Nachrichtenvorlagen schreiben
Schreiben Sie die Einladungen, Erinnerungen und anderen Nachrichten von Polzy in Ihren eigenen Worten: Vorlage anlegen, Namen und Umfragelink über Platzhalter einfügen, Vorschau prüfen und Polzy entwerfen oder umschreiben lassen.
Auf dieser Seite
Eine Nachrichtenvorlage ist der Text, den Polzy sendet: die Einladung einer Kampagne, das Dankeschön eines Workflows, eine Erinnerung. Polzy bringt eingebaute Vorlagen mit, die sofort funktionieren; schreiben Sie eigene, wenn Sie Ihren Ton, Ihre Betreffzeile oder eine Nachricht für eine bestimmte Kampagne möchten. Diese Seite behandelt die Seite Vorlagen, jedes Feld einer Vorlage, die Platzhalter, die die Angaben jeder Person einsetzen, und wie eine Kampagne oder ein Workflow eine Vorlage nutzt.
Vorlagen gibt es ab Solo. Admins schreiben und ändern sie; Bearbeiter können die Seite öffnen und sie lesen. Jeder Tarif erlaubt eine Anzahl eigener Vorlagen, gezählt über alle Arbeitsbereiche der Organisation: 10 bei Solo, 15 bei Team, 50 bei Business, unbegrenzt bei Enterprise. Die eingebauten Vorlagen zählen nie.
Bevor Sie beginnen
- Wissen, wo sie eingesetzt wird. Eine Vorlage wird für einen Kanal geschrieben: E-Mail, SMS oder WhatsApp. SMS- und WhatsApp-Vorlagen brauchen einen Tarif, der sie enthält (ab Business). Siehe Kanäle.
- Ihre Felder kennen. Neben Name und Umfragelink kann eine Vorlage jedes Feld nutzen, das Ihr Arbeitsbereich über Personen führt, etwa Abteilung oder Tarif. Siehe Personen und Kontakte.
Die Seite Vorlagen
Öffnen Sie in der Seitenleiste Umfragen → Vorlagen. Jede Zeile ist eine Vorlage:
| Spalte | Was sie zeigt |
|---|---|
| Vorlage | Ihren Namen, mit der Markierung Standard bei einer eingebauten Vorlage, und darunter die Betreffzeile. |
| Auslöser | Wann sie gesendet wird, in Ihren eigenen Worten — die Zeile Wann sie gesendet wird der Vorlage. |
| Kanäle | Der Kanal, für den sie geschrieben ist. |
| Aktualisiert | Wann sie zuletzt geändert wurde. |
| Status | Aktiv oder Inaktiv. |
Suchen Sie über Vorlagen durchsuchen… nach Namen und grenzen Sie die Liste über Kanäle und Status ein. Klicken Sie auf eine Zeile, um die Vorlage zu öffnen.
Eine Vorlage schreiben
- Klicken Sie auf Neue Nachrichtenvorlage. Das Panel öffnet sich auf Neue Vorlage.
- Geben Sie unter Name einen Namen ein, unter dem Sie sie in einer Kampagne wiederfinden, etwa „Einladung zum Quartalspuls“.
- Wählen Sie unter Kanal E-Mail, SMS oder WhatsApp.
- Sagen Sie unter Wann sie gesendet wird in wenigen Worten, wann sie hinausgeht, etwa „Lädt das ganze Unternehmen zum Quartalspuls ein“. Das ist die Spalte Auslöser in der Liste; geplant wird damit nichts.
- Schreiben Sie für E-Mail die Betreffzeile — was der Posteingang zuerst zeigt. SMS und WhatsApp haben keinen Betreff.
- Schreiben Sie die Nachricht. Wählen Sie für E-Mail darüber Klartext oder HTML: HTML öffnet einen Editor mit Formatierung, Links und Bildern.
- Klicken Sie auf die Platzhalter unter der Nachricht, um Angaben der Personen an der Cursorposition einzufügen (siehe Platzhalter). Setzen Sie in eine Einladung immer
{{surveyLink}}, sonst gibt es nichts zum Klicken. - Prüfen Sie die Vorschau unter der Nachricht und klicken Sie auf Vorlage erstellen.
Die Vorschau füllt die Platzhalter mit Ihren eigenen Angaben („· als Amira“), damit Sie genau sehen, was eine Person erhält.
Lieber beschreiben. Klicken Sie oben auf der Seite auf Beschreiben Sie Polzy eine oder unten im Panel auf Entwurf und sagen Sie, wofür die Nachricht ist — „Das Engineering-Team zur Quartalsumfrage einladen“. Polzy schreibt Betreff und Nachricht für den gewählten Kanal, mit den Platzhaltern Ihres Arbeitsbereichs. Steht schon Text da, heißt die Schaltfläche Umschreiben: Sagen Sie, wie es sich ändern soll — kürzer, wärmer, direkter. Entwerfen verbraucht KI-Credits.
