Lire et traiter les signaux de sécurité

Ce qu’est un signal de sécurité

Un signal de sécurité est une réponse qui décrit un risque pour la sécurité de quelqu’un : automutilation, violence ou menaces, harcèlement ou abus sexuels, harcèlement ou discrimination, incident de sécurité, blessure liée à un produit, ou fraude. Polzy lit chaque réponse à son envoi, avec une liste de mots et, si l’IA est activée, avec l’IA.

Les signaux vont aux relecteurs que vous désignez dans Paramètres → Signaux de sécurité. L’auteur, toute sa ligne hiérarchique et toute personne que la réponse nomme en sont tenus à l’écart. Tant que vous n’avez désigné personne, le propriétaire et chaque administrateur les lisent. S’il ne reste ainsi personne, votre suppléant le lit, et à défaut le propriétaire du compte, quelle que soit sa place dans la ligne de l’auteur, sauf s’il en est le responsable direct.

La boîte de réception

Ouvrez Signaux de sécurité dans le menu. Des cartes en haut indiquent combien de signaux critiques attendent — Examiner maintenant ouvre le premier — et, pour les administrateurs, lorsqu’un seul relecteur est désigné.

Les onglets répartissent la liste : Ouverts (en attente ou pris en charge), Confirmés, Clos (écartés ou clos) et Tous. La recherche trouve un dossier par sa référence, par exemple S-7Q2M, dans tous les onglets. Filtrez par gravité et par catégorie.

Chaque ligne indique la catégorie et la référence, si la personne a accepté d’être contactée nommément, s’il y a une conversation ou une tâche, la gravité, le statut, quand le prendre en charge, et le sondage avec le jour.

Quand prendre un signal en charge

• Critique : dans l’heure, sinon votre suppléant est prévenu, puis le propriétaire.
• Élevée : au plus tard le jour ouvré suivant, sinon votre suppléant est prévenu, puis le propriétaire.
• Moyenne : dans le récapitulatif quotidien.
• En retard s’affiche en rouge une fois le délai passé.

Polzy n’affiche jamais qu’un jour, jamais une heure : l’heure d’arrivée d’une réponse pourrait révéler qui l’a écrite.

Dans un signal

Le panneau indique qui l’a repéré, le répondant dans la mesure où vous pouvez le connaître, qui l’a pris en charge, et le sondage. En dessous figurent la question et la réponse elle-même, et si la page du sondage lui a montré les lignes d’écoute.

• Reste de la réponse montre les autres réponses de la personne, sans celles qui l’identifient. L’ouverture est consignée.
• Tâche restreinte crée une tâche urgente que seuls la personne assignée et les relecteurs voient. Décrivez-la avec vos propres mots.
• Historique liste chaque étape avec le jour et la personne qui l’a faite.

Utilisez Prendre en charge pour vous en occuper, Confirmer le risque s’il est réel, et Écarter avec une raison s’il ne l’est pas.

Répondre à la personne

Vous ne pouvez écrire qu’à quelqu’un qui a demandé à être contacté. S’il a accepté d’être contacté nommément, choisissez le canal dans la zone de message : E-mail, SMS, WhatsApp ou Slack, là où il est joignable. S’il est resté anonyme, votre réponse va sur sa page privée, et il cite sa référence.