Configurer les signaux de sécurité
Choisissez qui lit les signaux de sécurité, ce que Polzy recherche dans les réponses, vers qui orienter un signal et combien de temps garder les signaux clos — dans Paramètres → Signaux de sécurité.
Sur cette page
Les signaux de sécurité envoient les réponses qui décrivent un risque pour la sécurité de quelqu’un à une petite équipe que vous choisissez. C’est sur cette page que vous choisissez cette équipe, décidez ce que Polzy recherche dans les réponses et indiquez vers qui orienter un signal. Le traitement des signaux eux-mêmes est décrit dans Lire et traiter les signaux de sécurité.
À partir de Team, et activé sauf si quelqu’un l’a désactivé. Seuls les Administrateurs ouvrent Paramètres → Signaux de sécurité. Les référents et le suppléant doivent être Éditeurs ou Administrateurs.
Avant de commencer
- Choisissez au moins deux personnes. Des Éditeurs ou Administrateurs de cet espace de travail qui se connectent, et qui peuvent réagir dans l’heure à un signal critique. Une seule personne est un point de fragilité.
- Choisissez un suppléant. Quelqu’un prévenu quand aucun référent n’a pris un signal en charge à temps.
- Ayez vos contacts sous la main. L’adresse de votre page d’alerte, et une adresse e-mail, un numéro ou une équipe pour la sécurité des produits, si ces catégories vous concernent.
- Inutile d’écarter les managers. Personne ne voit jamais un signal écrit par quelqu’un de sa propre ligne hiérarchique : un référent qui encadre des personnes est simplement tenu à l’écart des signaux de son équipe.
Ouvrir les paramètres
- Ouvrez Paramètres dans la barre latérale, puis l’onglet Signaux de sécurité. Depuis la boîte de réception, Paramètres de sécurité mène au même endroit.
- La première section contient l’interrupteur Signaux de sécurité. Tout ce qui suit n’apparaît que s’il est activé.
Nommer les référents et un suppléant
- Sous Qui les lit, à côté de Référents, choisissez Choisir et cochez chaque personne. Vous pouvez en nommer jusqu’à 10 ; seuls les Éditeurs et les Administrateurs sont proposés.
- À côté de Suppléant, choisissez une personne.
- Pour retirer quelqu’un, choisissez la × sur sa ligne. Chaque modification est enregistrée aussitôt.
- Tant qu’aucun référent n’est nommé, les signaux vont au Propriétaire de l’organisation et à chaque Administrateur de cet espace.
- Une fois qu’ils le sont, les Administrateurs ne lisent plus les signaux du fait de leur rôle : seuls les référents, le suppléant et le Propriétaire les lisent. Le Propriétaire reste le dernier recours de l’escalade.
- Un référent devenu Lecteur reste dans la liste avec Désormais Lecteur : ne lit aucun signal tant que la personne n’est pas Éditeur ou Administrateur, et ne lit rien tant que vous ne changez pas son rôle ou ne le retirez pas. Une personne partie affiche N’est plus membre de cet espace de travail.
- S’il ne reste alors aucun référent, les signaux reviennent au Propriétaire et aux Administrateurs, et la boîte de réception le signale aux Administrateurs.
Choisir ce qui est recherché
Sous Ce qui est recherché, chaque catégorie a son interrupteur. Automutilation et Menace de violence portent la mention Toujours actif et ne peuvent pas être désactivées.
| Catégorie | Ce qu’elle couvre |
|---|---|
| Automutilation | Quelqu’un qui pense se faire du mal ou mettre fin à ses jours |
| Menace de violence | Une menace de blesser quelqu’un, ou une violence qui a eu lieu |
| Harcèlement ou abus sexuel | Un comportement sexuel non désiré ou un abus |
| Harcèlement, brimades ou discrimination | Être pris pour cible, moqué ou traité injustement |
| Incident de sécurité | Un accident ou une situation dangereuse au travail ou lors d’un événement |
| Blessure liée à un produit | Quelqu’un blessé par un produit que vous fabriquez ou vendez |
| Fraude ou éthique | Vol, fraude, corruption ou autre manquement à l’éthique |
Le modèle de départ de votre espace de travail a activé les catégories qui lui conviennent — par exemple Blessure liée à un produit pour les retours clients et produit, Fraude ou éthique et Incident de sécurité pour les salariés. La liste est ensuite la vôtre.
