Je werkruimte inrichten, stap voor stap

Het werkruimteplan

Een nieuwe werkruimte opent op Instellen met Polzy: links een gesprek, rechts het Werkruimteplan. Je kunt er altijd naar terug via het werkruimtemenu bovenaan de zijbalk.

Het plan heeft acht onderdelen. Een onderdeel wordt pas afgevinkt als wat het beschrijft echt in de werkruimte bestaat — Polzy controleert het, in plaats van je op je woord te geloven.

• Aanpassen met Polzy. Bespreek een onderdeel in het gesprek. Polzy stelt de wijziging voor en vraagt het eerst voordat het die doorvoert.
• Bewerken. Opent de pagina waar dat onderdeel staat, zodat je het zelf doet.
• Overslaan. Voor een onderdeel dat niet van toepassing is. Het telt als klaar, en Overslaan ongedaan maken haalt het terug.

Dit artikel loopt de onderdelen op volgorde door. Aan de slag met Polzy is de korte versie.

Doel en doelgroep

Doel is waar de werkruimte voor is, in een zin of twee. Polzy bewaart het als zijn Polzy-geheugen en leest het voor elk antwoord, zodat zijn suggesties passen. Wijzig het later onder Instellingen → Algemeen.

Doelgroep zijn de mensen die je gaat bevragen. Voeg contacten één voor één toe, of koppel je HR-systeem of winkel om ze gesynchroniseerd te houden. Mensen, contacten en velden behandelt beide.

Thema's en de eerste enquête

Thema's zijn waarop antwoorden worden gescoord — werkdruk, onboarding, levering. Je werkruimte begint met thema's die bij de doelgroep passen; beheer ze onder Enquêtes → Thema's (Solo en hoger).

Vragenlijst wordt afgevinkt zodra de werkruimte een enquête heeft. Er staan misschien al concepten klaar om te bewerken, of Polzy stelt er samen met je een op. Je eerste enquête versturen laat de bouwer zien.

Ritme en kanalen

Ritme wordt afgevinkt door je eerste campagne. Een terugkerende campagne vraagt volgens schema, zodat niemand eraan hoeft te denken — zie Een campagne uitvoeren, van begin tot eind.

Kanalen is waar mensen antwoorden. E-mail werkt vanaf het begin, zonder inrichting. Het onderdeel wordt afgevinkt als je een kanaal of je eigen e-mailprovider koppelt onder Integraties; is e-mail vanuit Polzy genoeg, sla het dan over.

Privacy

Kies onder Instellingen → Algemeen → Privacy en gegevens de Minimale groepsgrootte: de kleinste groep waarvoor ooit resultaten worden getoond. Sla je die op, ook op de standaardwaarde van 5, dan wordt Privacy afgevinkt.

Op dezelfde pagina stel je bij Antwoorden bewaren in hoe lang antwoorden worden bewaard. Of antwoorden een naam dragen, kies je per campagne.

Opvolging, en de rest

Opvolging is wat er gebeurt als een score laag is. Het wordt afgevinkt door je eerste workflow, zoals het recept Lage scores opvolgen (Team en hoger). Zie Workflows.

Is het plan klaar, dan zijn een paar instellingen het bekijken waard.

• Huisstijl. Je Logo, Merkkleur en de afzendernaam op e-mails.
• Meldingen. Stille uren, het maximum aantal herinneringen en de kanalen die deze werkruimte mag gebruiken.
• Veiligheidssignalen. Wie een reactie beoordeelt die een risico voor iemand beschrijft (Team en hoger).
• Je team. Nodig collega's uit via Organisatie-instellingen → Leden.