سياسة الخصوصية

1) مقدمة

تساعد Polzy المؤسسات على الإصغاء إلى الناس من حولها. ولأن معظم ما نعالجه ملاحظات يدلي بها أصحابها في ثقة، فإن الخصوصية عندنا متطلب أساسي في المنتج لا إجراء قانوني لاحق. وتوضح هذه السياسة ما نجمعه ولماذا، والمدة التي نحتفظ به خلالها، والخيارات المتاحة لك. وتدير Polzy شركةُ Polzy B.V. في أمستردام، وتجد بيانات تسجيلنا في الإشعار القانوني.

2) دورانا

عندما تجري مؤسسة استطلاعًا على Polzy، فهي التي تقرر ما يحدث للإجابات. فهي المسؤولة عن معالجة كل ما تضعه في مساحات عملها —الأشخاص الذين تدعوهم وإجاباتهم والرسائل التي ترسلها— ولا تعالج Polzy هذه البيانات إلا بتعليماتها وبموجب اتفاقية معالجة البيانات الخاصة بنا. وإذا كنت قد أجبت عن استطلاع، فالمؤسسة المذكورة في إشعار الخصوصية الخاص بالاستطلاع هي الجهة التي تسألها عن بياناتك؛ وتصف هذه الصفحة كيف تعالجها Polzy نيابةً عنها، وهي الصفحة التي يحيل إليها كل استطلاع.

ونكون نحن المسؤولين عن المعالجة بالنسبة إلى بيانات من يستخدمون Polzy بصفتهم عملاء وزوارًا: حسابات المسؤولين، والفوترة والإقرار المقدَّم عند التسجيل بشأن الجهة التي يخصّها الحساب، ومحادثات الدعم، وطلبات العروض التوضيحية، والقوائم التي تشترك فيها، وسجلات الأمان التي تحمي الخدمة.

3) ما نجمعه

• بيانات الحساب للمسؤولين والأعضاء: الاسم والبريد الإلكتروني للعمل وكلمة المرور (تُخزَّن كقيمة مجزأة فقط) والمفتاح السري للتحقق بخطوتين إن كان مفعّلًا وطريقة تسجيل الدخول —بما في ذلك Google أو Microsoft إن اخترتهما.
• بيانات الحساب والفوترة: للمنشأة اسمها وبلدها ورقم ضريبة القيمة المضافة أو رقم السجل؛ وللاستخدام الشخصي اسمك وبلد إقامتك؛ وجهة الاتصال للفوترة والفواتير وسجلات الدفع. أما بيانات البطاقة والحساب المصرفي فيحتفظ بها مزوّد الدفع لدينا لا نحن.
• بيانات الأشخاص التي تضيفها مساحة العمل أو تزامنها من نظام الموارد البشرية أو إدارة العملاء لديها: الاسم والبريد الإلكتروني والحقول التي تحددها مساحة العمل، مثل القسم أو الموقع.
• إجابات الاستطلاعات على النحو المبيّن في قسم إخفاء الهوية وحد الخصوصية.
• الرسائل والدعم: الدعوات والتذكيرات التي ترسلها مساحة العمل، وما تكتبه إلى فريق الدعم لدينا.
• البيانات التقنية: عنوان IP والمتصفح والجهاز، وتُستخدم للأمان وحماية تسجيل الدخول والتسليم —ولا تُستخدم بالنسبة إلى المجيبين إلا إذا لم يكن الاستطلاع مجهول الهوية.

4) إخفاء الهوية وحد الخصوصية

تختار المؤسسة التي تجري الاستطلاع ما إذا كان مجهول الهوية، لكل استطلاع على حدة، ويذكر كل استطلاع ذلك في إشعار الخصوصية الخاص به قبل السؤال الأول. في الاستطلاع مجهول الهوية تُحفظ الإجابة دون اسم المجيب أو بريده الإلكتروني أو عنوان IP أو متصفحه، ودون الدعوة التي وصلت عبرها، فلا يمكن ربطها به. أما في الاستطلاع المعرّف، فتستطيع المؤسسة رؤية الإجابات مع اسم المجيب. وفي الحالتين لا تُعرض النتائج المجمّعة افتراضيًا إلا لمجموعات لا تقل عن خمسة أشخاص (يمكن للمؤسسة اختيار حدّ بين 3 و50)، ويسري هذا الحد على كل مرشّح وكل خلية في الخريطة الحرارية وكل تصدير. أما ما يكتبه المجيب في تعليق فيُعرض كما كُتب، لذا فإن تفصيلًا يذكر شخصًا ما قد يكشف هويته.

5) لماذا نستخدم البيانات وعلى أي أساس

6) الذكاء الاصطناعي والمعالجة الآلية

تحلّل ميزات الذكاء الاصطناعي في Polzy نصوص الإجابات لاستخراج المحاور والمشاعر وكتابة الملخصات واقتراح الإجراءات. وهي تعمل عبر مزوّد الذكاء الاصطناعي المدرج في سجل المعالجين الفرعيين، ولمساحات العمل التي تستخدمها فقط. ولا تستخدم Polzy ولا ذلك المزوّد النصوص لتدريب النماذج. ولا تتخذ Polzy أي قرار بشأن شخص يستند إلى المعالجة الآلية وحدها: فالذكاء الاصطناعي يجمّع ما قيل ويلخّصه، والبشر هم من يقررون ما يُفعل به.

