Configurar el aviso de privacidad de la organización

Cada encuesta de Polzy lleva un aviso de privacidad: un enlace Privacidad que abre un panel breve con quién realiza la encuesta, qué se guarda, durante cuánto tiempo y qué pueden pedir los encuestados. Polzy lo redacta a partir de tus ajustes, así que nunca promete más de lo que hace tu espacio de trabajo. Tres partes las rellenas tú, una vez para toda la organización: a quién consultar sobre los datos, tu propia política de privacidad y una línea de ayuda para quien escriba sobre hacerse daño o hacérselo a otra persona.

Antes de empezar

• Un contacto de privacidad. La dirección a la que enviar preguntas sobre datos: un buzón de privacidad o tu delegado de protección de datos.
• Tu política de privacidad. La dirección de tu página, empezando por https://.
• Una línea de ayuda, si la tienes. Tu programa de ayuda al empleado, un servicio de orientación o un servicio de asistencia: su nombre, un teléfono, una página web o ambos.

Rellenar el aviso de privacidad

1. Abre el menú de la cuenta al pie de la barra lateral y elige Configuración de la organización, luego General.
2. Baja hasta Aviso de privacidad.
3. En Contacto de privacidad, escribe la dirección de correo. Cada campo se guarda al salir de él.
4. En Enlace a la política de privacidad, pega la dirección https:// de tu política.
5. En Línea de ayuda para encuestados, rellena Nombre de la línea de ayuda, Teléfono de la línea de ayuda y Página de la línea de ayuda: un teléfono, una página o ambos.

Vacía un campo para borrarlo. Los tres son opcionales, pero dejar vacío el Contacto de privacidad no deja a los encuestados sin forma de contactarte: el aviso muestra entonces tu correo de facturación y, si no hay, la dirección del Propietario.

Dónde ven los encuestados cada parte

El enlace Privacidad está en la portada de la encuesta, en la cabecera de cada página y en la página de agradecimiento, donde un encuestado identificado ve Privacidad y tus respuestas. El aviso aparece en el idioma de la encuesta. Lo que los encuestados pueden hacer desde él — como Eliminar mis respuestas — se explica en Responder a una encuesta.

Qué más dice el aviso

Todo lo demás del aviso viene del espacio de trabajo que realiza la encuesta, así que cambia con sus ajustes:

• Anónima o con nombre. Si esta encuesta guarda las respuestas con nombre, según dónde se preguntó a la persona.
• El tamaño mínimo de grupo. «Grupos de 5+», según el umbral de privacidad.
• Cuánto tiempo se conservan las respuestas. Según Conservar respuestas durante.
• IA y tratamiento. Cada forma en que la IA lee las respuestas — temas y sentimiento, preguntas de seguimiento, una comprobación de seguridad — o que ninguna IA las lee, y que las respuestas nunca entrenan modelos de IA.
• Seguridad. Si los comentarios se leen en busca de un riesgo para la seguridad de alguien, y si una preocupación puede llegar a un responsable de protección.

Al pie del panel, Última actualización muestra el día en que cambió por última vez un dato: tu contacto o tu enlace, o el periodo de conservación o el tamaño mínimo de grupo del espacio de trabajo.

La línea de ayuda

Cuando una respuesta habla de hacerse daño o hacérselo a otra persona, la página de la encuesta muestra debajo una tarjeta discreta — Si estás pensando en hacerte daño o en hacérselo a otra persona, pide ayuda ahora. — con el número de emergencias y las líneas de crisis y de apoyo del país de tu organización, y tu propia línea debajo, con su nombre o Apoyo de tu organización.

• Qué país. Las líneas públicas siguen el país de tu organización: el de Datos de facturación o el indicado al registrarse. Sin ninguno de los dos, se muestra un conjunto general.
• No se envía nada. La página de la encuesta ya tiene estas líneas, así que mostrarlas no le dice nada a nadie. Si las señales de seguridad están activadas, los revisores solo saben que se mostró la tarjeta, nunca lo que se escribió.
• Siempre presente. La tarjeta aparece en todas las encuestas, use o no tu espacio las señales de seguridad. Los encuestados la cierran con un toque y siguen.

Solución de problemas

No se guardó el aviso de privacidad. Revisa la dirección e inténtalo de nuevo. — el contacto no es un correo válido, o el enlace no empieza por https://.

La línea de ayuda no se ha guardado. Usa un teléfono como +32 2 123 45 67 o una dirección que empiece por https://. — el teléfono tiene letras o muy pocos dígitos, o la página no es una dirección https://.

Los encuestados ven nuestro buzón de contabilidad — el Contacto de privacidad está vacío, así que se muestra el correo de facturación. Rellénalo.

Conviene saber

• Hay un aviso de privacidad por organización: el mismo contacto, la misma política y la misma línea de ayuda para todos los espacios de trabajo.
• El aviso propio de Polzy, Cómo trata Polzy los datos, siempre aparece enlazado al pie del panel.
• A los encuestados se les dice cuánto tiempo se conservan las respuestas y qué tamaño mínimo tiene un grupo visible; avísales antes de cambiar cualquiera de los dos.