Répondre à une enquête : votre vie privée et vos réponses

On vous a demandé de répondre à une enquête, et elle fonctionne avec Polzy. Une organisation — votre employeur, une entreprise dont vous êtes client, un événement auquel vous avez participé — a rédigé l’enquête et décide de ce qu’il advient des réponses. Polzy l’héberge pour elle, dans l’UE, et ne traite vos réponses que sur ses instructions. Cette page explique ce que vous verrez, ce qui est conservé et ce que vous pouvez faire.

Avant de commencer

La première page indique en général la durée de l’enquête, le nombre de questions et — si elle est anonyme — Anonyme. Si l’organisation peut assurer un suivi des réponses anonymes, c’est aussi indiqué ici, avant toute réponse.

Certaines enquêtes sont réservées aux membres de l’espace de travail de l’organisation. Vous voyez alors Connectez-vous pour répondre à ce questionnaire. et un bouton Se connecter ; une fois connecté, vous revenez directement à l’enquête.

Votre notice de confidentialité

Choisissez Confidentialité — sur la première page, en haut de chaque page, ou sur la page de remerciement, où le lien peut s’appeler Confidentialité et vos réponses. Un panneau s’ouvre : Votre vie privée.

• En un coup d’œil. Si l’enquête est Anonyme ou Nom enregistré ; la plus petite taille de groupe pour laquelle des résultats sont montrés (« Groupes de 5+ ») ; Hébergé dans l’UE ; et N’entraîne jamais d’IA.
• Sept sections. Qui mène cette enquête, À quoi servent vos réponses, Ce qui est enregistré, Vos commentaires, Combien de temps les réponses sont conservées, IA et traitement et Vos droits. Ouvrez-en une pour le détail.
• À qui s’adresser. Questions sur vos données donne le contact confidentialité de l’organisation, et Comment Polzy traite les données ouvre la notice de Polzy.

Anonyme ou nominatif

• Anonyme. Vos réponses sont enregistrées sans votre nom, votre e-mail, votre adresse IP ni votre navigateur, et seulement avec le jour de votre réponse. L’organisation ne voit jamais quelles réponses sont les vôtres, et les résultats n’apparaissent que pour des groupes d’au moins la taille indiquée.
• Nom enregistré. L’organisation peut voir vos réponses avec votre nom. Les résultats par groupe n’apparaissent toujours que pour des groupes assez grands pour protéger chacun.
• Vos commentaires sont affichés tels quels. Dans les deux cas, ce que vous tapez est montré comme vous l’avez écrit. Évitez les détails qui pourraient vous identifier, vous ou quelqu’un d’autre.
• Questions de suivi. Si l’enquête l’a annoncé avant que vous commenciez, quelqu’un peut vous envoyer par e-mail, via Polzy, une question sur un commentaire anonyme, sans savoir qui vous êtes. Vous pouvez répondre — en retirant nom et signature — ou simplement l’ignorer.
• Questions de suivi par IA. Après certaines questions, l’IA peut vous poser une question de suivi facultative sur votre réponse. Elle est signalée comme suivi par IA, et vous pouvez la passer.

Supprimer vos réponses

Vous pouvez supprimer à tout moment vos propres réponses à une enquête qui a enregistré votre nom.

1. Ouvrez Confidentialité sur l’enquête : depuis la page de remerciement, depuis l’invitation reçue, ou après vous être connecté.
2. Ouvrez Vos droits et choisissez Supprimer mes réponses.
3. Confirmez avec Supprimer mes réponses. Polzy indique Vos réponses ont été supprimées. Les résultats de l’enquête ne les incluent plus.

Une réponse anonyme ne peut pas être supprimée ainsi : comme elle n’est liée à vous d’aucune façon, personne ne peut la retrouver pour la supprimer. La notice le dit dans Vos droits. Vous pouvez toujours demander à l’organisation comment les réponses sont utilisées.

