Veiligheidssignalen instellen
Kies wie veiligheidssignalen leest, waar Polzy antwoorden op leest, waar een signaal naartoe kan en hoe lang gesloten signalen bewaard blijven — allemaal onder Instellingen → Veiligheidssignalen.
Op deze pagina
Veiligheidssignalen sturen antwoorden die een risico voor iemands veiligheid beschrijven naar een klein team dat jij kiest. Op deze pagina kies je dat team, bepaal je waar Polzy antwoorden op leest, en zeg je waar een signaal naartoe moet. Het afhandelen van de signalen zelf staat in Veiligheidssignalen lezen en afhandelen.
Vanaf Team, en aan tenzij iemand het uitzette. Alleen Beheerders openen Instellingen → Veiligheidssignalen. Beoordelaars en de plaatsvervanger moeten Redacteur of Beheerder zijn.
Voordat je begint
- Kies minstens twee mensen. Redacteuren of Beheerders van deze werkruimte die inloggen en binnen het uur kunnen reageren op een kritiek signaal. Eén persoon alleen is een zwakke schakel.
- Kies een plaatsvervanger. Iemand die bericht krijgt als geen beoordelaar een signaal op tijd heeft opgepakt.
- Houd je contacten bij de hand. Het adres van je klokkenluiderspagina, en een e-mailadres, telefoonnummer of team voor productveiligheid, als die categorieën voor jou gelden.
- Leidinggevenden hoef je niet te mijden. Niemand krijgt ooit een signaal te zien van iemand uit de eigen rapportagelijn, dus een beoordelaar die mensen aanstuurt, blijft gewoon buiten de signalen van het eigen team.
De instellingen openen
- Open Instellingen in de zijbalk en dan het tabblad Veiligheidssignalen. Vanuit de inbox brengt Veiligheidsinstellingen je naar dezelfde plek.
- Het eerste onderdeel bevat de schakelaar Veiligheidssignalen. Alles daaronder verschijnt alleen als die aan staat.
Beoordelaars en een plaatsvervanger aanwijzen
- Kies onder Wie ze leest, naast Beoordelaars, voor Kiezen en vink elke persoon aan. Je kunt er tot 10 aanwijzen; alleen Redacteuren en Beheerders worden aangeboden.
- Kies naast Plaatsvervanger één persoon.
- Haal iemand weg met de × in de rij. Elke wijziging wordt meteen opgeslagen.
- Zolang je geen beoordelaars aanwijst, gaan signalen naar de Eigenaar van de organisatie en elke Beheerder van deze werkruimte.
- Heb je ze aangewezen, dan lezen Beheerders geen signalen meer vanwege hun rol: alleen de beoordelaars, de plaatsvervanger en de Eigenaar. De Eigenaar blijft de laatste schakel bij escalatie.
- Een beoordelaar die Kijker werd, blijft in de lijst met Nu Kijker: leest geen signalen tot die persoon Redacteur of Beheerder wordt, en leest niets tot je de rol wijzigt of de persoon weghaalt. Iemand die vertrok, toont Geen lid meer van deze workspace.
- Blijft er zo geen beoordelaar over, dan gaan signalen terug naar de Eigenaar en de Beheerders, en de inbox meldt dat aan Beheerders.
Kiezen waar het op let
Onder Waar het op let heeft elke categorie een eigen schakelaar. Zelfbeschadiging en Dreiging met geweld staan op Altijd aan en kunnen niet uit.
| Categorie | Waar het over gaat |
|---|---|
| Zelfbeschadiging | Iemand die overweegt zichzelf iets aan te doen |
| Dreiging met geweld | Een dreiging om iemand pijn te doen, of geweld dat gebeurde |
| Seksuele intimidatie of misbruik | Ongewenst seksueel gedrag of misbruik |
| Intimidatie, pesten of discriminatie | Doelwit zijn, belachelijk gemaakt of oneerlijk behandeld worden |
| Veiligheidsincident | Een ongeluk of onveilige situatie op het werk of bij een evenement |
| Letsel door een product | Iemand die gewond raakte door een product dat je maakt of verkoopt |
| Fraude of integriteit | Diefstal, fraude, corruptie of een andere integriteitsschending |
Het sjabloon waarmee je werkruimte begon, zette de categorieën aan die erbij passen — bijvoorbeeld Letsel door een product voor klant- en productfeedback, Fraude of integriteit en Veiligheidsincident voor medewerkers. Daarna is de lijst van jou.
