Die Anmeldesicherheit Ihrer Organisation festlegen

Der Tab Sicherheit enthält die Regeln dafür, wie Personen zu Polzy gelangen, für alle Workspaces Ihrer Organisation zugleich. Alles hier wird durchgesetzt, es ist kein Ratschlag: Eine Anmeldung endet, wenn die Sitzungsdauer abgelaufen ist, eine Einladung außerhalb Ihrer erlaubten Domains wird abgelehnt, und ein Admin, der die Zwei-Schritt-Verifizierung nutzen muss, kann nichts anderes tun, bis sie eingerichtet ist.

Den Tab Sicherheit öffnen

Öffnen Sie das Kontomenü unten in der Seitenleiste, wählen Sie Organisationseinstellungen und dann Sicherheit. Der Tab hat vier Gruppen, Anmeldung, Zugang, Single Sign-on und Letzte Anmeldeaktivität, mit dem Sicherheitswert daneben.

Sitzungsdauer

Die Sitzungsdauer gibt an, wie lange eine Anmeldung gilt, bevor man sich erneut anmeldet. Wählen Sie 8 Stunden, 24 Stunden, 3 Tage oder 7 Tage.

• Die Dauer zählt ab dem Moment der Anmeldung. Polzy zu nutzen verlängert sie nicht.
• Eine Verkürzung gilt sofort auch für bereits angemeldete Personen: Eine Sitzung, die älter ist als die neue Dauer, endet beim nächsten Schritt.
• Die erste Option, 7 Tage (Standard), überlässt die Dauer der Anmeldeseite: Eine Anmeldung gilt 12 Stunden, oder 30 Tage, wenn die Person 30 Tage angemeldet bleiben anhakt.

Sie ist für jeden Workspace Ihrer Organisation gleich. Wer sich über Ihr Single Sign-on anmeldet, folgt ihr ebenfalls.

Zwei-Schritt-Verifizierung für Admins verlangen

Schalten Sie Zwei-Schritt-Verifizierung für Admins verlangen ein, und jeder Admin Ihrer Organisation meldet sich mit einem Code aus einer Authenticator-App auf dem Handy an. Ein Admin, der sie noch nicht eingerichtet hat, muss das vor allem anderen tun.

1. Aktivieren Sie die Zwei-Schritt-Verifizierung zuerst für sich selbst, in Ihrem Profil. Polzy verweigert den Schalter, bis Sie das getan haben: Aktivieren Sie die Zwei-Schritt-Verifizierung zuerst für sich selbst (Konto → Profil), bevor Sie sie von allen Admins verlangen.
2. Schalten Sie auf dem Tab Sicherheit Zwei-Schritt-Verifizierung für Admins verlangen ein.

Die Regel gilt für Personen mit der Rolle Admin. Bearbeiter und Betrachter können die Zwei-Schritt-Verifizierung selbst einschalten. Ein Admin, der sich über das Single Sign-on Ihrer Organisation anmeldet, wird nicht nach einem Polzy-Code gefragt: Diese Prüfung übernimmt Ihr Identitätsanbieter. Wie Sie die Zwei-Schritt-Verifizierung einrichten und Wiederherstellungscodes aufbewahren: Anmeldung und Zwei-Schritt-Verifizierung.

Erlaubte E-Mail-Domains

Unter Zugang beschränkt Erlaubte E-Mail-Domains, wer als Mitglied eingeladen werden kann. Geben Sie eine Domain ein, etwa acme.com, und wählen Sie Hinzufügen; entfernen Sie eine mit ihrem Kreuz.

• Mitglieder können dann nur mit Adressen auf diesen Domains und ihren Subdomains eingeladen werden: acme.com erlaubt auch eu.acme.com.
• Bis zu 20 Domains. Ohne Domain kann jeder eingeladen werden.
• Die Regel gilt für Einladungen von Mitgliedern, von der Seite Mitglieder oder anderswo. Kontakte, die sich nie anmelden, sind nicht betroffen, ebenso wenig Personen, die über Single Sign-on, SCIM oder eine Personensynchronisierung kommen, die ihre eigenen Regeln haben.

Eine Adresse außerhalb der Liste wird abgelehnt mit Diese Adresse liegt außerhalb der erlaubten E-Mail-Domains Ihrer Organisation und kann nicht eingeladen werden. Siehe Mitglieder einladen.

Sicherheitswert

Der Sicherheitswert neben dem Tab zeigt, wie gut Ihre Anmeldung geschützt ist, von 100, anhand von vier Prüfungen:

Jede erfüllte Prüfung bringt 25 Punkte. Dieselben vier erscheinen als Empfehlungen in Mit Polzy einrichten.

Letzte Anmeldeaktivität

Letzte Anmeldeaktivität listet die letzten acht Mitglieder, die sich in dem Workspace angemeldet haben, in dem Sie gerade sind, mit Rolle und Zeitpunkt. Das ist ein schneller Blick, kein Verlauf: Für jede Anmeldung in Ihrer ganzen Organisation, mit Adresse und Browser, nutzen Sie das Audit-Protokoll im Enterprise-Tarif, wo jede als Angemeldet steht.

Single Sign-on und SCIM

Im Enterprise-Tarif zeigt die Gruppe Single Sign-on die eigene Anmeldung Ihrer Organisation: bestätigte Domains, den Identitätsanbieter, ob Single Sign-on verpflichtend ist, IT-Einrichtungslinks und SCIM-Bereitstellung. Admins sehen, wie jedes steht; der Inhaber richtet sie ein. In anderen Tarifen zeigen die Zeilen den Tarif, den sie brauchen.

• Single Sign-on einrichten: Anmeldung über Okta, Microsoft Entra ID, Google Workspace oder einen anderen Identitätsanbieter, auf Wunsch verpflichtend.
• Mitglieder mit SCIM bereitstellen: Ihr Verzeichnis Mitglieder anlegen und entfernen lassen.

Gut zu wissen

• Wer was ändert. Jeder Admin kann die Sitzungsdauer, die Zwei-Schritt-Regel und die erlaubten Domains ändern. Jede Änderung steht im Audit-Protokoll als Anmelderegeln geändert.
• Ein Regelsatz. Die Regeln gehören der Organisation, daher sehen Sie in jedem ihrer Workspaces dieselben Werte.
• Ihre eigenen Sitzungen. Jeder kann in seinem Profil sehen, wo er angemeldet ist, und sich überall abmelden.

Fehlerbehebung

• Aktivieren Sie die Zwei-Schritt-Verifizierung zuerst für sich selbst (Konto → Profil), bevor Sie sie von allen Admins verlangen. Richten Sie sie zuerst für sich ein und schalten Sie dann die Regel ein.
• Personen werden früher abgemeldet als erwartet. Prüfen Sie die Sitzungsdauer: Sie zählt ab der Anmeldung, und eine Verkürzung gilt auch für bereits offene Sitzungen.
• Diese Adresse liegt außerhalb der erlaubten E-Mail-Domains Ihrer Organisation und kann nicht eingeladen werden. Fügen Sie die Domain unter Erlaubte E-Mail-Domains hinzu, oder laden Sie eine Adresse auf einer gelisteten Domain ein.
• Die Sicherheitseinstellungen konnten nicht geladen werden. Wählen Sie Erneut versuchen. Lieber wird nichts angezeigt als eine womöglich unvollständige Liste, damit eine jetzt hinzugefügte Domain die nicht geladenen nicht überschreibt.