Envoyer des rapports programmés
Configurez un rapport envoyé chaque semaine, chaque mois, chaque trimestre ou quand vous le décidez — avec la synthèse de Polzy, les chiffres clés, les enseignements et les scores par thème — et choisissez qui le reçoit.
Sur cette page
Un rapport envoie les chiffres aux personnes qui en ont besoin, dans l’app et par e-mail, selon un calendrier ou quand vous le décidez. Chacun s’ouvre sur la synthèse de la période rédigée par Polzy, puis les chiffres clés, la tendance, les enseignements de la période et le score de chaque thème. Un rapport peut lire tout l’espace de travail ou un seul sondage ; une campagne a son propre rapport, rédigé à sa clôture.
Les rapports sont inclus à partir de Business. Les administrateurs les créent, les modifient et les envoient. Les Éditeurs ouvrent les rapports qui leur sont envoyés, et chacun ne lit que sa propre ligne hiérarchique.
Avant de commencer
- Vous êtes administrateur de l’espace de travail.
- Les destinataires sont des administrateurs ou des Éditeurs de cet espace. Un rapport ne peut pas aller à des Lecteurs ni à des personnes extérieures.
- Il y a des réponses à présenter. Une période comptant moins de personnes que votre taille minimale des groupes n’a pas de synthèse.
La page Rapports
Ouvrez Analytiques → Rapports. Les onglets Tous, Rapports de campagne et Planifiés trient les cartes. Chaque carte indique le calendrier du rapport, ses destinataires et son dernier envoi, avec Envoyer maintenant et Ouvrir. À venir liste les prochains envois.
À la fin d’une période, Polzy peut en proposer un : T3 2026 est prêt à être rapporté, avec le nombre de réponses et de commentaires couverts. Préparer le rapport ouvre le formulaire, déjà rempli.
Créer un rapport
- Sur Analytiques → Rapports, cliquez sur Nouveau rapport.
- Sous De quoi s’agit-il ?, choisissez Selon un calendrier.
- Donnez-lui un Nom — Synthèse pour la direction — et, si vous le souhaitez, une Description et une Icône.
- Sous Données de, choisissez Tout l’espace ou un sondage.
- Sous Envoi, choisissez Quand vous l’envoyez, Chaque semaine, Chaque mois ou Chaque trimestre. Pour un envoi programmé, choisissez le Jour (ou le Jour du mois) et l’Heure.
- Vérifiez la Période lue — Polzy en choisit une adaptée au calendrier — et le Format.
- Sous Destinataires, choisissez les administrateurs et les Éditeurs qui le reçoivent. Donnez éventuellement un Nom de la liste, comme Direction.
- Cliquez sur Créer le rapport.
Le rapport part ensuite selon son calendrier. Un rapport en Quand vous l’envoyez ne part que lorsque vous cliquez sur Envoyer maintenant.
Rédiger avec Polzy
Rédiger avec Polzy ouvre Ask Polzy, réglé pour créer un rapport. Dites ce qu’il doit couvrir, pour qui et à quelle fréquence — les résultats de chaque manager, chaque trimestre. Polzy le rédige et l’ouvre. Un rapport créé par Polzy est un Brouillon : il n’envoie rien tant que vous n’avez pas cliqué sur Activer sur sa page. Créer avec Ask Polzy.
Tous les champs
| Champ | Ce qu’il fait |
|---|---|
| De quoi s’agit-il ? | Selon un calendrier : une lecture des analyses. Sur une campagne : le rapport rédigé propre à une campagne — voir Rapports de campagne. |
| Nom, Description | Comment il est listé, et ce que sa page affiche sous le titre. |
| Icône | Écran, Document, Courrier ou Graphique, sur sa carte et sa page. |
| Données de | Tout l’espace, ou un sondage. |
| Envoi | Quand vous l’envoyez, Chaque semaine, Chaque mois ou Chaque trimestre. |
| Jour / Jour du mois | Chaque semaine : un jour de la semaine. Chaque mois et chaque trimestre : un jour du mois, de 1 à 28. |
| Heure | Dans le fuseau horaire de l’espace de travail : 08:00 reste 08:00 au changement d’heure. |
| Période lue | Les 7 derniers jours, Les 30 derniers jours, Les 90 derniers jours, Le mois précédant l’envoi ou Le trimestre précédant l’envoi. Par défaut, l’envoi hebdomadaire lit les 7 derniers jours, le mensuel le mois précédent, le trimestriel le trimestre précédent, et un rapport envoyé à la main les 30 derniers jours. |
| Format | E-mail : les chiffres clés dans le message, et un lien vers le reste. PDF : un lien vers le rapport, prêt à enregistrer en PDF. Les deux arrivent aussi dans l’app. |
| Destinataires | Administrateurs et Éditeurs de cet espace. Un Éditeur lit son équipe ; un administrateur lit l’espace de travail. |
| Nom de la liste | Un nom pour les destinataires, affiché sur le rapport au lieu d’un nombre. Jusqu’à 60 caractères. |
La page du rapport
Cliquez sur Ouvrir sur une carte.