Vers qui l’orienter
- Canal d’alerte. L’adresse de votre page de signalement, commençant par
https://. Les référents la voient à côté des signaux de fraude et d’éthique. - Contact sécurité produit. Une adresse e-mail, un numéro de téléphone ou une équipe. Les référents le voient à côté des signaux de blessure liée à un produit.
- Espace de travail avec protection de l’enfance. Activez-le quand les répondants peuvent être mineurs. Le harcèlement ou l’abus sexuel est alors toujours critique, et les répondants sont informés qu’une préoccupation peut être transmise au référent désigné pour la protection.
Délais de prise en charge et conservation des signaux
| Gravité | Délai de prise en charge |
|---|---|
| Critique | Pris en charge dans l’heure, sinon le suppléant est prévenu, puis le Propriétaire |
| Élevée | Pris en charge sous un jour ouvré à chaque étape |
| Moyenne | Regroupés dans le récapitulatif quotidien de 08:00 |
Ces délais sont les mêmes pour tous les espaces de travail et ne sont pas un réglage : un signal n’attend jamais un réglage.
Mois de conservation des signaux clos fixe combien de temps un signal confirmé ou clos est gardé après sa clôture : de 1 à 60 mois, 12 par défaut. Un signal écarté est toujours supprimé 90 jours après avoir été écarté. Sa conversation avec le répondant part avec lui.
La liste Équipe sécurité
À côté des paramètres, Équipe sécurité résume ce qu’ils donnent :
- Référents. Au moins deux référents nommés ; un seul référent nommé ; ou aucun référent nommé, auquel cas le Propriétaire et les Administrateurs lisent les signaux.
- Suppléant. Un suppléant est nommé, ou pas encore de suppléant.
- Canal d’alerte. Défini ou manquant — affiché seulement si Fraude ou éthique est recherché.
- Contact sécurité produit. Défini ou manquant — affiché seulement si Blessure liée à un produit est recherché.
Désactiver les signaux de sécurité
Un CSE ou une politique interne peut demander de ne pas lire les commentaires pour y repérer des risques. Vous pouvez le désactiver, mais pas par erreur.
- Désactivez l’interrupteur Signaux de sécurité en haut de l’onglet, ou dans Paramètres → Général sous Participants.
- Lisez la confirmation : les commentaires qui décrivent un risque pour la sécurité de quelqu’un ne seront plus lus, et personne n’en sera informé.
- Choisissez Je comprends, désactiver. La modification est enregistrée à votre nom dans le journal d’audit.
Tant que c’est désactivé, l’onglet affiche Désactivé. Les commentaires de cet espace de travail ne sont pas lus pour repérer des risques de sécurité. Les répondants ne voient plus la proposition d’être contactés au sujet d’un commentaire, et la notice de confidentialité n’indique plus que les commentaires sont lus pour cela. Les lignes d’aide qui apparaissent quand quelqu’un écrit vouloir se faire du mal ou en faire à autrui restent sur chaque enquête dans tous les cas.
Dépannage
Un référent sécurité ou son suppléant doit être Éditeur ou Administrateur. — la personne est Lecteur. Demandez d’abord au Propriétaire de changer son rôle dans Paramètres de l’organisation → Membres.
Un référent sécurité doit être membre de cet espace de travail. — la personne n’est pas, ou plus, dans cet espace. Invitez-la, ou choisissez quelqu’un d’autre.
Utilisez une adresse complète qui commence par https://. — le canal d’alerte doit être une adresse sécurisée complète, comme https://acme.com/speak-up.
Un référent désigné est désormais Lecteur dans la boîte — un référent ou le suppléant a perdu son rôle d’Éditeur ou d’Administrateur. Rétablissez-le, ou retirez-le et nommez quelqu’un d’autre.
Bon à savoir
- Chaque espace de travail nomme sa propre équipe et ses propres catégories.
- La ligne d’aide propre à l’organisation, montrée aux répondants à côté des numéros d’urgence, se règle dans la notice de confidentialité.
- Ce que voient les répondants quand ils écrivent au sujet d’un risque est décrit dans Répondre à une enquête.
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Les membres connectés peuvent demander à Polzy ou écrire à l’équipe depuis Support. Notre délai de réponse dépend de votre forfait.