Platzhalter
Ein Platzhalter ist ein Name in doppelten geschweiften Klammern, den Polzy beim Senden durch den Wert jeder Person ersetzt. Die Chips unter der Nachricht bieten die Platzhalter, die Ihr Arbeitsbereich hat; fahren Sie über einen, um zu sehen, was er enthält.
| Platzhalter | Wird ersetzt durch |
|---|---|
{{firstName}}, {{lastName}}, {{fullName}} | Den Namen der Person. |
{{email}} | Ihre E-Mail-Adresse. |
{{role}} | Ihre Rolle im Arbeitsbereich. |
{{workspaceName}} | Den Namen des Arbeitsbereichs. |
{{surveyTitle}} | Den Titel der Umfrage. |
{{surveyLink}} | Den persönlichen Link der Person zur Umfrage. |
{{campaignName}} | Den Namen der Kampagne. |
{{estimatedMinutes}} | Wie viele Minuten die Umfrage dauert. |
{{expiryDate}} | Wann ihr Link nicht mehr funktioniert, mit Zeitzone. |
{{closingDate}} | Wann die Umfrage keine Antworten mehr annimmt. |
{{managerName}} | Den Namen der Führungskraft — nur wenn der Arbeitsbereich eine Berichtslinie führt. |
| Ihre eigenen Felder | Jedes Feld, das Ihr Arbeitsbereich über Personen führt, über seine ID, etwa {{department}}. Ein Listenfeld liefert die Bezeichnung der Option. |
Schreiben Sie Platzhalter genau so, wie die Chips sie zeigen, mit zwei Klammern auf jeder Seite. Ein Platzhalter ohne Wert für jemanden — ein nicht ausgefülltes Feld — bleibt leer.
Eine Vorlage öffnen, ändern und verwalten
Klicken Sie auf eine Vorlage, um sie zu öffnen. Oben stehen Kanäle, Status (mit einem Schalter, um sie aktiv oder inaktiv zu machen) und Aktualisiert (wann und von wem). Ändern Sie Betreff oder Nachricht und klicken Sie auf Vorlage speichern. Name, Kanal und Wann sie gesendet wird werden beim Anlegen festgelegt: Um sie zu ändern, duplizieren Sie die Vorlage.
Das Menü ⋯ am Ende jeder Zeile enthält:
- Bearbeiten. Öffnet die Vorlage.
- Duplizieren. Erstellt eine Kopie mit dem Namen „… (Copy)“, inaktiv, zum Weiterarbeiten. Eine Kopie zählt zu den Vorlagen Ihres Tarifs.
- Deaktivieren oder Aktivieren. Eine inaktive Vorlage wird im Schritt Nachricht senden eines Workflows nicht mehr angeboten. Eine Kampagne oder ein Workflow, der sie bereits nutzt, sendet sie weiter.
- Löschen. Entfernt die Vorlage nach einer Bestätigung.
Eingebaute Vorlagen
Die Vorlagen mit der Markierung Standard gehören zu Polzy und werden genutzt, wenn nichts anderes gewählt ist: Einladung und Erinnerung zur Umfrage (E-Mail und SMS), die Nachrichten in Unterhaltungen, anonyme Rückfragen, Aktion zugewiesen und überfällig sowie Umfrage schließt bald. Sie lassen sich nicht bearbeiten, ausschalten oder löschen: Öffnen Sie eine und klicken Sie auf Duplizieren, um davon ausgehend Ihre eigene zu beginnen.
Wo Vorlagen genutzt werden
- Kampagnen. Wählen Sie im Tab Versand einer Kampagne eine Vorlage für den gewählten Kanal. Ohne Vorlage wird die eingebaute Einladung verwendet. Jede Erinnerung kann eine eigene kurze Nachricht haben; sonst übernimmt sie den Text der Einladung. Siehe Eine Kampagne.
- Workflows. Der Schritt Nachricht senden kann eine aktive Vorlage nutzen oder den Text, der im Schritt steht. Siehe Workflows.
Vorlagen für Push lassen sich noch schreiben, aber Polzy sendet keine Push-Benachrichtigungen, daher nutzt sie keine Kampagne und kein Workflow. Slack hat keine Vorlagen: Eine Slack-Kampagne sendet den eingebauten Text.
Fehlerbehebung
| Was Sie sehen | Warum | Was zu tun ist |
|---|---|---|
| Neue Nachrichtenvorlage trägt ein Schloss | Die Organisation hat so viele Vorlagen, wie ihr Tarif erlaubt. | Löschen Sie eine Vorlage, die Sie nicht mehr brauchen, oder wechseln Sie den Tarif. Siehe Nutzung und Limits. |
| SMS und WhatsApp sind unter Kanal ausgegraut | Ihr Tarif enthält keine Textnachrichten. | Wechseln Sie zu Business oder schreiben Sie eine E-Mail-Vorlage. |
| Die Vorlage konnte nicht gespeichert werden. | Name oder Nachricht ist leer, oder Sie sind kein Admin. | Füllen Sie beides aus; bitten Sie einen Admin, sie zu speichern. |
| Die Liste Vorlage einer Kampagne meldet, dass es für diesen Kanal noch keine Vorlage gibt | Für den Kanal der Kampagne gibt es keine Vorlage. | Schreiben Sie eine für diesen Kanal, oder lassen Sie den eingebauten Text hinausgehen. |
Ein Platzhalter kommt als Text an, etwa {firstName} | Er hat eine Klammer statt zwei oder einen falsch geschriebenen Namen. | Klicken Sie auf den Chip, statt ihn zu tippen. |
| Eine eingebaute Vorlage lässt sich nicht ändern | Eingebaute Vorlagen stehen fest. | Duplizieren und die Kopie ändern. |
Gut zu wissen
- Sprache. Eine Vorlage wird so gesendet, wie sie geschrieben ist, in der Sprache, in der Sie sie geschrieben haben. Für Menschen mit verschiedenen Sprachen schreiben Sie eine Vorlage pro Sprache und starten eine Kampagne pro Zielgruppe.
- Abmelden. Polzy setzt unter jede Kampagnen-E-Mail und -SMS eine Zeile zum Abbestellen von Kampagnennachrichten, in der Sprache der Person, daher schreiben Sie sie nicht in die Vorlage.
- Was gesendet wurde. Nachrichten zeigt jede Nachricht, wie sie hinausging, und Vorlage öffnen führt zur Vorlage, aus der sie stammt.
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Angemeldete Mitglieder können Polzy fragen oder dem Team über Support schreiben. Wie schnell wir antworten, hängt von Ihrem Tarif ab.