Gérer des inscriptions avec un formulaire

Une inscription est un formulaire que l’on remplit une fois : qui l’on est, à quelle session on viendra, ce dont on a besoin, et l’accord pour que ses coordonnées soient utilisées. Polzy la gère comme n’importe quel sondage — le même éditeur, le même lien, les mêmes résultats — avec une date de fermeture et un nombre de places, pour qu’elle cesse d’elle-même d’accepter des inscriptions.

Partir du Formulaire d’inscription

Un espace de travail configuré pour des formulaires ou des événements commence avec un Formulaire d’inscription parmi ses brouillons : ouvrez Sondages → Tous les sondages et choisissez-le. Il demande, dans cet ordre :

• Vos coordonnées. Une question Coordonnées : prénom, nom et e-mail, qui sont requis, et téléphone et entreprise, qui ne le sont pas.
• La session. Une Liste déroulante avec une option par session. Renommez les trois de départ, et ajoutez ou retirez des options. Requise.
• Besoins alimentaires ou d’accessibilité. Un Texte long pour tout ce que vous devriez savoir. Facultatif.
• Consentement. Une case Consentement indiquant que les coordonnées servent à gérer l’inscription. Requise, pour que personne ne s’inscrive sans l’accepter.

Pas de tel brouillon dans votre espace ? Choisissez Nouvelle enquête et ajoutez les quatre mêmes depuis Ajouter des éléments, ou décrivez-le à Ask Polzy : « un formulaire d’inscription pour notre rencontre de printemps, avec trois sessions ». Chaque élément est décrit dans types de questions. Ensuite :

1. Ouvrez le formulaire et donnez-lui le nom que verront les invités, comme « Inscription à la rencontre de printemps ».
2. Ouvrez la question de session et saisissez vos sessions comme options. Pour un événement sans sessions, supprimez la question.
3. Ouvrez la question de consentement et indiquez dans son Libellé de case à cocher ce que vous ferez des coordonnées.
4. Dans l’onglet Paramètres, réglez Qui peut répondre via le lien sur Toute personne ayant le lien, pour que les invités s’inscrivent sans compte, et sous Affichage des questions choisissez Tout sur une page.
5. Choisissez Aperçu, inscrivez-vous comme le ferait un invité, puis Publier.

Le partager

Une fois publié, ouvrez le sondage et choisissez Partager :

• Lien. Copiez-le dans une invitation, une lettre d’information ou un événement d’agenda.
• QR code. Téléchargez-le en PNG ou en SVG pour une affiche, un badge ou la dernière diapositive d’une présentation.
• Intégration. Placez le formulaire sur la page de votre événement — dans la page, en fenêtre surgissante ou en bulle dans un coin.

Un lien ouvert ne distingue pas une personne d’une autre : quelqu’un peut donc s’inscrire deux fois ; chaque inscription porte son e-mail, si bien que les doublons se voient dans l’export. Pour savoir d’où vient une inscription — une lettre d’information, un partenaire —, ajoutez un champ caché et activez Transmettre une référence : partager un sondage explique comment.

Le fermer à une date ou quand il est complet

Dans l’onglet Paramètres :

• Ferme. Le jour et l’heure où les inscriptions s’arrêtent. Ensuite, le lien affiche la page de fermeture.
• Limiter les réponses. Le nombre de places. Dès que ce nombre de personnes s’est inscrit, le formulaire se ferme pour tous, et ceux qui le remplissent encore ne peuvent plus l’envoyer. La ligne indique combien se sont inscrits jusqu’ici.
• Ouvre. Facultatif : quand les inscriptions commencent. Avant cela, ceux qui ouvrent le lien voient quand il ouvrira, dans leur propre fuseau horaire.

Enregistrez avec Enregistrer. La limite compte le formulaire entier, pas chaque session : pour des sessions avec leurs propres places, créez un formulaire par session. Pour accepter plus d’inscriptions, augmentez le nombre ou déplacez la date et enregistrez — le lien accepte de nouveau des réponses aussitôt. Supprimer une inscription ne libère pas sa place ; augmentez plutôt le nombre. Chaque réglage figure dans paramètres du sondage.

Exporter la liste

1. Ouvrez le sondage et son onglet Réponses.
2. Choisissez Exporter CSV.
3. Ouvrez le fichier, responses.csv, dans votre tableur.

Chaque inscription est une ligne. Les coordonnées occupent une colonne par champ, nommée d’après la question et le champ — « Vos coordonnées — Prénom », « Vos coordonnées — Email » —, pour que le fichier se trie et se filtre comme une liste d’invités. La session est écrite avec ses mots, le consentement en true, et chaque heure dans le fuseau horaire de l’espace de travail.

Le fichier ne contient que les inscriptions terminées. Plus de détails sur le fichier dans réponses.

Voir qui a choisi quoi

L’onglet Questions du sondage montre chaque question avec ses résultats en dessous : combien ont choisi chaque session, avec sa part, et combien ont donné leurs coordonnées et leurs besoins, qui sont comptés mais jamais mis en graphique. Une question à laquelle moins de personnes ont répondu que la taille minimale de groupe de l’espace — 5 par défaut — n’affiche aucun chiffre tant qu’il n’y en a pas davantage ; l’onglet Réponses et l’export listent toutefois chaque inscription. Plus de détails dans les résultats question par question.

Dépannage

• Les invités doivent se connecter. Qui peut répondre via le lien est réglé sur Uniquement les membres de cet espace. Choisissez Toute personne ayant le lien et enregistrez.
• Le lien affiche trop tôt la page de fermeture. Le nombre fixé dans Limiter les réponses est atteint, ou la limite propre d’une campagne. Augmentez le nombre et enregistrez.
• Les invités voient « Sondage pas encore disponible ». L’heure de Ouvre est encore à venir. Effacez-la ou avancez-la, et enregistrez.
• La question de session n’affiche aucun chiffre. Moins de personnes que la taille minimale de groupe y ont répondu pour l’instant. L’export les liste toutes.