Définir la notice de confidentialité de l’organisation
Indiquez à qui les répondants peuvent poser leurs questions sur leurs données, liez votre politique de confidentialité, ajoutez une ligne d’aide pour les personnes en détresse — et voyez où chaque élément apparaît.
Sur cette page
Chaque enquête Polzy porte une notice de confidentialité : un lien Confidentialité qui ouvre un court panneau indiquant qui mène l’enquête, ce qui est enregistré, combien de temps, et ce que les répondants peuvent demander. Polzy la rédige à partir de vos réglages, elle ne peut donc jamais promettre plus que ce que fait votre espace de travail. Trois éléments sont à remplir par vous, une fois pour toute l’organisation : à qui s’adresser au sujet des données, votre propre politique de confidentialité, et une ligne d’aide pour quiconque écrit vouloir se faire du mal ou en faire à autrui.
Tous les forfaits l’incluent. Tout Administrateur de l’organisation peut le modifier, dans Paramètres de l’organisation → Général ; cela s’applique aux enquêtes de tous les espaces de travail.
Avant de commencer
- Un contact confidentialité. L’adresse où envoyer les questions sur les données — une boîte dédiée ou votre délégué à la protection des données.
- Votre politique de confidentialité. L’adresse de votre page, commençant par
https://. - Une ligne d’aide, si vous en avez une. Votre programme d’aide aux salariés, un psychologue ou un service d’assistance : son nom, un numéro, une page web, ou les deux.
Remplir la notice de confidentialité
- Ouvrez le menu du compte en bas de la barre latérale et choisissez Paramètres de l’organisation, puis Général.
- Descendez jusqu’à Notice de confidentialité.
- Sous Contact confidentialité, saisissez l’adresse e-mail. Chaque champ s’enregistre quand vous le quittez.
- Sous Lien vers la politique de confidentialité, collez l’adresse
https://de votre politique. - Sous Ligne d’aide pour les répondants, remplissez Nom de la ligne d’aide, Téléphone de la ligne d’aide et Page de la ligne d’aide — un numéro, une page ou les deux.
Videz un champ pour l’effacer. Les trois sont facultatifs, mais laisser Contact confidentialité vide ne prive pas les répondants d’un moyen de vous joindre : la notice affiche alors votre e-mail de facturation, et à défaut l’adresse du Propriétaire.
Où les répondants voient chaque élément
| Ce que vous réglez | Où les répondants le voient | Quand |
|---|---|---|
| Nom de l’organisation | Dans Qui mène cette enquête : votre organisation mène l’enquête et décide du sort des réponses ; Polzy l’héberge | Toujours — c’est le Nom sous Organisation sur la même page |
| Contact confidentialité | Questions sur vos données, en bas de la notice | Toujours, avec l’e-mail de facturation à défaut |
| Lien vers la politique de confidentialité | Un lien vers votre politique, dans Qui mène cette enquête | S’il est défini |
| Ligne d’aide pour les répondants | Sous une réponse qui évoque le fait de se faire du mal ou d’en faire à autrui, à côté du numéro d’urgence et des lignes de crise ; et sur la page privée d’un répondant | Seulement dans ce cas |
Le lien Confidentialité figure sur la page d’accueil de l’enquête, dans son en-tête à chaque page et sur la page de remerciement, où un répondant identifié voit Confidentialité et vos réponses. La notice est rédigée dans la langue de l’enquête. Ce que les répondants peuvent en faire — comme Supprimer mes réponses — est décrit dans Répondre à une enquête.
Ce que dit encore la notice
Tout le reste de la notice vient de l’espace de travail qui mène l’enquête, et change donc avec ses réglages :
- Anonyme ou nominatif. Si cette enquête enregistre les réponses avec un nom, selon l’endroit où la personne a été sollicitée.
- La taille minimale des groupes. « Groupes de 5+ », d’après le seuil de confidentialité.
- La durée de conservation. D’après Conserver les réponses.
- IA et traitement. Chaque façon dont l’IA lit les réponses — thèmes et sentiment, questions de suivi, contrôle de sécurité — ou le fait qu’aucune IA ne les lit, et que les réponses n’entraînent jamais de modèles d’IA.
- Sécurité. Si les commentaires sont lus pour repérer un risque pour la sécurité de quelqu’un, et si une préoccupation peut être transmise à un référent protection.
En bas du panneau, Dernière mise à jour indique le jour où une information a changé pour la dernière fois : votre contact ou votre lien, ou la durée de conservation ou la taille minimale de l’espace de travail.
La ligne d’aide
Quand une réponse évoque le fait de se faire du mal ou d’en faire à autrui, la page de l’enquête affiche une carte discrète en dessous — Si vous pensez à vous faire du mal ou à en faire à quelqu’un d’autre, demandez de l’aide dès maintenant. — avec le numéro d’urgence et les lignes de crise et d’écoute du pays de votre organisation, et votre propre ligne en dessous, sous son nom ou Soutien proposé par votre organisation.
- Quel pays. Les lignes publiques suivent le pays de votre organisation : celui des Informations de facturation, ou celui indiqué à l’inscription. Sans l’un ni l’autre, un ensemble général s’affiche.
- Rien n’est envoyé. La page de l’enquête contient déjà ces lignes : les afficher ne révèle rien à personne. Si les signaux de sécurité sont activés, les référents apprennent seulement que la carte a été affichée, jamais ce qui a été écrit.
- Toujours là. La carte apparaît sur chaque enquête, que votre espace utilise ou non les signaux de sécurité. Les répondants la ferment d’un clic et continuent.
Dépannage
La notice de confidentialité n’a pas été enregistrée. Vérifiez l’adresse et réessayez. — le contact n’est pas une adresse e-mail valide, ou le lien ne commence pas par https://.
La ligne d’aide n’a pas été enregistrée. Utilisez un numéro comme +32 2 123 45 67, ou une adresse commençant par https://. — le numéro contient des lettres ou trop peu de chiffres, ou la page n’est pas une adresse https://.
Les répondants voient notre boîte comptabilité — le Contact confidentialité est vide, l’e-mail de facturation s’affiche donc. Remplissez-le.
Bon à savoir
- Il n’y a qu’une notice de confidentialité par organisation : le même contact, la même politique et la même ligne d’aide pour tous les espaces de travail.
- La notice de Polzy, Comment Polzy traite les données, est toujours liée en bas du panneau.
- Les répondants sont informés de la durée de conservation et de la taille minimale des groupes : prévenez-les avant de modifier l’une ou l’autre.
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Les membres connectés peuvent demander à Polzy ou écrire à l’équipe depuis Support. Notre délai de réponse dépend de votre forfait.