Geplande rapporten versturen
Stel een rapport in dat wekelijks, maandelijks, per kwartaal of op jouw moment uitgaat — met de samenvatting van Polzy, de kerncijfers, inzichten en themascores — en kies wie het ontvangt.
Op deze pagina
Een rapport stuurt de cijfers naar de mensen die ze nodig hebben, in de app en per e-mail, volgens een schema of wanneer jij kiest. Elk rapport opent met de samenvatting van Polzy over de periode, daarna de kerncijfers, het verloop, de inzichten van de periode en de score van elk thema. Een rapport kan de hele werkruimte lezen of één enquête; een campagne heeft een eigen rapport, geschreven als ze sluit.
Rapporten zitten in Business en hoger. Beheerders maken, wijzigen en versturen ze. Redacteuren openen de rapporten die naar hen zijn gestuurd, en lezen elk alleen hun eigen rapportagelijn.
Voordat je begint
- Je bent beheerder van de werkruimte.
- Ontvangers zijn beheerders of Redacteuren van deze werkruimte. Een rapport kan niet naar Kijkers of naar mensen buiten de werkruimte.
- Er zijn antwoorden om over te rapporteren. Een periode met minder mensen dan je minimale groepsgrootte krijgt geen samenvatting.
De pagina Rapporten
Open Analyse → Rapporten. De tabbladen Alle, Campagnerapporten en Gepland sorteren de kaarten. Elke kaart toont het schema van het rapport, de ontvangers en wanneer het voor het laatst ging, met Nu versturen en Openen. Binnenkort toont de volgende verzendingen.
Aan het eind van een periode kan Polzy er een voorstellen: K3 2026 is klaar om te rapporteren, met hoeveel reacties en opmerkingen het zou beslaan. Rapport opstellen opent het formulier, al ingevuld.
Een rapport aanmaken
- Klik op Analyse → Rapporten op Nieuw rapport.
- Kies onder Waar gaat het over? voor Volgens schema.
- Geef het een Naam — Samenvatting voor de directie — en, als je wilt, een Beschrijving en een Pictogram.
- Kies onder Gegevens uit voor De hele werkruimte of één enquête.
- Kies onder Verstuurt voor Wanneer je het verstuurt, Wekelijks, Maandelijks of Per kwartaal. Kies bij een gepland rapport de Dag (of Dag van de maand) en de Tijd.
- Controleer Periode die het leest — Polzy kiest er een die bij het schema past — en het Formaat.
- Kies onder Ontvangers de beheerders en Redacteuren die het krijgen. Geef de lijst eventueel een Naam van de lijst, zoals Directie.
- Klik op Rapport aanmaken.
Vanaf dan gaat het rapport volgens schema uit. Een rapport met Wanneer je het verstuurt gaat alleen uit als je op Nu versturen klikt.
Opstellen met Polzy
Opstellen met Polzy opent Ask Polzy, ingesteld op een rapport. Zeg wat het moet beslaan, voor wie en hoe vaak — de eigen resultaten van elke manager, elk kwartaal. Polzy stelt het op en opent het. Een rapport dat Polzy maakt, is een Concept: het verstuurt niets tot je op de pagina op Aanzetten klikt. Maken met Ask Polzy.
Elk veld
| Veld | Wat het doet |
|---|---|
| Waar gaat het over? | Volgens schema: een lezing van de analyse. Over een campagne: het eigen geschreven rapport van een campagne — zie Campagnerapporten. |
| Naam, Beschrijving | Hoe het in de lijst staat en wat de pagina onder de titel zegt. |
| Pictogram | Scherm, Document, Mail of Grafiek, op de kaart en de pagina. |
| Gegevens uit | De hele werkruimte, of één enquête. |
| Verstuurt | Wanneer je het verstuurt, Wekelijks, Maandelijks of Per kwartaal. |
| Dag / Dag van de maand | Wekelijks: een dag van de week. Maandelijks en per kwartaal: een dag van de maand, 1 tot 28. |
| Tijd | In de tijdzone van de werkruimte, dus 08:00 blijft 08:00 als de klok verzet wordt. |
| Periode die het leest | De laatste 7 dagen, De laatste 30 dagen, De laatste 90 dagen, De maand voor verzending of Het kwartaal voor verzending. Wekelijks leest standaard de laatste 7 dagen, maandelijks de maand ervoor, per kwartaal het kwartaal ervoor, en een rapport dat je zelf verstuurt de laatste 30 dagen. |
| Formaat | E-mail: de kerncijfers in het bericht en een link naar de rest. PDF: een link naar het rapport, klaar om als pdf te bewaren. Beide komen ook in de app. |
| Ontvangers | Beheerders en Redacteuren van deze werkruimte. Een Redacteur leest het eigen team; een beheerder leest de werkruimte. |
| Naam van de lijst | Een naam voor de ontvangers, op het rapport getoond in plaats van een aantal. Tot 60 tekens. |
De rapportpagina
Klik op een kaart op Openen.