Waar het naartoe kan
- Klokkenluidersmeldpunt. Het adres van je meldpagina, beginnend met
https://. Beoordelaars zien het naast signalen over fraude en integriteit. - Contact productveiligheid. Een e-mailadres, een telefoonnummer of een team. Beoordelaars zien het naast signalen over letsel door een product.
- Workspace met kinderbescherming. Zet dit aan als de mensen die antwoorden minderjarig kunnen zijn. Seksuele intimidatie of misbruik is dan altijd kritiek, en respondenten horen dat een zorg kan worden doorgegeven aan de aangewezen aandachtsfunctionaris.
Reactietijden en hoe lang signalen bewaard blijven
| Ernst | Oppaktijd |
|---|---|
| Kritiek | Binnen een uur opgepakt, anders krijgt de plaatsvervanger bericht, daarna de Eigenaar |
| Hoog | Binnen één werkdag opgepakt, bij elke stap |
| Gemiddeld | Verzameld in het dagelijkse overzicht van 08:00 |
Deze tijden zijn voor elke werkruimte gelijk en geen instelling, zodat een signaal er nooit op wacht.
Maanden dat gesloten signalen bewaard blijven bepaalt hoe lang een bevestigd of gesloten signaal na het sluiten bewaard blijft: van 1 tot 60 maanden, standaard 12. Een afgewezen signaal wordt altijd 90 dagen na het afwijzen verwijderd. Het gesprek met de respondent gaat mee.
De checklist Veiligheidsteam
Naast de instellingen vat Veiligheidsteam samen waar ze op neerkomen:
- Beoordelaars. Minstens twee beoordelaars benoemd; slechts één beoordelaar benoemd; of geen beoordelaars benoemd, waarna de Eigenaar en Beheerders signalen lezen.
- Plaatsvervanger. Er is een plaatsvervanger benoemd, of nog geen plaatsvervanger.
- Klokkenluidersmeldpunt. Ingesteld of ontbrekend — alleen zichtbaar zolang Fraude of integriteit wordt gelezen.
- Contact productveiligheid. Ingesteld of ontbrekend — alleen zichtbaar zolang Letsel door een product wordt gelezen.
Veiligheidssignalen uitzetten
Een ondernemingsraad of beleid kan vragen om opmerkingen niet op veiligheidsrisico's te lezen. Je kunt het uitzetten, maar niet per ongeluk.
- Zet de schakelaar Veiligheidssignalen bovenaan het tabblad uit, of onder Instellingen → Algemeen bij Deelnemers.
- Lees de bevestiging: opmerkingen die een risico voor iemands veiligheid beschrijven, worden dan niet meer gelezen en niemand wordt erover ingelicht.
- Kies Ik begrijp het, zet uit. De wijziging wordt met jouw naam vastgelegd in het auditlog.
Zolang het uit staat, toont het tabblad Uitgezet. Opmerkingen in deze workspace worden niet op veiligheidsrisico’s gelezen. Respondenten zien het aanbod om over een opmerking contact te krijgen niet meer, en de privacyverklaring zegt niet langer dat opmerkingen daarop gelezen worden. De hulplijnen die verschijnen als iemand schrijft over zichzelf of een ander iets aan te doen, blijven op elke enquête staan.
Problemen oplossen
Een veiligheidsbeoordelaar of plaatsvervanger moet Redacteur of Beheerder zijn. — de persoon is Kijker. Vraag de Eigenaar eerst de rol te wijzigen onder Organisatie-instellingen → Leden.
Een veiligheidsbeoordelaar moet lid zijn van deze workspace. — de persoon zit niet (meer) in deze werkruimte. Nodig de persoon uit, of kies iemand anders.
Gebruik een volledig adres dat begint met https://. — het klokkenluidersmeldpunt moet een volledig beveiligd adres zijn, zoals https://acme.com/speak-up.
Een aangewezen beoordelaar is nu Kijker in de inbox — een beoordelaar of de plaatsvervanger verloor de rol Redacteur of Beheerder. Herstel die, of haal de persoon weg en wijs iemand anders aan.
Goed om te weten
- Elke werkruimte wijst een eigen team en eigen categorieën aan.
- De eigen hulplijn van de organisatie, die respondenten naast de noodnummers zien, stel je in bij de privacyverklaring.
- Wat respondenten zien als ze over een risico schrijven, staat in Een enquête invullen.
Gerelateerde artikelen
Ingelogde leden kunnen het Polzy vragen of het team een bericht sturen via Support. Hoe snel we antwoorden, hangt af van je abonnement.