Een aanmelding regelen met een formulier

Een aanmelding is een formulier dat mensen één keer invullen: wie ze zijn, naar welke sessie ze komen, wat ze van je nodig hebben, en hun akkoord dat hun gegevens worden gebruikt. Polzy behandelt het als elke andere enquête — dezelfde bouwer, link en resultaten — met een sluitingsdatum en een aantal plaatsen, zodat het vanzelf stopt met aanmeldingen aannemen.

Begin met het Aanmeldformulier

Een werkruimte die is ingericht voor formulieren of evenementen begint met een Aanmeldformulier tussen de conceptenquêtes: open Enquêtes → Alle enquêtes en kies het. Het vraagt, in deze volgorde:

• Je contactgegevens. Een vraag Contactgegevens: voornaam, achternaam en e-mail, die verplicht zijn, en telefoon en bedrijf, die dat niet zijn.
• De sessie. Een Keuzelijst met één optie per sessie. Hernoem de drie waarmee hij begint, en voeg opties toe of haal ze weg. Verplicht.
• Dieet- of toegankelijkheidswensen. Een Lange tekst voor alles wat je moet weten. Optioneel.
• Toestemming. Een vakje Toestemming dat zegt dat de gegevens worden gebruikt om de aanmelding te beheren. Verplicht, zodat niemand zich aanmeldt zonder akkoord.

Geen zo'n concept in je werkruimte? Kies Nieuwe vragenlijst en voeg dezelfde vier toe via Elementen toevoegen, of beschrijf het aan Ask Polzy: "een aanmeldformulier voor onze voorjaarsbijeenkomst met drie sessies". Elk element staat beschreven bij vraagtypen. Daarna:

1. Open het formulier en geef het de naam die gasten zien, zoals "Aanmelden voor de voorjaarsbijeenkomst".
2. Open de sessievraag en typ je sessies als opties. Voor een evenement zonder sessies verwijder je de vraag.
3. Open de toestemmingsvraag en zeg in het Label van selectievakje wat je met de gegevens doet.
4. Zet op het tabblad Instellingen Wie de link kan beantwoorden op Iedereen met de link, zodat gasten zich aanmelden zonder account, en kies onder Hoe vragen worden getoond Alles op één pagina.
5. Kies Voorbeeld, meld je aan zoals een gast dat zou doen, en kies dan Publiceren.

Deel het

Zodra het is gepubliceerd, open je de enquête en kies je Delen:

• Link. Kopieer hem in een uitnodiging, een nieuwsbrief of een agenda-afspraak.
• QR-code. Download hem als PNG of SVG voor een poster, een badge of de laatste dia van een praatje.
• Insluiten. Zet het formulier op je evenementpagina — in de pagina, als pop-up of als bubbel in een hoek.

Een open link kan de ene persoon niet van de andere onderscheiden, dus iemand kan zich twee keer aanmelden; elke aanmelding draagt haar e-mailadres, dus dubbele zie je in de export. Wil je weten waar een aanmelding vandaan kwam — een nieuwsbrief, een partner — voeg dan een verborgen veld toe en zet Een referentie meegeven aan: een enquête delen laat zien hoe.

Sluit het op een datum of als het vol is

Op het tabblad Instellingen:

• Sluit. De dag en het tijdstip waarop aanmelden stopt. Daarna toont de link de pagina dat de enquête gesloten is.
• Reacties beperken. Het aantal plaatsen. Zodra zoveel mensen zich hebben aangemeld, sluit het formulier voor iedereen, en wie het nog invult, kan het niet meer versturen. De rij zegt hoeveel mensen zich tot nu toe hebben aangemeld.
• Opent. Optioneel: wanneer aanmelden begint. Daarvoor zien mensen die de link openen wanneer het opent, in hun eigen tijdzone.

Sla op met Wijzigingen opslaan. De limiet telt het hele formulier, niet elke sessie: voor sessies met eigen plaatsen maak je één formulier per sessie. Wil je meer aanmeldingen aannemen, verhoog dan het aantal of verschuif de datum en sla op — de link neemt meteen weer antwoorden aan. Een aanmelding verwijderen maakt haar plaats niet vrij; verhoog in plaats daarvan het aantal. Elke instelling staat in enquête-instellingen.

Exporteer de lijst

1. Open de enquête en het tabblad Antwoorden.
2. Kies CSV exporteren.
3. Open het bestand, responses.csv, in je spreadsheet.

Elke aanmelding is een rij. De contactgegevens staan in een kolom per veld, genoemd naar de vraag en het veld — "Je contactgegevens — Voornaam", "Je contactgegevens — E-mail" — zodat het bestand sorteert en filtert als een gastenlijst. De sessie staat er in haar eigen woorden, de toestemming als true, en elke tijd in de tijdzone van de werkruimte.

Het bestand bevat alleen voltooide aanmeldingen. Meer over het bestand bij antwoorden.

Zie wie wat koos

Het tabblad Vragen van de enquête toont elke vraag met haar resultaten eronder: hoeveel mensen elke sessie kozen, met het aandeel, en hoeveel hun gegevens en wensen gaven, wat wordt geteld maar nooit in een grafiek gezet. Een vraag die minder mensen beantwoordden dan de minimale groepsgrootte van de werkruimte — standaard 5 — toont geen cijfers tot er meer zijn; het tabblad Antwoorden en de export tonen toch elke aanmelding. Meer bij resultaten per vraag.

Problemen oplossen

• Gasten moeten inloggen. Wie de link kan beantwoorden staat op Alleen leden van deze werkruimte. Kies Iedereen met de link en sla op.
• De link toont te vroeg de pagina dat hij gesloten is. Reacties beperken is bereikt, of de eigen limiet van een campagne. Verhoog het aantal en sla op.
• Gasten zien "Enquête nog niet beschikbaar". Het tijdstip bij Opent ligt nog in de toekomst. Wis het of zet het eerder, en sla op.
• De sessievraag toont geen cijfers. Nog minder mensen dan de minimale groepsgrootte hebben haar beantwoord. De export toont ze allemaal.