la base ou pendant que l’interrupteur était coupé ne sont pas envoyées plus tard. Exportez-les plutôt depuis l’onglet Réponses de l’enquête.
Bon à savoir
- Supprimer une réponse dans Polzy supprime-t-il la page ? Non. Supprimez aussi la page dans Notion.
- Les réponses inachevées sont-elles envoyées ? Non. Seules les réponses terminées le sont, une fois chacune ; un envoi qui échoue est tenté trois fois au total.
- Qui voit les pages ? Toute personne ayant accès à la base dans Notion. Les rôles de Polzy ne s’étendent pas à Notion.
- Comment arrêter ? Utilisez l’interrupteur de la campagne ou Déconnecter pour une campagne. Pour l’espace de travail, ouvrez Notion dans Intégrations, choisissez Configurer, puis Déconnecter ou Supprimer. Dans Notion, retirer la connexion de la base arrête Polzy immédiatement.
Liens utiles
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Les membres connectés peuvent demander à Polzy ou écrire à l’équipe depuis Support. Notre délai de réponse dépend de votre forfait.