De privacyverklaring van je organisatie instellen

Elke enquête in Polzy heeft een privacyverklaring: een link Privacy die een kort paneel opent met wie de enquête uitvoert, wat er wordt bewaard, hoe lang, en wat respondenten kunnen vragen. Polzy schrijft die op basis van je instellingen, dus ze belooft nooit meer dan je werkruimte doet. Drie onderdelen vul je zelf in, één keer voor de hele organisatie: bij wie je terechtkunt over gegevens, je eigen privacybeleid, en een hulplijn voor wie schrijft over zichzelf of een ander iets aan te doen.

Voordat je begint

• Een contact voor privacy. Het adres waar mensen vragen over hun gegevens naartoe sturen — een privacymailbox of je functionaris gegevensbescherming.
• Je privacybeleid. Het adres van je eigen beleidspagina, beginnend met https://.
• Een hulplijn, als je die hebt. Je bedrijfsmaatschappelijk werk, een vertrouwenspersoon of een helpdesk: de naam, een telefoonnummer, een webpagina, of allebei.

De privacyverklaring invullen

1. Open het accountmenu onderaan de zijbalk en kies Organisatie-instellingen, dan Algemeen.
2. Scrol naar Privacyverklaring.
3. Typ onder Contact voor privacy het e-mailadres. Elk veld wordt opgeslagen zodra je het verlaat.
4. Plak onder Link naar privacybeleid het https://-adres van je beleid.
5. Vul onder Hulplijn voor respondenten de Naam van de hulplijn, het Telefoonnummer van de hulplijn en de Pagina van de hulplijn in — een telefoonnummer, een pagina of allebei.

Maak een veld leeg om het te wissen. Alle drie zijn optioneel, maar een leeg Contact voor privacy laat respondenten niet zonder contact achter: de verklaring toont dan je factuur-e-mailadres, en anders het adres van de Eigenaar.

Waar respondenten elk onderdeel zien

De link Privacy staat op de welkomstpagina van de enquête, in de kopregel van elke pagina en op de bedankpagina, waar een respondent met naam Privacy en je antwoorden ziet. De verklaring is in de taal van de enquête. Wat respondenten ermee kunnen — zoals Mijn antwoorden verwijderen — staat in Een enquête invullen.

Wat de verklaring verder zegt

Al het andere in de verklaring komt van de werkruimte die de enquête uitvoert, dus het verandert mee met haar instellingen:

• Anoniem of met naam. Of deze enquête antwoorden met naam bewaart, afhankelijk van waar de persoon werd gevraagd.
• De minimale groepsgrootte. "Groepen van 5+", uit de privacydrempel.
• Hoe lang antwoorden worden bewaard. Uit Antwoorden bewaren.
• AI en verwerking. Elke manier waarop AI de antwoorden leest — thema's en sentiment, vervolgvragen, een veiligheidscontrole — of dat geen AI ze leest, en dat antwoorden nooit AI-modellen trainen.
• Veiligheid. Of opmerkingen op een risico voor iemands veiligheid worden gelezen, en of een zorg bij een aandachtsfunctionaris kan komen.

Onderaan het paneel toont Laatst bijgewerkt de dag waarop een feit erin het laatst veranderde: je contact voor privacy of je beleidslink, of de bewaartermijn of minimale groepsgrootte van de werkruimte.

De hulplijn

Gaat een antwoord over zichzelf of een ander iets aandoen, dan toont de enquêtepagina er een rustige kaart onder — Als je eraan denkt jezelf of iemand anders iets aan te doen, neem dan nu contact op. — met het noodnummer en de crisis- en hulplijnen van het land van je organisatie, en je eigen hulplijn daaronder, onder de eigen naam of Ondersteuning van je organisatie.

• Welk land. De openbare lijnen volgen het land van je organisatie: dat uit Factuurgegevens, of het land dat bij aanmelding is opgegeven. Zonder een van beide verschijnt een algemene set.
• Er wordt niets verstuurd. De enquêtepagina heeft deze lijnen al, dus ze tonen vertelt niemand iets. Staan veiligheidssignalen aan, dan horen de beoordelaars alleen dat de kaart getoond werd, nooit wat er getypt werd.
• Altijd aanwezig. De kaart verschijnt op elke enquête, of je werkruimte nu veiligheidssignalen gebruikt of niet. Respondenten sluiten hem met één klik en gaan verder.

Problemen oplossen

De privacyverklaring is niet opgeslagen. Controleer het adres en probeer het opnieuw. — het contact voor privacy is geen geldig e-mailadres, of de beleidslink begint niet met https://.

De hulplijn is niet opgeslagen. Gebruik een telefoonnummer zoals +32 2 123 45 67, of een adres dat begint met https://. — het telefoonnummer bevat letters of te weinig cijfers, of de pagina is geen https://-adres.

Respondenten zien onze financiële mailbox — het Contact voor privacy is leeg, dus het factuur-e-mailadres wordt getoond. Vul het in.

Goed om te weten

• Er is één privacyverklaring per organisatie: hetzelfde contact, beleid en dezelfde hulplijn voor elke werkruimte.
• De eigen verklaring van Polzy, Hoe Polzy gegevens verwerkt, staat altijd onderaan het paneel.
• Respondenten horen hoe lang antwoorden bewaard blijven en hoe klein een getoonde groep mag zijn; laat het ze dus weten voordat je een van beide wijzigt.