Veiligheidssignalen lezen en opvolgen

Wat een veiligheidssignaal is

Een veiligheidssignaal is een antwoord dat een risico voor iemands veiligheid beschrijft: zelfbeschadiging, geweld of bedreiging, seksuele intimidatie of misbruik, intimidatie of discriminatie, een veiligheidsincident, letsel door een product, of fraude. Polzy leest elk antwoord zodra het is verstuurd, met een woordenlijst en, als AI aanstaat, met AI.

Signalen gaan naar de beoordelaars die je aanwijst in Instellingen → Veiligheidssignalen. De schrijver, iedereen in diens lijn en wie het antwoord noemt, krijgen een signaal niet te zien. Tot je beoordelaars aanwijst, lezen de eigenaar en elke beheerder ze. Blijft er zo niemand over, dan leest je plaatsvervanger het, en anders de eigenaar van het account, waar die ook in de lijn van de schrijver staat, tenzij die de directe leidinggevende van de schrijver is.

De inbox

Open Veiligheidssignalen in het menu. Kaarten bovenaan laten zien hoeveel kritieke signalen wachten — Nu bekijken opent de eerste — en, voor beheerders, wanneer er maar één beoordelaar is aangewezen.

De tabbladen verdelen de lijst: Open (wachtend of opgepakt), Bevestigd, Gesloten (afgewezen of gesloten) en Alle. Zoeken vindt een dossier op zijn referentie, zoals S-7Q2M, in elk tabblad. Filter op ernst en categorie.

Elke rij toont de categorie en referentie, of de persoon akkoord ging met contact op naam, of er een gesprek of taak is, de ernst, de status, wanneer je het moet oppakken, en de enquête met de dag.

Wanneer je een signaal oppakt

• Kritiek: pak het binnen het uur op, anders wordt je plaatsvervanger ingelicht, daarna de eigenaar.
• Hoog: pak het uiterlijk de volgende werkdag op, anders wordt je plaatsvervanger ingelicht, daarna de eigenaar.
• Gemiddeld: in het dagelijkse overzicht.
• Te laat staat in rood zodra de tijd voorbij is.

Polzy toont altijd alleen een dag, nooit een tijd: het uur waarop een antwoord binnenkwam kan verraden wie het schreef.

In een signaal

Het paneel toont wie het vond, de respondent voor zover je die mag kennen, wie het oppakte, en de enquête. Daaronder staan de vraag en het antwoord zelf, en of de enquêtepagina hen de hulplijnen heeft getoond.

• Rest van het antwoord toont de andere antwoorden van de persoon, zonder de antwoorden die hen identificeren. Openen wordt vastgelegd.
• Afgeschermde taak maakt een dringende taak die alleen de toegewezen persoon en de beoordelaars zien. Beschrijf hem in je eigen woorden.
• Geschiedenis toont elke stap met de dag en wie hem zette.

Gebruik Oppakken om het op te pakken, Risico bevestigen als het echt is, en Afwijzen met een reden als het dat niet is.

De persoon antwoorden

Je kunt alleen schrijven naar iemand die om contact vroeg. Ging die akkoord met contact op naam, kies dan het kanaal in het berichtvak: E-mail, SMS, WhatsApp of Slack, waar die bereikbaar is. Bleef die anoniem, dan gaat je antwoord naar hun privépagina en noemen ze hun referentie.