Berichtsjablonen schrijven
Schrijf de uitnodigingen, herinneringen en andere berichten die Polzy verstuurt in je eigen woorden: maak een sjabloon, voeg namen en de enquêtelink in met placeholders, bekijk het voorbeeld en laat Polzy het opstellen of herschrijven.
Op deze pagina
Een berichtsjabloon is de tekst die Polzy verstuurt: de uitnodiging van een campagne, het bedankje van een workflow, een herinnering. Polzy heeft ingebouwde sjablonen die meteen werken; schrijf er zelf een wanneer je je eigen toon, je eigen onderwerpregel of een bericht voor een bepaalde campagne wilt. Deze pagina behandelt de pagina Sjablonen, elk veld van een sjabloon, de placeholders die de gegevens van elke persoon invullen, en hoe een campagne of workflow een sjabloon gebruikt.
Sjablonen zitten in Solo en hoger. Beheerders schrijven en wijzigen ze; Redacteuren kunnen de pagina openen en ze lezen. Elk abonnement staat een aantal eigen sjablonen toe, opgeteld over alle werkruimtes van de organisatie: 10 op Solo, 15 op Team, 50 op Business en onbeperkt op Enterprise. De ingebouwde sjablonen tellen nooit mee.
Voordat je begint
- Weet waar het wordt gebruikt. Een sjabloon wordt voor één kanaal geschreven: E-mail, SMS of WhatsApp. Sms- en WhatsApp-sjablonen vragen om een abonnement waarin die zitten (Business en hoger). Zie Kanalen.
- Ken je velden. Naast naam en enquêtelink kan een sjabloon elk veld gebruiken dat je werkruimte over mensen bijhoudt, zoals afdeling of abonnement. Zie Mensen en contacten.
De pagina Sjablonen
Open in de zijbalk Enquêtes → Sjablonen. Elke regel is één sjabloon:
| Kolom | Wat ze laat zien |
|---|---|
| Sjabloon | De naam, met het label Standaard bij een ingebouwd sjabloon, en de onderwerpregel eronder. |
| Trigger | Wanneer het wordt verstuurd, in je eigen woorden — de regel Wanneer het wordt verzonden van het sjabloon. |
| Kanalen | Het kanaal waarvoor het is geschreven. |
| Bijgewerkt | Wanneer het voor het laatst veranderde. |
| Status | Actief of Inactief. |
Zoek op naam met Sjablonen zoeken… en verfijn de lijst op Kanalen en Status. Klik op een regel om het sjabloon te openen.
Een sjabloon schrijven
- Klik op Nieuw berichtsjabloon. Het paneel opent op Nieuw sjabloon.
- Geef het onder Naam een naam waarmee je het in een campagne terugvindt, zoals "Uitnodiging kwartaalpulse".
- Kies onder Kanaal voor E-mail, SMS of WhatsApp.
- Zeg onder Wanneer het wordt verzonden in een paar woorden wanneer het uitgaat, zoals "Nodigt het hele bedrijf uit voor de kwartaalpulse". Dit is de kolom Trigger in de lijst; er wordt niets mee gepland.
- Schrijf voor e-mail de Onderwerpregel — wat de inbox als eerste toont. Sms en WhatsApp hebben geen onderwerp.
- Schrijf het Bericht. Kies voor e-mail daarboven Platte tekst of HTML: HTML geeft je een editor met opmaak, links en afbeeldingen.
- Klik op de placeholders onder het bericht om de gegevens van mensen in te voegen waar de cursor staat (zie Placeholders). Zet altijd
{{surveyLink}}in een uitnodiging, anders hebben mensen niets om op te klikken. - Controleer het Voorbeeld onder het bericht en klik op Sjabloon maken.
Het voorbeeld vult de placeholders in met je eigen gegevens ("· als Amira"), zodat je precies ziet wat iemand ontvangt.
Beschrijf het liever. Klik bovenaan de pagina op Beschrijf er een voor Polzy, of onderaan het paneel op Concept, en zeg waarvoor het bericht is — "Nodig het engineeringteam uit voor de kwartaalenquête". Polzy schrijft het onderwerp en het bericht voor het gekozen kanaal, met de placeholders van je werkruimte. Staat er al tekst, dan heet de knop Herschrijven: zeg hoe het anders moet — korter, warmer, directer. Opstellen gebruikt AI-credits.
Placeholders
Een placeholder is een naam tussen dubbele accolades die Polzy bij het versturen vervangt door de eigen waarde van elke persoon. De chips onder het bericht bieden de placeholders die je werkruimte heeft; ga erop staan om te zien wat ze bevatten.
| Placeholder | Wordt vervangen door |
|---|---|
{{firstName}}, {{lastName}}, {{fullName}} | De naam van de persoon. |
{{email}} | Het e-mailadres. |
{{role}} | De rol in de werkruimte. |
{{workspaceName}} | De naam van de werkruimte. |
{{surveyTitle}} | De titel van de enquête. |
{{surveyLink}} | De eigen link van de persoon naar de enquête. |
{{campaignName}} | De naam van de campagne. |
{{estimatedMinutes}} | Hoeveel minuten de enquête duurt. |
{{expiryDate}} | Wanneer de link niet meer werkt, met de tijdzone. |
{{closingDate}} | Wanneer de enquête geen antwoorden meer aanneemt. |
{{managerName}} | De naam van de manager — alleen als de werkruimte een rapportagelijn bijhoudt. |
| Je eigen velden | Elk veld dat je werkruimte over mensen bijhoudt, op zijn id, zoals {{department}}. Een lijstveld geeft het label van de optie. |
Schrijf placeholders precies zoals de chips ze tonen, met twee accolades aan elke kant. Een placeholder zonder waarde voor iemand — een veld dat niet is ingevuld — blijft leeg.
