Den Datenschutzhinweis der Organisation festlegen

Jede Umfrage in Polzy hat einen Datenschutzhinweis: einen Link Datenschutz, der ein kurzes Fenster öffnet — wer die Umfrage durchführt, was gespeichert wird, wie lange und was Befragte verlangen können. Polzy schreibt ihn aus Ihren Einstellungen, er kann also nie mehr versprechen, als Ihr Arbeitsbereich tut. Drei Teile füllen Sie selbst aus, einmal für die ganze Organisation: an wen man sich zu Daten wendet, Ihre eigene Datenschutzerklärung und ein Hilfetelefon für alle, die schreiben, sich oder anderen etwas antun zu wollen.

Bevor Sie beginnen

• Ein Datenschutzkontakt. Die Adresse für Fragen zu Daten — ein Datenschutzpostfach oder Ihr Datenschutzbeauftragter.
• Ihre Datenschutzerklärung. Die Adresse Ihrer Seite, beginnend mit https://.
• Ein Hilfetelefon, falls vorhanden. Ihre Mitarbeiterberatung, eine Beratungsstelle oder ein Helpdesk: Name, Telefonnummer, Webseite oder beides.

Den Datenschutzhinweis ausfüllen

1. Öffnen Sie das Kontomenü unten in der Seitenleiste und wählen Sie Organisationseinstellungen, dann Allgemein.
2. Scrollen Sie zu Datenschutzhinweis.
3. Tragen Sie unter Datenschutzkontakt die E-Mail-Adresse ein. Jedes Feld wird gespeichert, wenn Sie es verlassen.
4. Fügen Sie unter Link zur Datenschutzerklärung die https://-Adresse ein.
5. Füllen Sie unter Hilfetelefon für Befragte Name der Hilfe, Telefonnummer der Hilfe und Seite der Hilfe aus — eine Nummer, eine Seite oder beides.

Leeren Sie ein Feld, um es zu löschen. Alle drei sind optional, aber ein leerer Datenschutzkontakt lässt Befragte nicht ohne Kontakt: Der Hinweis zeigt dann Ihre Rechnungs-E-Mail und, falls auch die fehlt, die Adresse des Inhabers.

Wo Befragte die einzelnen Teile sehen

Der Link Datenschutz steht auf der Startseite der Umfrage, in der Kopfzeile jeder Seite und auf der Dankesseite, wo eine Person mit Namen Datenschutz und Ihre Antworten sieht. Der Hinweis erscheint in der Sprache der Umfrage. Was Befragte damit tun können — etwa Meine Antworten löschen —, steht unter Eine Umfrage beantworten.

Was der Hinweis sonst sagt

Alles Weitere im Hinweis kommt vom Arbeitsbereich, der die Umfrage durchführt, und ändert sich mit dessen Einstellungen:

• Anonym oder mit Namen. Ob diese Umfrage Antworten mit Namen speichert, je nachdem, wo die Person gefragt wurde.
• Die Mindestgruppengröße. „Gruppen ab 5“, aus der Datenschutzgrenze.
• Wie lange Antworten aufbewahrt werden. Aus Antworten aufbewahren.
• KI und Verarbeitung. Jede Art, wie KI die Antworten liest — Themen und Stimmung, Nachfragen, eine Sicherheitsprüfung — oder dass keine KI sie liest, und dass Antworten nie KI-Modelle trainieren.
• Sicherheit. Ob Kommentare auf eine Gefahr für die Sicherheit eines Menschen gelesen werden und ob ein Anliegen an Kinderschutzbeauftragte gehen kann.

Unten im Fenster zeigt Zuletzt aktualisiert den Tag, an dem sich eine Angabe zuletzt geändert hat: Ihr Datenschutzkontakt oder Ihr Link, oder Aufbewahrungsfrist oder Mindestgruppengröße des Arbeitsbereichs.

Das Hilfetelefon

Spricht eine Antwort davon, sich oder anderen etwas anzutun, zeigt die Umfrageseite darunter eine ruhige Karte — Wenn Sie daran denken, sich selbst oder jemand anderem etwas anzutun, holen Sie sich bitte jetzt Hilfe. — mit der Notrufnummer, den Krisen- und Hilfetelefonen des Landes Ihrer Organisation und darunter Ihrem eigenen Angebot, unter seinem Namen oder Unterstützung durch Ihre Organisation.

• Welches Land. Die öffentlichen Nummern folgen dem Land Ihrer Organisation: dem aus den Rechnungsangaben oder dem bei der Anmeldung angegebenen. Ohne beides erscheint eine allgemeine Auswahl.
• Nichts wird gesendet. Die Umfrageseite hat diese Nummern bereits, ihr Anzeigen verrät niemandem etwas. Sind Sicherheitssignale eingeschaltet, erfahren die Prüfer nur, dass die Karte gezeigt wurde, nie, was geschrieben wurde.
• Immer da. Die Karte erscheint auf jeder Umfrage, ob Ihr Arbeitsbereich Sicherheitssignale nutzt oder nicht. Befragte schließen sie mit einem Klick und machen weiter.

Fehlerbehebung

Der Datenschutzhinweis wurde nicht gespeichert. Prüfen Sie die Adresse und versuchen Sie es erneut. — der Datenschutzkontakt ist keine gültige E-Mail-Adresse, oder der Link beginnt nicht mit https://.

Das Hilfetelefon wurde nicht gespeichert. Verwenden Sie eine Nummer wie +32 2 123 45 67 oder eine Adresse, die mit https:// beginnt. — die Nummer enthält Buchstaben oder zu wenige Ziffern, oder die Seite ist keine https://-Adresse.

Befragte sehen unser Buchhaltungspostfach — der Datenschutzkontakt ist leer, deshalb wird die Rechnungs-E-Mail gezeigt. Tragen Sie ihn ein.

Gut zu wissen

• Es gibt einen Datenschutzhinweis pro Organisation: derselbe Kontakt, dieselbe Erklärung und dasselbe Hilfetelefon für jeden Arbeitsbereich.
• Der eigene Hinweis von Polzy, Wie Polzy Daten verarbeitet, ist unten im Fenster immer verlinkt.
• Befragte erfahren, wie lange Antworten aufbewahrt werden und wie klein eine gezeigte Gruppe sein darf; sagen Sie es ihnen also, bevor Sie eines davon ändern.