- Vraag over dit rapport. Opent Ask Polzy met Wat valt op in het rapport "Samenvatting voor de directie", en wat moeten we eerst doen?
- PDF exporteren. Opent het afdrukvenster van je browser: kies Opslaan als pdf.
- Bewerken en Nu versturen. Voor beheerders. Nu versturen vraagt eerst om bevestiging en stuurt het dan naar elke ontvanger, in de app en per e-mail.
Het tabblad Voorbeeld toont wat het rapport over de periode zegt: Samenvatting (de alinea van Polzy, met Opnieuw schrijven), de kerntegels met Acties op tijd afgerond, de grafieken voor verloop, sentiment en deelname, Inzichten met Alle, Risico’s, Successen en Trends, en Themascores tegenover de periode ervoor. Schema en ontvangers vat de instellingen samen, met de privacygrens: Groepen onder 5 vallen weg voordat iemand het leest. Geschiedenis, voor beheerders, toont elke verzending met de periode, de ontvangers, hoeveel het openden, en of ze Bezorgd, Deels bezorgd of Niet bezorgd was.
Aanzetten, versturen, archiveren
- Aanzetten. De pagina van een concept opent met Dit rapport is een concept. Klik op Aanzetten: vanaf dan gaat het volgens schema uit en werkt Nu versturen.
- Nu versturen. Verstuurt het rapport over zijn periode meteen — naar elke ontvanger, in de app en per e-mail.
- Rapport archiveren. Onder Bewerken, onderaan. Het gaat niet meer uit; elke verzending tot nu toe blijft in de geschiedenis.
Campagnerapporten
Kies onder Waar gaat het over? voor Over een campagne, en daarna De campagne. Een campagnerapport is het eigen geschreven rapport van de campagne — een welzijns- of een besluitrapport, afhankelijk van het doel van de campagne.
- Schrijf het rapport bij afloop van de campagne. Aan: Polzy schrijft het als de campagne sluit; uit: alleen als je erom vraagt met Nu schrijven. Vul Waar moet het naar kijken? in om het te sturen.
- Verstuur het zodra het geschreven is. Naar de verantwoordelijke van de campagne en iedereen onder Ook versturen naar.
Een campagnerapport heeft antwoorden nodig van minstens zoveel mensen als je minimale groepsgrootte; tot dan staat er op de pagina Te weinig mensen antwoordden voor een rapport. Je kunt dit ook bij de campagne zelf instellen, onder Eigenaar en rapportage.
Problemen oplossen
- Dit rapport is een concept. Zet het aan voordat je het verstuurt. Klik op de pagina op Aanzetten.
- Niemand op dit rapport kan het ontvangen: voeg een beheerder of manager toe. De ontvangers zijn vertrokken of geen beheerder of Redacteur meer. Voeg er een toe.
- Een rapport gaat alleen naar beheerders en managers van deze werkruimte. Je koos iemand die hier geen beheerder of Redacteur is.
- Het rapport is nog niet geschreven. Schrijf het eerst en verstuur het dan. Een campagnerapport: klik op Nu schrijven.
- Te weinig antwoorden in deze periode om samen te vatten. Te weinig mensen antwoordden. Kies een langere Periode die het leest.
- Ik zie een rapport niet waar een collega het over had. Redacteuren zien alleen de rapporten die naar hen zijn gestuurd, en nooit een concept.
Gerelateerde artikelen
Ingelogde leden kunnen het Polzy vragen of het team een bericht sturen via Support. Hoe snel we antwoorden, hangt af van je abonnement.