Een sjabloon openen, wijzigen en beheren
Klik op een sjabloon om het te openen. Bovenaan staan Kanalen, Status (met een schakelaar om het actief of inactief te maken) en Bijgewerkt (wanneer en door wie). Wijzig het onderwerp of het bericht en klik op Sjabloon opslaan. De naam, het kanaal en Wanneer het wordt verzonden liggen vast zodra een sjabloon is gemaakt: wil je die wijzigen, dupliceer het dan.
Het menu ⋯ aan het eind van elke regel bevat:
- Bewerken. Opent het sjabloon.
- Dupliceren. Maakt een kopie met de naam "… (Copy)", inactief, om mee verder te werken. Een kopie telt mee voor de sjablonen van je abonnement.
- Deactiveren of Activeren. Een inactief sjabloon wordt niet meer aangeboden in de stap Bericht verzenden van een workflow. Een campagne of workflow die het al gebruikt, blijft het versturen.
- Verwijderen. Verwijdert het sjabloon nadat je hebt bevestigd.
Ingebouwde sjablonen
De sjablonen met het label Standaard horen bij Polzy en worden gebruikt wanneer er niets anders is gekozen: de uitnodiging en herinnering voor een enquête (e-mail en sms), de berichten in gesprekken, anonieme opvolging, actie toegewezen en verlopen, en enquête sluit binnenkort. Ze kunnen niet worden bewerkt, uitgezet of verwijderd: open er een en klik op Dupliceren om er je eigen sjabloon mee te beginnen.
Waar sjablonen worden gebruikt
- Campagnes. Kies op het tabblad Verzending van een campagne een Sjabloon voor het gekozen kanaal. Zonder sjabloon wordt de ingebouwde uitnodiging gebruikt. Elke herinnering kan een eigen kort bericht hebben; anders hergebruikt ze de tekst van de uitnodiging. Zie Een campagne.
- Workflows. De stap Bericht verzenden kan een actief sjabloon gebruiken, of de tekst die op de stap staat. Zie Workflows.
Sjablonen voor Push kun je nog schrijven, maar Polzy verstuurt geen pushmeldingen, dus geen campagne of workflow gebruikt ze. Slack heeft geen sjablonen: een Slack-campagne verstuurt de ingebouwde tekst.
Problemen oplossen
| Wat je ziet | Waarom | Wat te doen |
|---|---|---|
| Nieuw berichtsjabloon heeft een slot | De organisatie heeft zoveel sjablonen als haar abonnement toestaat. | Verwijder een sjabloon dat je niet meer gebruikt, of upgrade. Zie Gebruik en limieten. |
| SMS en WhatsApp zijn grijs onder Kanaal | Je abonnement bevat geen tekstberichten. | Upgrade naar Business, of schrijf een e-mailsjabloon. |
| Het sjabloon kon niet worden opgeslagen. | De naam of het bericht is leeg, of je bent geen beheerder. | Vul beide in; vraag een beheerder om het op te slaan. |
| De lijst Sjabloon van een campagne zegt dat er voor dit kanaal nog geen sjabloon is | Er is geen sjabloon voor het kanaal van de campagne. | Schrijf er een voor dat kanaal, of laat de ingebouwde tekst gaan. |
Een placeholder komt binnen als tekst, zoals {firstName} | Er staat één accolade in plaats van twee, of de naam is verkeerd gespeld. | Klik op de chip om haar in te voegen in plaats van haar te typen. |
| Een ingebouwd sjabloon kan niet worden gewijzigd | Ingebouwde sjablonen liggen vast. | Dupliceren en de kopie wijzigen. |
Goed om te weten
- Taal. Een sjabloon wordt verstuurd zoals het geschreven is, in de taal waarin je het schreef. Voor mensen in verschillende talen schrijf je een sjabloon per taal en start je een campagne per doelgroep.
- Afmelden. Polzy zet onder elke campagne-e-mail en -sms een regel om campagneberichten stop te zetten, in de taal van de persoon, dus die schrijf je niet in het sjabloon.
- Wat er verstuurd is. Berichten toont elk bericht zoals het uitging, en Sjabloon openen brengt je naar het sjabloon waar het vandaan kwam.
Gerelateerde artikelen
Ingelogde leden kunnen het Polzy vragen of het team een bericht sturen via Support. Hoe snel we antwoorden, hangt af van je abonnement.