7) ملفات تعريف الارتباط

لا تستخدم Polzy إلا ملفات تعريف الارتباط وتخزين المتصفح اللازمة لعمل الخدمة: إبقاؤك مسجَّل الدخول، وتأمين تسجيل الدخول عبر Google أو Microsoft، وتذكّر اختيارات مثل اللغة. ولا نستخدم ملفات تعريف ارتباط إعلانية أو تحليلية ولا أدوات تتبّع تابعة لأطراف ثالثة، فلا يوجد ما يستدعي موافقتك.

8) أين توجد البيانات

تُستضاف بيانات العملاء في الاتحاد الأوروبي، لدى Fly.io في أمستردام. ويقع مقر بعض المعالجين الفرعيين —لإرسال البريد الإلكتروني والرسائل النصية وميزات الذكاء الاصطناعي والمدفوعات— في الولايات المتحدة، وتخضع عمليات النقل هذه للبنود التعاقدية القياسية الصادرة عن المفوضية الأوروبية أو لإطار خصوصية البيانات بين الاتحاد الأوروبي والولايات المتحدة. وكل معالج فرعي مدرج في سجل المعالجين الفرعيين وملتزم باتفاقية لمعالجة البيانات.

9) الاحتفاظ بالبيانات

• الإجابات تُحفظ للمدة التي يحددها مسؤول مساحة العمل (6 أو 12 أو 24 أو 36 شهرًا، أو طوال وجود مساحة العمل)، وتُحذف كل ليلة بمجرد تجاوزها.
• الرسائل المرسلة تفقد نصها ورابطها الشخصي وعنوان مستلمها بعد 90 يومًا افتراضيًا (يمكن للمسؤول اختيار مدة بين 30 و365 يومًا)، ويُحتفظ بسجل التسليم من دونها لأرقام الحملة.
• نشاط عمليات التكامل يُحفظ 180 يومًا، وسجل تشغيلات سير العمل 90 يومًا.
• سجلات استخدام الذكاء الاصطناعي وعدّادات الاستهلاك تُحفظ 400 يوم، وسجل التدقيق للإجراءات الإدارية 400 يوم.
• مساحات العمل والمؤسسات: مساحة العمل التي يحذفها المسؤول تصبح للقراءة فقط لمدة 14 يومًا يمكن خلالها إلغاء الحذف، ثم تُحذف بكل ما فيها؛ وتُحذف المؤسسة التي تُغلق بالطريقة نفسها بعد حذف آخر مساحة عمل لها.
• الفواتير تُحفظ طوال المدة التي يفرضها قانون الضرائب (سبع سنوات في هولندا).
• النسخ الاحتياطية مشفّرة وتُحفظ 35 يومًا، فيختفي السجل المحذوف من آخر نسخة احتياطية خلال 35 يومًا (قيد التأكيد: مهمة النسخ الاحتياطي مُنجزة ومختبَرة لكنها لا تعمل بعد في بيئة الإنتاج).

10) حقوقك

يمكن للمجيب حذف إجاباته على استطلاع معرّف في أي وقت عبر رابط «الخصوصية» الموجود في كل استطلاع —في الاستطلاع نفسه، أو في شاشة الشكر، أو من رابط دعوته— بعد التأكيد على الشاشة. تُحذف الإجابات ولا تعود نتائج الاستطلاع تتضمنها. أما الإجابة مجهولة الهوية فلا ترتبط بالشخص بأي شكل، ولذلك لا يمكن تمييزها وحذفها عند الطلب (المادة 11 من اللائحة العامة لحماية البيانات). ولكل ما سوى ذلك —الاطلاع أو التصحيح أو الحصول على نسخة من البيانات أو تقييد المعالجة أو الاعتراض عليها— يتواصل المجيبون مع المؤسسة التي تجري الاستطلاع، والمذكورة جهة الاتصال الخاصة بالخصوصية لديها في إشعار الاستطلاع، ونحن نساعد تلك المؤسسة على الرد. ويستطيع المسؤولون من الإعدادات تصدير بيانات شخص أو محوها، أو حذف مساحة عمل، أو إغلاق مؤسستهم.

وبالنسبة إلى البيانات التي نكون مسؤولين عنها، يمكنك أن تطلب منا الاطلاع عليها أو تصحيحها أو حذفها أو الحصول على نسخة قابلة للنقل منها أو تقييد معالجتها، وأن تعترض على المعالجة القائمة على مصلحتنا المشروعة، وأن تسحب أي موافقة في أي وقت. ونرد على الطلبات التي لا يمكن تنفيذها تلقائيًا خلال 30 يومًا.

11) التغييرات على هذه السياسة

عندما نغيّر هذه السياسة يتغير التاريخ الظاهر في أعلاها. ويُعلَن أي تغيير يمسّ طريقة استخدامنا لبياناتك للمسؤولين بالبريد الإلكتروني وداخل Polzy قبل سريانه.

12) التواصل

تُوجَّه الأسئلة المتعلقة بالخصوصية إلى privacy@polzy.ai. ويمكنك أيضًا تقديم شكوى إلى هيئة حماية البيانات الهولندية (Autoriteit Persoonsgegevens) أو إلى الهيئة المختصة في البلد الذي تقيم أو تعمل فيه. وتجد من نحن وأين سُجّلنا في الإشعار القانوني.