- Poser une question sur ce rapport. Ouvre Ask Polzy avec Qu’est-ce qui ressort du rapport « Synthèse pour la direction », et que faire en premier ?
- Exporter en PDF. Ouvre la fenêtre d’impression de votre navigateur : choisissez Enregistrer au format PDF.
- Modifier et Envoyer maintenant. Pour les administrateurs. Envoyer maintenant demande confirmation, puis envoie à chaque destinataire dans l’app et par e-mail.
L’onglet Aperçu montre ce que dit le rapport de la période : Synthèse (le paragraphe de Polzy, avec Réécrire), les tuiles clés avec Actions clôturées à temps, les graphiques de tendance, de sentiment et de participation, Enseignements avec Tous, Risques, Réussites et Tendances, et Scores par thème face à la période précédente. Calendrier et destinataires résume les réglages, y compris le seuil de confidentialité : Les groupes de moins de 5 sont retirés avant toute lecture. Historique, pour les administrateurs, liste chaque envoi avec sa période, ses destinataires, le nombre d’ouvertures, et s’il a été Livré, Livré en partie ou Non livré.
Activer, envoyer, archiver
- Activer. La page d’un brouillon s’ouvre sur Ce rapport est un brouillon. Cliquez sur Activer : il part ensuite selon son calendrier, et Envoyer maintenant fonctionne.
- Envoyer maintenant. Envoie tout de suite le rapport de sa période — à chaque destinataire, dans l’app et par e-mail.
- Archiver le rapport. Dans Modifier, en bas. Il ne part plus ; chaque envoi passé reste dans son historique.
Rapports de campagne
Choisissez Sur une campagne sous De quoi s’agit-il ?, puis La campagne. Un rapport de campagne est le rapport rédigé propre à la campagne — un rapport de bien-être ou de décision, selon l’objectif de la campagne.
- Rédiger le rapport à la clôture de la campagne. Activé, Polzy le rédige à la clôture ; désactivé, seulement quand vous le demandez avec Le rédiger maintenant. Remplissez Sur quoi doit-il porter ? pour l’orienter.
- L’envoyer une fois rédigé. À la personne responsable de la campagne et à toute personne indiquée sous Envoyer aussi à.
Un rapport de campagne a besoin de réponses d’au moins autant de personnes que votre taille minimale des groupes ; d’ici là, sa page indique Trop peu de réponses pour un rapport. Vous pouvez aussi le régler depuis la campagne elle-même, dans Responsable et rapports.
Dépannage
- Ce rapport est un brouillon. Activez-le avant de l’envoyer. Cliquez sur Activer sur sa page.
- Personne sur ce rapport ne peut le recevoir : ajoutez un administrateur ou un manager. Les destinataires sont partis ou ne sont plus administrateurs ni Éditeurs. Ajoutez-en un.
- Un rapport n’est envoyé qu’aux administrateurs et managers de cet espace. Vous avez choisi quelqu’un qui n’est ni administrateur ni Éditeur ici.
- Le rapport n’est pas encore rédigé. Rédigez-le d’abord, puis envoyez-le. Pour un rapport de campagne : cliquez sur Le rédiger maintenant.
- Pas assez de réponses sur cette période pour une synthèse. Trop peu de personnes ont répondu. Choisissez une Période lue plus longue.
- Je ne vois pas un rapport dont parle un collègue. Les Éditeurs ne voient que les rapports qui leur sont envoyés, et jamais un brouillon.
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