De inlogbeveiliging van je organisatie instellen

Het tabblad Beveiliging bevat de regels voor hoe mensen in Polzy binnenkomen, voor alle werkruimtes van je organisatie tegelijk. Alles hier wordt afgedwongen, het is geen advies: een login eindigt als de sessieduur voorbij is, een uitnodiging buiten je toegestane domeinen wordt geweigerd, en een beheerder die tweestapsverificatie moet gebruiken, kan niets anders doen tot die is ingesteld.

Het tabblad Beveiliging openen

Open het accountmenu onderaan de zijbalk, kies Organisatie-instellingen en dan Beveiliging. Het tabblad heeft vier groepen, Inloggen, Toegang, Single sign-on en Recente aanmeldactiviteit, met de Beveiligingsscore ernaast.

Sessieduur

Sessieduur is hoe lang een login duurt voordat mensen opnieuw inloggen. Kies 8 uur, 24 uur, 3 dagen of 7 dagen.

• De duur telt vanaf het moment dat iemand inlogt. Polzy gebruiken rekt hem niet op.
• Inkorten geldt meteen voor mensen die al zijn ingelogd: een sessie die ouder is dan de nieuwe duur, eindigt bij hun volgende stap.
• De eerste optie, 7 dagen (standaard), laat de duur over aan de inlogpagina: een login duurt 12 uur, of 30 dagen als iemand 30 dagen ingelogd blijven aanvinkt.

De duur is voor elke werkruimte van je organisatie gelijk. Mensen die via je single sign-on inloggen, volgen hem ook.

Verificatie in twee stappen verplichten voor beheerders

Zet Verificatie in twee stappen verplichten voor beheerders aan, en elke beheerder van je organisatie logt in met een code uit een authenticator-app op de telefoon. Een beheerder die het nog niet heeft ingesteld, krijgt dat vóór al het andere.

1. Zet eerst tweestapsverificatie voor jezelf aan, vanuit je profiel. Polzy weigert de schakelaar tot je dat hebt gedaan: Schakel verificatie in twee stappen eerst voor jezelf in (Account → Profiel) voordat je het van elke beheerder vereist.
2. Zet op het tabblad Beveiliging Verificatie in twee stappen verplichten voor beheerders aan.

De regel geldt voor mensen met de rol Beheerder. Redacteuren en Kijkers kunnen tweestapsverificatie zelf aanzetten. Een beheerder die via de single sign-on van je organisatie inlogt, krijgt geen Polzy-code: die controle doet je identiteitsprovider. Hoe je tweestapsverificatie instelt en herstelcodes bewaart: Inloggen en tweestapsverificatie.

Toegestane e-maildomeinen

Onder Toegang beperkt Toegestane e-maildomeinen wie als lid kan worden uitgenodigd. Typ een domein, zoals acme.com, en kies Toevoegen; haal er een weg met het kruisje.

• Leden kunnen dan alleen worden uitgenodigd met adressen op deze domeinen en hun subdomeinen: acme.com staat ook eu.acme.com toe.
• Maximaal 20 domeinen. Zonder domeinen kan iedereen worden uitgenodigd.
• De regel geldt voor uitnodigingen van leden, vanaf de pagina Leden of waar dan ook. Contacten, die nooit inloggen, vallen er niet onder, net als mensen die binnenkomen via single sign-on, SCIM of een personensynchronisatie, die hun eigen regels hebben.

Een adres buiten de lijst wordt geweigerd met Dat adres valt buiten de toegestane e-maildomeinen van je organisatie en kan niet worden uitgenodigd. Zie Leden uitnodigen.

Beveiligingsscore

De Beveiligingsscore naast het tabblad laat zien hoe goed je login beschermd is, op 100, aan de hand van vier controles:

Elke controle waaraan is voldaan, telt 25 punten. Dezelfde vier staan als aanbevelingen in Instellen met Polzy.

Recente aanmeldactiviteit

Recente aanmeldactiviteit toont de laatste acht leden die inlogden in de werkruimte waar je bent, met hun rol en wanneer. Het is een snelle blik, geen geschiedenis: voor elke login in je hele organisatie, met adres en browser, gebruik je de auditlog in Enterprise, waar elke login staat als Aangemeld.

Single sign-on en SCIM

In het Enterprise-abonnement toont de groep Single sign-on de eigen login van je organisatie: geverifieerde domeinen, de identiteitsprovider, of single sign-on verplicht is, IT-instellinks en SCIM-provisioning. Beheerders zien hoe elk ervoor staat; de eigenaar stelt ze in. In andere abonnementen tonen de rijen het abonnement dat ze nodig hebben.

• Single sign-on instellen: inloggen via Okta, Microsoft Entra ID, Google Workspace of een andere identiteitsprovider, en het verplichten als je wilt.
• Leden inrichten met SCIM: laat je directory leden toevoegen en verwijderen.

Goed om te weten

• Wie wat wijzigt. Elke beheerder kan de sessieduur, de tweestapsregel en de toegestane domeinen wijzigen. Elke wijziging komt in de auditlog als Aanmeldregels gewijzigd.
• Eén set regels. De regels horen bij de organisatie, dus je ziet dezelfde waarden vanuit elke werkruimte.
• Je eigen sessies. Iedereen kan in het eigen profiel zien waar die is ingelogd, en overal uitloggen.

Problemen oplossen

• Schakel verificatie in twee stappen eerst voor jezelf in (Account → Profiel) voordat je het van elke beheerder vereist. Stel het eerst voor jezelf in en zet daarna de regel aan.
• Mensen worden eerder uitgelogd dan verwacht. Controleer de sessieduur: die telt vanaf het inloggen, en inkorten geldt ook voor sessies die al open zijn.
• Dat adres valt buiten de toegestane e-maildomeinen van je organisatie en kan niet worden uitgenodigd. Voeg het domein toe onder Toegestane e-maildomeinen, of nodig een adres op een domein uit de lijst uit.
• De beveiligingsinstellingen konden niet worden geladen. Kies Opnieuw proberen. Er wordt liever niets getoond dan een lijst die onvolledig kan zijn, zodat een domein dat je nu toevoegt de niet geladen domeinen niet kan overschrijven.