Si vous écrivez au sujet d’un risque pour la sécurité de quelqu’un

Si une réponse que vous tapez évoque le fait de vous faire du mal ou d’en faire à quelqu’un, une carte discrète apparaît en dessous — Si vous pensez à vous faire du mal ou à en faire à quelqu’un d’autre, demandez de l’aide dès maintenant. — avec le numéro d’urgence, les lignes de crise et d’écoute de votre pays, et la ligne d’aide éventuelle de l’organisation. Rien vous concernant n’est envoyé à qui que ce soit pour autant. Fermez-la avec la × et continuez quand vous êtes prêt.

Si l’organisation lit les commentaires pour repérer un risque pour la sécurité de quelqu’un, l’enquête propose aussi de vous mettre en relation avec son équipe sécurité — un petit groupe de personnes désignées, jamais vos propres responsables :

1. Sous votre commentaire, cochez J’aimerais que quelqu’un me contacte à ce sujet. La case n’est jamais cochée d’avance, et vous pouvez la laisser.
2. Sous Comment l’équipe sécurité doit-elle vous joindre ?, choisissez Me contacter en mon nom — l’équipe voit votre nom pour cette réponse seulement, et vos réponses à l’enquête restent anonymes — ou Rester anonyme, pour recevoir une référence de dossier et un code privé.
3. Si vous restez anonyme et que l’enquête sait comment vous joindre, vous pouvez aussi demander à être prévenu par e-mail ou SMS quand l’équipe répond. Elle ne voit jamais votre adresse.

Votre dossier et votre code privé

Si vous avez choisi de rester anonyme, la page de remerciement affiche Votre dossier : une Référence du dossier à citer et un Code privé. Le code est affiché une seule fois — gardez-le : sans lui, les réponses de l’équipe ne peuvent pas être ouvertes. Utilisez Copier pour garder les deux, et Ouvrir votre page privée pour y aller tout de suite.

Si vous avez choisi d’être contacté en votre nom, la page indique comment l’équipe vous joindra — par e-mail, SMS, WhatsApp ou Slack.

Votre page privée

1. Allez sur votre page privée : le lien de votre page de remerciement, ou app.polzy.ai/check-back.
2. Saisissez Votre code privé et choisissez Ouvrir. Le code n’apparaît jamais dans l’adresse de la page, ni donc dans votre historique.
3. Voyez où en est votre dossier — Reçu, Lu par l’équipe sécurité ou Nouvelle réponse — et la conversation.
4. Écrivez à l’équipe quand vous le souhaitez : Ajouter quelque chose avant sa réponse, Répondre ensuite.

La page indique aussi les numéros à appeler sous Besoin de parler à quelqu’un maintenant ? Si vous préférez échanger en votre nom, Vous préférez échanger en votre nom ? vous permet de choisir Partager mes coordonnées, d’accepter que l’équipe voie votre nom pour ce dossier, puis Envoyer mes coordonnées.

Dépannage

Connectez-vous pour répondre à ce questionnaire. — l’enquête est réservée aux membres de l’espace de travail de l’organisation. Connectez-vous avec le compte fourni, ou utilisez le lien d’invitation reçu.

Cette enquête est fermée — l’organisation ne recueille plus de réponses.

Pour supprimer vos réponses, ouvrez cette enquête depuis votre invitation ou connectez-vous d’abord. — Polzy doit savoir que les réponses sont les vôtres. Ouvrez l’enquête depuis votre e-mail d’invitation, ou connectez-vous.

Nous n’avons trouvé aucune réponse de votre part à cette enquête. — rien n’a été enregistré sous votre nom ou votre invitation pour cette enquête.

Ce code n’a pas été reconnu. Vérifiez-le et réessayez. — vérifiez qu’il n’y a pas de faute de frappe. Polzy ne garde qu’une forme brouillée de votre code : il ne peut être ni retrouvé ni renvoyé. S’il est perdu, ce dossier ne peut plus être ouvert ; les lignes d’aide de la page de l’enquête restent toujours disponibles.

Bon à savoir

• Vos droits s’exercent auprès de l’organisation qui mène l’enquête : son contact figure dans la notice. Vous pouvez aussi saisir une autorité de protection des données.
• La durée de conservation des réponses est indiquée dans la notice, sous Combien de temps les réponses sont conservées.
• Vos réponses ne servent jamais à entraîner des modèles d’IA.