Gestionar inscripciones con un formulario

Una inscripción es un formulario que la gente rellena una vez: quién es, a qué sesión vendrá, qué necesita de ti y su conformidad con que se usen sus datos. Polzy la gestiona como cualquier otra encuesta —el mismo editor, el mismo enlace y los mismos resultados—, con una fecha de cierre y un número de plazas, para que deje de aceptar inscripciones por sí sola.

Parte del Formulario de inscripción

Un espacio de trabajo configurado para formularios o eventos empieza con un Formulario de inscripción entre sus borradores: abre Encuestas → Todas las encuestas y elígelo. Pregunta, en este orden:

• Tus datos de contacto. Una pregunta Información de contacto: nombre, apellidos y correo, que son obligatorios, y teléfono y empresa, que no lo son.
• La sesión. Un Desplegable con una opción por sesión. Cambia el nombre de las tres iniciales y añade o quita opciones. Obligatorio.
• Necesidades alimentarias o de accesibilidad. Un Texto largo para todo lo que debas saber. Opcional.
• Consentimiento. Una casilla Consentimiento que dice que los datos se usan para gestionar la inscripción. Obligatoria, para que nadie se inscriba sin aceptarlo.

¿No tienes ese borrador en tu espacio? Elige Nueva encuesta y añade los mismos cuatro desde Añadir elementos, o descríbeselo a Ask Polzy: «un formulario de inscripción para nuestro encuentro de primavera con tres sesiones». Cada elemento se describe en tipos de pregunta. Después:

1. Abre el formulario y ponle el nombre que verán los invitados, como «Inscripción al encuentro de primavera».
2. Abre la pregunta de la sesión y escribe tus sesiones como opciones. Para un evento sin sesiones, elimina la pregunta.
3. Abre la pregunta de consentimiento y di en su Etiqueta de la casilla qué harás con los datos.
4. En la pestaña Configuración, pon Quién puede responder con el enlace en Cualquiera con el enlace, para que los invitados se inscriban sin cuenta, y en Cómo se muestran las preguntas elige Todo en una página.
5. Elige Vista previa, inscríbete como lo haría un invitado y, después, Publicar.

Compártelo

Una vez publicado, abre la encuesta y elige Compartir:

• Enlace. Cópialo en una invitación, un boletín o un evento del calendario.
• Código QR. Descárgalo en PNG o SVG para un cartel, una acreditación o la última diapositiva de una charla.
• Inserción. Pon el formulario en la página de tu evento: dentro de la página, como ventana emergente o como burbuja en una esquina.

Un enlace abierto no distingue a una persona de otra, así que alguien puede inscribirse dos veces; cada inscripción lleva su correo, de modo que los duplicados se ven en la exportación. Para saber de dónde vino una inscripción (un boletín, un socio), añade un campo oculto y activa Pasar una referencia: compartir una encuesta explica cómo.

Ciérralo en una fecha o cuando se llene

En la pestaña Configuración:

• Se cierra. El día y la hora en que terminan las inscripciones. Después, el enlace muestra la página de encuesta cerrada.
• Limitar respuestas. El número de plazas. Cuando se ha inscrito ese número de personas, el formulario se cierra para todos, y quien aún lo esté rellenando no podrá enviarlo. La fila indica cuántas personas se han inscrito hasta ahora.
• Se abre. Opcional: cuándo empiezan las inscripciones. Antes, quien abre el enlace ve cuándo abrirá, en su propia zona horaria.

Guarda con Guardar cambios. El límite cuenta el formulario entero, no cada sesión: para sesiones con plazas propias, crea un formulario por sesión. Para aceptar más inscripciones, sube el número o mueve la fecha y guarda: el enlace vuelve a aceptar respuestas al momento. Eliminar una inscripción no libera su plaza; sube el número en su lugar. Cada ajuste está en ajustes de la encuesta.

Exporta la lista

1. Abre la encuesta y su pestaña Respuestas.
2. Elige Exportar CSV.
3. Abre el archivo, responses.csv, en tu hoja de cálculo.

Cada inscripción es una fila. Los datos de contacto ocupan una columna por campo, con el nombre de la pregunta y del campo («Tus datos de contacto — Nombre», «Tus datos de contacto — Correo electrónico»), para que el archivo se ordene y filtre como una lista de invitados. La sesión aparece con sus palabras, el consentimiento como true y cada hora en la zona horaria del espacio de trabajo.

El archivo solo contiene inscripciones completadas. Más sobre el archivo en respuestas.

Mira quién eligió qué

La pestaña Preguntas de la encuesta muestra cada pregunta con sus resultados debajo: cuántas personas eligieron cada sesión, con su porcentaje, y cuántas dieron sus datos y sus necesidades, que se cuentan pero nunca se representan en gráficos. Una pregunta que han respondido menos personas que el tamaño mínimo de grupo del espacio (5 por defecto) no muestra cifras hasta que haya más; aun así, la pestaña Respuestas y la exportación incluyen cada inscripción. Más en resultados pregunta a pregunta.

Solución de problemas

• Los invitados tienen que iniciar sesión. Quién puede responder con el enlace está en Solo miembros de este espacio. Elige Cualquiera con el enlace y guarda.
• El enlace muestra antes de tiempo la página de encuesta cerrada. Se alcanzó el número de Limitar respuestas, o el límite propio de una campaña. Sube el número y guarda.
• Los invitados ven «Encuesta aún no disponible». La hora de Se abre aún no ha llegado. Bórrala o adelántala, y guarda.
• La pregunta de la sesión no muestra cifras. Todavía la han respondido menos personas que el tamaño mínimo de grupo. La exportación las incluye a todas.